1. «Открытие занавеса».Как завоевать внимание аудитории? Она хочет знать две вещи: какое отношение к ней имеет ваше сообщение; что заслуживающее доверия вы можете ей предоставить. Вообразите, например, что вы намерены поговорить с группой менеджеров офиса компании об уменьшении канцелярских отходов. Они очень занятые люди и присутствуют на встрече без всякой охоты. Какие варианты «открытия занавеса» могли бы вы использовать, чтобы привлечь их на свою сторону?

• Задать относящийся к делу вопрос: «Позвольте начать с того, сколько, по-вашему, компания тратит в год на бумагу, идущую в отход?»

• Нарисовать яркую сцену: «Вообразите склад размером с футбольное поле и высотой десять метров. Мы заполнили бы такой склад макулатурой за шесть месяцев».

• Привести вызывающую удивление статистику: «В прошлом году расходы нашей компании на ушедшую в макулатуру бумагу составили 150 фунтов на человека. В нынешнем году мы намерены ополовинить эти затраты».

• Поделиться анекдотом на злобу дня: «На прошлой неделе мне довелось переброситься парой слов о проблеме макулатуры с одной дамой-менеджером из другой компании. „Да“, – сказала она, – „мы были в схожей ситуации, но теперь я навела порядок“. „И в чем секрет?“ спросил я. „Приобретите корзины для мусора большего объема“, – ответила она мне!

• Использовать относящуюся к делу цитату: «Вероятно, вы помните знаменитое изречение Сэра Перси Скримпера – нашего бывшего директора-распорядителя, о том, что „…пенни, сэкономленный на макулатуре, стоит двух пенсов, заработанных на продажах…“ Вот мы сегодня и обсудим, как делать деньги из отходов».

После вступления коротко объясните, кто вы такой и о чем намерены сообщить, подчеркнув, что собравшимся полезно вас послушать. В этом должна быть какая-то понятная выгода для них и, кроме того, вы сами должны понимать, какие имеющие отношение к делу опыт и знания помогут им обрести эту выгоду. Например, в продолжение разговора об уменьшении отходов, можно сказать:

2. Сигналы «переходов» и изменение темпа.Можно легко потерять контакт с аудиторией, слишком быстро переходя от одной темы к другой. Не забывайте об ограничениях, присущих этому коммуникационному каналу, и оставляйте время, чтобы акцентировать переходы между основными моментами, затрагиваемыми в выступлении. Направляйте аудиторию, подводя краткий итог каждой освещенной теме. Перед началом следующей темы делайте паузу на пару секунд. Переходы можно подчеркивать еще отчётливее, переходя в другую часть сцены или прибегая к использованию визуальных вспомогательных средств. Частая перемена места во время изложения доклада тоже помогает держать аудиторию настороже и поддерживать ее интерес.

3. «Закрытие» с эффектом. Закрытие презентации эквивалентно заключительному разделу письменного отчета, где вы сводите воедино свою аргументацию. Напомните всем о предмете презентации и просуммируйте ключевые моменты выступления, показав, каким образом их комбинация согласуется с исходными целями. Также можно воспользоваться уникальной особенностью «живой» презентации (т, е. своим физическим присутствием, обсуждавшимся в разделе 10.2), чтобы подкрепить принятие аудиторией вашего сообщения и закрепить ее готовность к действию, добавляя определенный заряд энергии и мотивации. Постарайтесь закрыть мероприятие «шумно», но не «визгливо»!

Использование иллюстративных материалов.

Используйте визуальные материалы, если вам необходимо:

• cфокусировать (заострить) внимание аудитории;

• подкрепить ваше вербальное (словесное) сообщение (но не повторить его дословно);

• стимулировать интерес;

• проиллюстрировать факторы, которые трудно представить.

Не используйте иллюстрации, чтобы:

• произвести сильное впечатление путем представления слишком подробных таблиц и графиков;

• избежать взаимодействия с аудиторией;

• сделать на их основе не один главный, а несколько выводов;

• представить простые идеи, которые можно выразить словами.

Когда вы начнете подбирать иллюстрации, то используйте принцип простоты и краткости. Не перегружайте графики и таблицы многочисленными данными. Если вы все же их сделаете, аудитория быстро потеряет интерес к презентации или придет в замешательство.

В табличных материалах презентации используйте максимум 30 чисел. Каждое число должно состоять не более чем из 5 цифр. Например, 18 922 считается одним числом. Превышение этой разрядности чисел производит впечатление перегруженности, и внимание слушателей рассеивается.

Помните, что эффективность презентации, перегруженной визуальными материалами и/или информацией, существенно снижается.

Чем более четко и сжато излагается информация в вашем иллюстративном материале, тем легче слушателям ее запоминать.

Вы также можете подготовить раздаточные материалы, которые выполняют следующие основные функции:

1) подтверждать важную для ваших идей информацию;

2) подводить промежуточные итоги, чтобы следовать дальше;

3) предоставлять поддерживающую информацию, которой вы не можете загромождать визуальные материалы.