Напротив, программное обеспечение для компьютеров почти всегда дает вам возможность обзора расписания в любых масштабах времени, поэтому вам не придется выбирать. Вам необходимо, однако, убедиться, что выбранная вами программа позволяет вводить в свое расписание частично совпадающие или перекрывающиеся во времени задачи. Например, если с двух до пяти часов дня вы выделили время на подготовку отчета, но хотите запланировать на три часа дня телефонный звонок, позволит ли вам программа ввести в ваше расписание напоминание об этом? Некоторые программы этого не позволяют, что может значительно ограничить удобство работы с ними.

Другая возможность, наличие которой в программе я советую вам проверить, состоит в том, что программа должна визуально выделять зарезервированный вами блок времени.

Например, когда вы запланировали деловую встречу в период с 2 до 5 часов дня, может ли программа четко выделить блок времени из трех часов цветом или пометить его рисунком? Или запланированная встреча появляется в расписании просто как запись напротив черты, соответствующей 2 часам дня?

Дополнительно к календарю и страницам для записи текущих задач все планировщики дают вам возможность регистрировать и отслеживать все, что угодно: текущие расходы, отработанные часы, купленные книги, планируемые проекты, адреса и номера телефонов, дни рождения, списки планируемых подарков и многое другое. Выберите планировщик, который позволит вам записывать все, что вы хотите записывать.

Такой формат календаря на целую неделю удобен в тех случаях, когда ежедневный список ваших дел включает от одной до четырех задач.

Формат планировщика, в котором на каждый день отводится одна страница календаря, удобен тогда, когда ежедневный список ваших дел включает в себя до двенадцати задач

Такой формат планировщика (две страницы на день) является оптимальным, когда ежедневный список ваших дел включает более двенадцати задач. И кроме того, если вы хотите записывать в него дополнительную информацию, например текущие расходы, список задач для сотрудников и т. д.

Формат «две страницы на один день» позволяет наглядно группировать задачи по типам

Если вы хотите сделать свой список дел более гибким, записывайте свои задачи на небольших стикерах (Post-It), сгруппируйте их по типам задач и затем размещайте на бланках своего планировщика в удобном для вас порядке

Это расписание составлено и распечатано с помощью электронного планировщика PalmPilot. Его программные средства позволили мне ввести в расписание повторяющуюся задачу «Работа над книгой с 8 до 12 часов» одним нажатием клавиши

Распечатка списка задач из электронного планировщика Palm Pilot. Обратите внимание, что задачи рассортированы и сгруппированы в соответствии с категориями и приоритетами. Указаны сроки выполнения задач, записи следуют в календарном порядке

Составляя расписание с помощью электронного планировщика Palm Pilot, вы можете объединить список задач со списком встреч и контактов. Единственный недостаток — незавершенные дела нельзя автоматически переносить на следующие дни

Для бумажных планировщиков выбор марки определяется в основном эстетическими соображениями. Зайдите в канцелярский магазин, известный широким ассортиментом товаров для офиса, и подержите в руках приглянувшиеся вам органайзеры. Нравится ли вам внешний вид модели, приятна ли на ощупь обложка планировщика? Выбирайте такую модель, которая представляет графики и планы в том формате времени, который вам удобен и соответствует вашему стилю работы. Некоторые модели больше подходят тем, кто обладает «линейным» мышлением и мыслит в соответствии с хронологическим порядком событий; другие модели лучше использовать людям с «нелинейным» образом мышления, которым нравится группировать информацию и заметки на страницах по различным категориям. Если вы сомневаетесь, опирайтесь на интуицию и возьмите ту модель, на которую пал ваш первый инстинктивный выбор.

Выбирая компьютерные планировщики, обратите внимание, что их пользовательский интерфейс должен представлять время таким образом, чтобы вам было удобно и легко с ним работать. Удобно ли вам, если список дел расположен на одном экране, а список встреч — на другом? Покупая программное обеспечение, нужно учесть, совместимо ли оно с вашим компьютером и операционной системой и предоставляет ли компания-производитель возможность получения обновленных версий продукта и техническую поддержку. Если у вас есть выход в Интернет, вы можете скачать демонстрационную версию понравившейся программы и перед покупкой попробовать ее в работе. При этом помните, что, несмотря на возможные затруднения в процессе приобретения навыков работы, программа не должна быть слишком сложной и вы не должны тратить много времени на работу с ней, чувствуя себя дезориентированным, а свою работу с программой — непродуктивной.

Известные компании — производители планировщиков на основе бумажных бланков выпускают программное обеспечение в соответствующих форматах, поэтому, если вы хотите переносить данные с бумаги, переводя их в электронный вид, прежде всего обратите внимание на известные марки планировщиков.

Если вы приобретаете электронный органайзер, посмотрите на объем его памяти и на простоту синхронизации информации с вашим компьютером. Как правило, у самых дешевых моделей нет возможности соединения с компьютером, более дорогие устройства имеют в комплекте кабель для обмена данными с компьютером, и, наконец, в самых совершенных и дорогостоящих моделях используются специальные доковые устройства (dockingstation) или инфракрасный порт, что значительно облегчает процесс синхронизации и обмена данными.