За последнее десятилетие резко возросло количество выставок, следовательно, возросло количество фирм, специализирующихся на услугах данного рода, а конкуренция между ними способствует росту уровня профессионализма.

Однако именно на руководителе туристической фирмы лежит ответственность за принятие решения об участии в той или иной туристской выставке, ярмарке.

Чтобы участие было эффективным, предварительно необходимо ответить на следующие вопросы:

— какой продукт предлагает компания и насколько его цена соответствует качеству,

— какого клиента и из каких регионов предприятие стремится привлечь.

Процесс участия туристической фирмы в работе выставки можно условно подразделить на ряд этапов [40] :

1). принятие принципиального решения об участии в выставке/ярмарке;

2). определение целей участия фирмы в работе выставки;

3). выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма;

4). подготовительно-организационный период;

5). разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке;

6). работа в ходе функционирования выставки;

7). подведение итогов участия фирмы в работе выставки после ее окончания.

Принятие принципиального решения об участии в выставочных мероприятиях свидетельствует о достижении туристической фирмой определенного уровня в своей сфере деятельности. В то же время участие в работе выставки требует вложения значительных средств, что может позволить себе далеко не каждое туристическое предприятие.

Выставочная деятельность направлена на достижения основных маркетинговых целей туристического предприятия, среди которых:

— представление туристической фирмы и ее продуктов;

— изучение рынков сбыта;

— поиск новых рынков;

— расширение числа клиентов;

— внедрение нового туристского продукта на рынок;

— определение возможного спроса на новый продукт;

— поиск новых деловых партнеров;

— изучение предложения конкурентов;

— позиционирование своих продуктов относительно тур-продуктов конкурентов;

— формирование благоприятного имиджа туристической фирмы;

— непосредственный сбыт продуктов и заключение контрактов.

Для достижения целей важным является выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать туристическая фирма. Как мы уже отмечали, ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий, поэтому определиться в своем выборе позволяет оценка таких аспектов, как:

— время и место проведения выставки;

— авторитет выставки;

— численный и качественный состав участников и посетителей;

— уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке;

— возможность предоставления выставочных площадей и услуг;

— условия участия в выставке;

— кто организатор, как давно он занимается данным видом бизнеса;

— разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы.

Изучив все эти аспекты, необходимо получить ответ на вопрос: «Участие в какой из выставок даст наибольший эффект в достижении целей, стоящих перед данной туристической фирмой».

Выбор выставки осуществляется на основе сформулированных целей участия в выставке и таких факторов, как:

— направленность туристского продукта (въездной, выездной, познавательный, деловой и т. д.);

— соответствие туристскому региону;

— финансовые возможности туристической фирмы;

— престижность выставки и ее вид;

— язык региона проведения выставки.

Принятие решения об участии или неучастии в выставке может принять только первое лицо фирмы. У него заранее должна быть ВСЯ необходимая информация по ВСЕМ планируемым в течение года выставкам, срокам их проведения, объемам, территориальном расположении. Только имея такую информацию, можно оценить класс выставки, ее значение для туристической фирмы и степень необходимости участия в ней. Действия по составлению (получению) общего плана выставок можно рассматривать в качестве первого шага на пути подготовки к конкретной выставке.

Сбор необходимых данных должен осуществляться группой менеджеров, отвечающих за продвижение туристского продукта. После обобщения данные передаются руководителю с сопровождающим материалом и комментариями, выражающими те или иные пожелания аналитиков, с учетом возможных «+» и «—». Насколько опытная команда отвечает за подготовку и сбор информации, настолько серьезно будет принято во внимание руководством фирмы каждое мнение.

Когда решение об участии в выставке принято, начинаются конкретные действия.