На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком книги учета доходов и расходов указывается количество содержащихся в ней страниц. Эти данные подтверждаются: подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя), заверенной печатью организации (индивидуального предпринимателя – при ее наличии), а также подписью должностного лица налогового органа, заверенной печатью налогового органа, до начала ее ведения (письмо Минфина России от 08.02.2007 № 03-11-04/2/30).

Если книга учета доходов и расходов ведется в электронном виде, то по окончании отчетного (налогового) периода ее необходимо распечатывать на бумажных носителях.

Когда закончится календарный год, листы книги прошивают и нумеруют (п. 1.5 Порядка заполнения книги учета доходов и расходов). На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком книги учета доходов и расходов, которая велась в электронном виде и выведена по окончании налогового периода на бумажные носители, указывается количество содержащихся в ней страниц. Эти данные подтверждаются: подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя), заверенной печатью организации (индивидуального предпринимателя – при ее наличии), а также подписью должностного лица налогового органа, заверенной печатью налогового органа.

Срок, до которого книга учета доходов и расходов, которая велась в электронном виде, должна быть представлена в налоговый орган, Налоговым кодексом Российской Федерации не установлен.

В то же время п. 1.5 Порядка заполнения книги учета доходов и расходов предписывает представить в налоговый орган книгу учета доходов и расходов, которая в течение налогового периода велась в электронном виде, после выведения на бумажные носители по окончании налогового периода не позднее 31 марта года, следующего за отчетным.

Если книга учета доходов и расходов не заверена в установленном порядке в налоговом органе, данное обстоятельство, по мнению Минфина России, может рассматриваться как отсутствие книги учета доходов и расходов. В этом случае организация может быть привлечена к ответственности, предусмотренной ст. 126 НК РФ (письмо Минфина России от 31.03.2005 № 03-02-07/1-85).

Напомним: штраф за каждый непредставленный документ составляет 50 руб.

Статья 120 НК РФ предусматривает ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей указанной статьи понимается, в частности, отсутствие или первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета.

Штраф за грубое нарушение организацией правил учета доходов и расходов, а также объектов налогообложения составляет 5000 руб.

Если те же деяния привели к занижению налоговой базы, то штраф взыскивается в размере 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Так как книга учета доходов и расходов не является регистром бухгалтерского учета, то ее отсутствие не является основанием для взыскания штрафа по ст. 120 НК РФ.

Внесенную в книгу учета доходов и расходов ошибочную запись можно исправить.

Если налогоплательщик обнаружил в текущем отчетном (налоговом) периоде ошибку в исчислении налоговой базы прошлых отчетных (налоговых) периодов, то исправлять ее нужно в том периоде, когда она была совершена.

Налоговые обязательства отчетного периода, в котором выявлена ошибка, можно корректировать только в том случае, если невозможно определить конкретный период совершения ошибки (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Таким образом, если «упрощенец» нашел ошибки в расчете налоговой базы текущего года, корректировку и перерасчет налоговых обязательств он может произвести в книге учета доходов и расходов за текущий налоговый период. Исправление должно быть обосновано и подтверждено подписью руководителя организации. Под исправленной записью необходимо поставить дату и печать налогоплательщика (п. 1.6 Порядка заполнения книги учета доходов и расходов).

Если организация ведет книгу учета доходов и расходов в электронном виде, то исправление ошибок осуществляется путем внесения в программу неправильной записи со знаком «минус» и отражения правильной операции.

Если книга ведется в бумажном виде, то нужно зачеркнуть неправильный показатель и вписать правильное значение. При этом, как мы уже сказали выше, исправление должно быть заверено подписью руководителя организации и оттиском печати. Кроме того, необходимо указать дату исправления.

Такой порядок внесения исправлений в книгу учета доходов и расходов при применении упрощенной системы налогообложения приведен в письме Минфина России от 15.12.2003 № 04-02-05/1/108 «О внесении исправлений в налоговые регистры организациями и предпринимателями, применяющими упрощенную систему налогообложения».