Шрифт:
Однорядная файловая система проста для восприятия и удобна для работы
• Используйте прием кодирования при помощи табуляции. Если вы установили систему однорядной регистрации файлов, то можете изменять позицию табуляции так, чтобы это содержало для вас важную информацию. Например, я храню файлы постоянных и потенциальный клиентов в одном и том же ящике, в алфавитном порядке по фамилии. Реальные клиенты находятся в папках с левой позицией табуляции, а возможные — в папках с правой позицией табуляции. Это позволяет мне визуально контролировать состояние работы и видеть свои перспективы, просто обратившись к этому ящику. Когда возможный клиент превращается в реального, я просто переворачиваю папку, и теперь она имеет правую позицию табуляции. Вы можете применить тот же принцип с папками фактических инвестиций в отличие от потенциальных, папками идей для очерков в отличие от законченных статей или папками справочных материалов в отличие от текущих проектов.
• Боковые папки, которые можно складывать друг на друга, и тумбы, к которым можно добавлять модули, позволяют увеличивать пространство для хранения по мере роста потребностей.
• Двухслойные, отрезанные на одну треть папки (по размеру писем и документов) можно использовать внутри стандартных V-образных навесных файлов; они прочны и бывают разных размеров: для писем и для документов. Мне больше нравятся те, которые одинакового цвета и внутри, и снаружи, их можно легко перевернуть и продублировать номер левых и правых позиций табуляции.
• Стандартные V-образные навесные файлы хороши для хранения папок; они бывают укрепленными и для многоразового использования. Купите те, в которых есть карманы для дискет.
• Ящики с дном подходят для хранения громоздких папок или группировки взаимосвязанных папок (как, например, мой файл «Ассоциации»); они бывают толщиной в 2,5, 5 и 7,5 сантиметров.
• Металлическая рамка для файлов легко и удобно помещается в ящик, удерживая V-образные навесные файлы, если они не имеют встроенной рамки.
• Надписи «Исходящие» или клейкие листы для заметок Post-it прекрасны для маркировки места, куда нужно временно убрать документы. Они очень облегчают окончательную подшивку документов.
• Пластиковые файлы прекрасно подходят для безопасного и долговечного хранения и транспортировки документов в портфеле и в поездках.
• Карманные файлы идеальны для финансовых записей, небольших чеков и образцов продукции и материалов.
• Самоклеющиеся разделители файлов (с карманами и без) — остроумное средство для разделения и организации документов внутри файла (выпускаются компанией Smead).
• Настольные стеллажи можно использовать для «горячих» документов или для бумаг, которые вы должны передать кому-либо еще (например, для банковских депозитов, приглашений в RSVP (the Retired and Senior Volunteer Programm, Национальная программа добровольной работы для пенсионеров), напоминаний, кому нужно выразить благодарность, и того, что нужно ввести в компьютер). Компании Flex-sort и Fellowes производят интересную и стильную продукцию.
• Папки-классификаторы, помещенные в настольный стеллаж, прекрасно подходят для организации текущих срочных проектов или файлов клиентов на рабочем столе. Они выпускаются с разделителями, чтобы облегчить разделение файлов на категории.
• Проволочные корзины/лотки для бумаг совершенны для входящих и исходящих документов. Они позволяют разделять сообщения для разных сотрудников, помогают группировать пачки информационных бюллетеней и различную литературу на книжных полках.
• Подставки для книг — хорошее средство для экономии места, содержания в порядке книжных полок и отделения друг от друга разных категорий документов или литературы.
• Держатели для журналов позволяют успешно сгруппировать публикации по категориям или аккуратно хранить их на книжных полках.
5. Поддерживать порядок
Поздравляю! Ваш офис выглядит прекрасно и находится в полном порядке. Теперь поговорим о том, как поддерживать его в таком состоянии:
• Каждый день. Сортируйте почту над корзиной для бумаг. Будьте жестким в отношении того, что собираетесь сохранить. Отведите для уборки пятнадцать минут в конце каждого дня. Это будет хорошим завершением дня и позволит на следующее утро вернуться в чистый офис с ясной головой.
• Постоянно. Очищайте настольный файл для телефонных записей, пока говорите по телефону. Найдите время на то, чтобы просматривать и очищать файлы по мере работы с ними. Держите под рукой запасные цветные папки для файлов; добавляя новый файл, напишите ярлык карандашом и добавьте файл к своей системе. Периодически создавайте качественные ярлыки для всех новых папок с файлами или попросите кого-нибудь помочь вам написать их красивым почерком.
• Ежегодная генеральная уборка. Ценность поддержания порядка на рабочем месте очень высока, потому что здесь задачи, обязательства и проекты часто меняются. Ожидайте изменений. Попробуйте использовать «тест карандашных точек». Каждый раз, когда работаете с документом, ставьте карандашом точку в верхнем правом углу папки, в которой он находится. В конце года изымите все документы, на которых нет точек, и выбросите их. Или, если эти документы имеют налоговое или юридическое значение, поместите их в архив. Посвятите целый день обновлению своей системы организации, чтобы она соответствовала времени. Еще раз переоцените свои категории. Устраните то, что больше неуместно, и отнесите старые файлы в хранилище. Обновите перечень файлов, чтобы он отражал это. Сделайте новые ярлыки, если старые износились. Если нужно, реорганизуйте ящики с файлами. Периодически покупайте приятное новое приспособление для организации пространства, чтобы ваша система оставалась забавной и интересной, — но сначала подумайте, куда его поместите!
Глава 7
ДОМАШНИЕ ОФИСЫ
1. Что работает?
Примеры:
«Пакеты моих рекламных материалов всегда собраны и готовы к отправке. Получив запрос, я могу быстро добавить к ним вводные заметки, наклеить адрес, поставить штамп и тут же отослать пакет».
«Все мои каталоги стоят на этой полке у телефона, и я выбрасываю старые, как только выходят новые. Мне нравится, что я могу за секунду добраться до самых современных материалов».
2. Что не работает?
Примеры:
«Мой офис начинается в полутора метрах от спальни. По мере роста моего бизнеса рос и офис — сначала до потолка, а потом — наружу, во всех мыслимых направлениях. В конце каждого рабочего дня документы разбросаны по всей моей кровати, и часто мне приходится спать на тахте. Помогите! Я хочу снова спать в своей постели».
«Я постоянно теряю вещи у себя в офисе. На прошлой неделе, за день до презентации для моего основного клиента, я потерял важное коммерческое предложение. Я не спал всю ночь, пытаясь его найти, а потом мне пришлось повторно его написать. Так или иначе, мне всегда удается выкрутиться в последний момент, но уровень напряжения невыносимо высок».
«Иногда я не отправляю счета клиентам, потому что не могу найти соответствующую документацию и не имею никакого способа прослеживать свои платежи для возмещения затрат. Я теряю деньги!»
3. Что для вас самое важное?
Примеры:
• Дэвиду Т., финансовому консультанту, нужно было место для папок с документами текущих клиентов, потенциальных клиентов, пассивных клиентов, ежедневных и еженедельных финансовых публикаций и информации о различных программах инвестиций и компаний, за финансовым положением которых он наблюдал.
• Мэри Б., профессиональному лектору, нужно было место для рекламных материалов, речей и набросков; презентационного оборудования и предложений; архива видео- и аудиокассет, справочников и статей; информации по счетам и платежам.
• Марлен Дж., актрисе и певице, нужно было место для портфолио и резюме ее спектаклей, портфолио и резюме ее вокальных выступлений, демонстрационных кассет, двух настольных папок для телефонных записей (по одному для каждого направления деятельности); для личных финансовых документов, нот, монологов, сценариев и запасов офисных расходных материалов.