Шрифт:
Короче говоря, компьютерная программа-органайзер сделает за вас много работы по записи. Однако он эффективен только в том случае, если вы все время находитесь у компьютера, потому что программа-календарь должна быть открыта постоянно. В противном случае вы начнете записывать примечания и даты встреч на разрозненных листках бумаги, с намерением ввести все это в компьютер, когда до него доберетесь, но такие бумажки легко теряются. Компьютерные программы-органайзеры часто хорошо сочетаются с электронными, особенно для тех, кто часто находится в пути, но в таком случае нужно сделать перенос информации между ними ежедневным ритуалом.
Информационная доска с ячейками для размещения карточек позволяет легко упорядочивать задачи
При выборе органайзера необходимо учитывать следующее:
• Ваше восприятие времени. Выбирая формат календаря, примите во внимание, хотите ли вы видеть свое расписание в линейной, вертикальной или горизонтальной форме или в формате сетки. Какую часть своего расписания вы хотите видеть сразу: год, квартал, месяц, неделю или один день? Вам может понадобиться два формата: ежемесячный — для того, чтобы видеть большую картину, и ежедневный или еженедельный — для того, чтобы видеть более крупный план.
• Количество информации. Чем больше информации или действий вы хотите записывать на каждый день или неделю, тем больше места вам понадобится. Например, предпринимателю, которому каждый день нужно помнить о трех-четырех встречах, десяти телефонных звонках и шести делах в день, возможно, нужен формат, рассчитанный на две страницы в день, а тот, у кого такое же количество встреч, звонков и дел в неделю, может использовать формат «неделя сразу».
• Эстетика. Как и с любыми инструментами по организации, убедитесь, что вам нравится дизайн органайзера, который вы выбираете, — на бумажной ли он основе, электронный или компьютерный. Возможности органайзера вряд ли много дадут вам, если его внешний вид не побуждает вас использовать его. Спросите себя, отражает ли этот органайзер ваш внутренний образ: достаточно ли он элегантный, стильный, спортивный, живой, профессиональный? Нравится ли вам оформление страниц, цвет, шрифт? Нравится ли вам корпус, форма и материал, из которого он сделан? Ведь вы хотите с гордостью вынимать свой органайзер и с наслаждением использовать его каждый день.
5. Поддерживать порядок
Мои поздравления! Наконец-то вы приобрели мастерство в управлении неуловимой субстанцией, которая называется временем, превратив ее в нечто более конкретное: в расписание, которое работает на вас.
Но сохранение расписания в порядке требует постоянного контроля. Делайте следующее:
• Каждый день. Каждый вечер отведите пятнадцать минут на то, чтобы просмотреть, какие действия вы запланировали на следующий день. Если возникают конфликтующие альтернативы (например, повести детей в музей или поработать над важным бизнес-предложением), вспомните о своих приоритетах. Даже такие небольшие усилия подготовят вас к разным требованиям, с которыми приходится сталкиваться ежедневно.
• Постоянно. Пусть ваши цели остаются зримыми. Повесьте их список на холодильник или поместите на рабочем столе. Смотрите через этот фильтр на каждую помеху, отвлечение, заявку, запрос и соблазнительное занятие, спрашивая самого себя: «Поможет ли это достичь моих целей?» Если нет, найдите способ избегать помех, вежливо отклоняйте заявки и запросы и сопротивляйтесь искушениям. Следуйте правилу «одно пришло, другое ушло». Отдавайте себе отчет в том, что, если вы хотите добавить в свое расписание какое-либо действие, при этом придется отказаться от чего-то другого. Это заставит вас долго и серьезно думать о том, какие новые обязательства взять на себя. Действительно ли они стоят вашего времени?
• С регулярными интервалами. Делайте обзор ваших целей и действий, по крайней мере, два раза в год, но предпочтительно чаще (возможно, каждые два месяца), чтобы учесть любые изменения в приоритетах, обязанностях и интересах. Затем повторно просмотрите свою карту времени, чтобы убедиться: она отражает именно то, что для вас наиболее важно.
• Цветные разделители в органайзере (например, красные — для работы, синие — для семьи), помогут быстро визуально оценить, не вышла ли ваша жизнь из равновесия.
• Обращайтесь с делами и телефонными звонками точно так же, как и со встречами, чтобы гарантировать их выполнение и избегать нереалистичных ожиданий по отношению к самому себе. Задавайте себе три вопроса по поводу каждого дела и телефонного звонка: «К какой рабочей зоне это относится?», «В какой день я это сделаю?» и «Сколько времени на это потребуется?» Затем отметьте это время в органайзере.
• Выясните, как долго вы можете концентрироваться на отдельных задачах, а затем разбейте большие проекты на управляемые шаги. Планируйте по принципу «из будущего в прошлое», начиная с предполагаемой даты окончания задач, оставляя запасное время на случай, если какие-нибудь задачи займут больше времени, чем ожидалось.
• Отмечая в органайзере время встреч, записывайте в том же месте любые связанные с ними адреса и телефонные номера, чтобы к ним было удобно постоянно обращаться. Убедитесь, что учли время на то, чтобы добраться до места встречи и обратно. Об этом часто забывают.
• Ставьте маленькую букву «м» в кружочке рядом со всеми встречами, событиями или совещаниями, на которые вы должны взять с собой дополнительные материалы (например, документы, приглашения или предписания). Такое небольшое напоминание гарантирует, что вы возьмете с собой все необходимое.
• Отведите отдельную страницу в органайзере для каждой из ключевых фигур в вашей работе или личной жизни. Фиксируйте на ней все, что хотите с ними обсудить, по мере возникновения таких вопросов. В следующем телефонном разговоре или на следующей встрече у вас под рукой будет полный список важных тем для обсуждения.
• Будьте готовы воспользоваться преимуществом неожиданного свободного времени — сохраняя в органайзере список коротких (от пяти до пятнадцати минут), но важных задач, которые могут продуктивно заполнить это «окно», если оно появится.
Это — все, что потребуется, чтобы время было вашим другом, а не врагом; союзником, который поможет вам достичь главной цели: жить так, как вы хотите, согласно собственному графику, а не чьему-то чужому.
Глава 19
«ПРИРУЧИТЬ» СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
В результате научно-технического прогресса возникло новое информационное пространство, которое нужно организовывать, что вызвало к жизни, проблемы, не имеющие исторических прецедентов. Насколько могущественными и полезными являются современные технологии, настолько же они могут быть и устрашающими. Не так уж странно чувствовать себя тонущим в море информации среди гор факсов, электронных писем, сообщений голосовой почты и компьютерных файлов и понятия не иметь, как все это организовать, а ведь к этому хаосу добавляются еще и бумажные документы. Предыдущие поколения не могут передать нам никакого личного опыта освоения этого информационного пространства. Поэтому многие из нас не имеют ни фундамента для того, чтобы правильно обращаться с технологиями, ни системы для интеграции их в повседневную жизнь. В данном случае мы сами становимся первооткрывателями и основателями традиций.
По этим причинам я не стала включать в предыдущие главы советов о том, как использовать современные технологии. Вместо этого я решила отвести для них специальную главу в конце книги. Цель ее состоит в том, чтобы обеспечить вас базовыми знаниями: освойте новый подход к этим технологиям. Это позволит организовывать и «приручать» информацию точно так же, как и любое другое пространство в офисе или дома.
Для этой цели я связалась с Терри Броком, ведущим международным экспертом по информационным технологиям и президентом компании Achievement Systems, Орландо, Флорида. Более пятнадцати лет Терри учит деловых людей по всем Соединенным Штатам, а также в Канаде, Европе и Азии практически использовать современные технологии для увеличения производительности труда.