Часто нам бывает нужно в момент встречи или телефонного разговора с человеком найти какие-либо задачи и мысли, к нему относящиеся. Или вспомнить историю взаимоотношений: когда встречались? что обсуждали? о чем договаривались?

Outlook 2007 дает такую возможность. В окне контакта мы можем открыть вкладку «Действия», на которой отображаются все наши взаимодействия с этим человеком. А именно – связанные с ним задачи, встречи, заметки, письма и прочее [3] .

Для того чтобы это произошло, нужно в Outlook 2007 производить одно простое действие – ассоциировать (связывать) встречи, задачи и т. п. с интересующим вас контактом.

Обратите внимание: в окне создания встречи, задачи, контакта внизу слева есть кнопка «Контакты». С ее помощью происходит связывание любого объекта Outlook с контактом. (Чтобы сделать ее видимой, нужно зайти в меню Сервис/Параметры, на вкладке «Настройки» нажать кнопку «Параметры контактов» и в открывшемся окне установить галочку «Отображать связи с контактами во всех формах».)

Например, вы планируете встречу с Василием Петровичем Сидоровым. В окне создания встречи нажмите кнопку «Контакты» и выберите Василия Петровича из списка. В окошке справа от кнопки «Контакты» появится его полное имя, причем подчеркнутое. Эта надпись является гиперссылкой – кликнув на нее, вы откроете контакт Василия Петровича.

Есть и другой способ связать контакт с задачей, встречей или другим контактом.

В окне создания встречи (задачи, контакта) в поле справа от кнопки «Контакты» вписать вручную нужную фамилию. Outlook сам определит, о ком идет речь, и при сохранении встречи подставит вместо фамилии полную гиперссылку на соответствующий контакт. Этот способ удобен, когда в вашей адресной книге много контактов и проще ввести фамилию по памяти, чем выбирать ее из длинного алфавитного списка.

Таким образом, вы убили нескольких зайцев. Во-первых, при подготовке к встрече (или при решении задачи) часто бывает нужно связаться с человеком, к ней относящимся, чтобы подтвердить время проведения встречи, уточнить нужные подробности и т. п. Теперь все это можно сделать, открыв контакт по гиперссылке прямо из окна встречи или задачи.

Во-вторых, при работе с человеком в Outlook 2007 на вкладке «Действия» вы увидите все прошлые и будущие ассоциированные с ним встречи и задачи.

В-третьих, если речь идет о коллективной работе – всегда будет видно, кто именно работал с данным клиентом, с кем необходимо созваниваться по вопросу подготовки намеченной встречи и т. п. У каждой задачи и встречи обязательно будет свой «хозяин».

Управление контактами в Outlook, в отличие от любых бумажных носителей, позволяет:

 создать в вашей команде четкое понимание: кто чем занимается, к кому с каким вопросом обращаться, кто участвовал в том или ином мероприятии, – наладив систему связывания контактов ваших сотрудников, клиентов и партнеров с задачами, встречами и заметками;

 создать базу контактов организаций (клиентов, поставщиков и т. п.), с которыми ассоциированы контакты важных для вас сотрудников этих организаций. Это позволит управлять всеми взаимоотношениями с внешним миром;

 при отсутствии специализированного CRM-решения (системы взаимоотношений с клиентами) – организовать его с помощью общих папок контактов на Microsoft Exchange Server, с доступом к ним из Outlook. При необходимости – интегрировать с системой бухгалтерского и товарного учета в 1С.

 Фиксируйте контактную информацию сразу.

 Обязательно отмечайте в контакте Outlook обстоятельства знакомства с человеком.

 Находите нужного человека по ключевым словам либо сгруппировав контакты по категориям.

 Кроме общих тематических категорий пользуйтесь специальными категориями для контактов, например «Приглашать на презентации новых продуктов».

 Связывайте ваши встречи, задачи, заметки и т. д. с контактами, чтобы видеть, к кому с чем обращаться.

 Находите все действия, связанные с контактом, на вкладке «Действия» в окне этого контакта (только для Outlook 2007).

«Военные всего мира хорошо знают важность связи. Узлы связи противника необходимо уничтожать так же быстро, как штабы и ракетные батареи. Связь – это жизнь».

Наш век – век информации. Потоков, рек, морей информации, на которую нужно своевременно реагировать. У каждого из нас бывали моменты, когда поток информации и событий уплотнялся. Считанные дни определяли дальнейшие месяцы и годы. От способности быстро обработать входящую информацию, систематизировать ее, выделить главное, вовремя отреагировать – зависело все.