Примерно те же критерии действуют в отношении повседневных «рутинных», или, как их еще называют, дневниковых записей бесед дипломата. Помимо отмеченных выше формальных атрибутов в таких записях принято указывать, по чьей инициативе беседа состоялась и была она проведена «один на один» или с помощью переводчика. Важные и срочные вопросы, затронутые в беседе передаются в ведомство иностранных дел шифрованной телеграммой, а более подробная информация, равно как и записи, не имеющие срочного характера пересылаются с дипломатической почтой. Естественно, к беседам деловых партнеров предъявляются менее серьезные требования оформительского характера. Здесь все решают вопросы существа, и составитель беседы волен сам определить, делать ему подробную запись или ограничиться двумя-тремя фразами, своеобразными «узелками на память», которые могут пригодиться в дальнейшем.

Есть, впрочем, одно неотъемлемое условие, которому должны соответствовать запись беседы как дипломата, так и бизнесмена — точное отражение ее содержания. Конечно, каждая беседа несет в себе немало индивидуальности, опыта, субъективности в восприятии тех или иных затрагивавшихся вопросов. В департаментах ведомств иностранных дел, торговых представительствах и других организациях, поддерживающих контакты с иностранцами на регулярной основе, заводятся, как правило журналы учета телефонных разговоров, в которых отражается их содержание и продолжительность.

Визитные карточки широко применяются в дипломатической практике и деловом общении. Как бы заочно «представляя» своего владельца и «действуя» от его имени, визитная карточка может быть использована для выражения поздравления или соболезнования, передачи благодарности, установления знакомства, препровождения по назначению сувенира, книги и т. п.

Визитные карточки представляют собой лист плотной бумаги высокого качества небольшого (5x9 см) формата; для женщин (супруг) — 4x8 см. Высшие должностные лица иногда имеют визитные карточки большего размера.

На визитной карточке официального лица, в особенности дипломатического работника, печатаются только имя, фамилия и должность (в Российской Федерации — имя, отчество, фамилия и должность), а также название столицы страны пребывания. Номер телефона, домашний и служебные адреса не печатаются.

Кроме таких визитных карточек дипломатические работники имеют для неофициальных случаев карточку (посылается только женщинам), в которой печатаются имя, отчество и фамилия. В Российской практике (в отличие от английской) используются также совместные карточки, где указываются имена, отчества жены и мужа, и их фамилия.

Что касается обычной деловой практики, то на визитных карточках, как правило, обозначены фамилия, имя, отчество, место работы, адрес, должность, служебный телефон, телекс и телефакс. Цвет таких карточек весьма разнообразен — от розового и голубого до черного, в то время, как согласно строгим протокольным нормам, они должны быть только белыми. На визитной карточке делового человека помимо подробных упомянутых выше реквизитов может присутствовать и его фотоизображение.

Шрифт визитных карточек не регламентируется, и он (равно как и размер) обычно зависит от местной практики и вкуса владельца. Визитная карточка печатается на языке страны пребывания. Если в стране два официальных языка, то целесообразно иметь визитные карточки на том и на другом языке отдельно.

Визитная карточка посылается в случаях, когда посылка личного письма по каким-либо соображениям или в соответствии с местной практикой не предполагается, но выразить свое отношение тому или иному лицу необходимо.

При направлении визитной карточки, в зависимости от конкретного случая, в ее левом нижнем углу пишутся (большей частью карандашом) следующие буквы латинского алфавита (представляют собой сокращенное обозначение соответствующих французских слов):

P.f. (pour felicitеr) — выражение поздравления (по любому поводу);

p. f.N.a (pour feliciter Nouvel An) — поздравление с Новым годом;

р. г. (pour remercier) — выражение благодарности;

р. с. (pour condoleance) — выражение соболезнования;

p. p. (pour presenter) — заочное представление вновь прибывшего дипломатического работника (вместо личного визита). Буквы p.p. пишутся на визитной карточке главы дипломатического представительства, и она посылается соответствующему лицу с визитной карточкой представляемого лица, на которой никаких условных букв не пишется. Ответ дается визитной карточкой без надписи в адрес представляемого лица;

р. р.с. (pour prendre conge) — выражение прощания лица, окончательно уезжающего из страны пребывания (посылается вместо нанесения личного прощального визита).

В менее официальных случаях и в зависимости от характера отношений с соответствующим лицом на визитной карточке, вместо приведенных выше условных букв, пишется (обязательно в третьем лице):

с наилучшими пожеланиями поздравляет с национальным праздником;

благодарит за внимание (в ответ на присланный сувенир и т. п.);