Пресс-конфренции, которым нужна солидность, проводятся в конференц-залах дорогих гостиниц и бизнес-центров. Мероприятия, связанные с искусством или творчеством, могут быть проведены и в обшарпанном подвальчике. Шарм бывает эффективнее роскоши.

Развитие технологий позволяет находить новые формы представления информации журналистам. Так, в 1998-99г.г. фирма Kodak совместно с агентством Ira Thomas Associates (ITA) продвигали на рынок новые сканеры. Чтобы быстро и эффективно проинформировать как можно больше аналитиков, с представителями Kodak была проведена телеконференция. Для этого с помощью компьютерной программы Power Point организовали презентацию, которую затем разместили в Интернет. Такие действия дали возможность аналитикам войти в суть проблемы и сделали телеконференцию в высшей степени интерактивной. Тот же самый прием был использован в 1999г. для индивидуальной конференции с ведущими аналитиками и СМИ.

Все материалы, подарки лучше раздавать журналистам в конце встречи, чтобы им не пришлось таскаться с ними в течение всего мероприятия.

Обычно журналисту вручают так называемый «пресс-кит» (набор, комплект журналиста), в который входит пресс-релиз, описывающий происходящие события, биографии выступающих на пресс-конференции, копии или тезисы выступлений, буклет с информацией об организаторе пресс-конференции, фотографии (или слайды) руководителей компании, ее объектов, товаров, потребителей, фирменные сувениры и т.д.

Чем оригинальнее материалы компании, тем больше к ним внимания журналистов и тем больше шансов на то, что в них найдется что-нибудь для публикации. Например, при уже упоминавшемся продвижении новых сканеров фирмы Kodak журналисты получили весьма любопытные приглашения на пресс-конференцию. Они были отпечатаны на наждачной бумаге. Надпись на этих приглашениях гласила: «Один из немногих типов бумаги, с которым не справится наш новый сканер».

На основе темы наждачной бумаги был разработан информационный набор для прессы, который распространялся на крупной международной торговой выставке в Германии, а также был разослан по почте в американские СМИ. PR-агентство ITA использовало последовавшие отклики, чтобы подготовить медиа-кит для предстоящей крупнейшей выставки в США. В 1999г. ITA распространило аналогичный информационный набор для модели 3590С, сделав упор на цвете.

Главное при проведении пресс-конференций – это, конечно, безусловная важность распространяемой информации. Но, как уже говорилось, на высоком уровне должны быть организованы и такие сопутствующие получению информации аспекты, как место проведения конференции, удобства. Ведь если журналист чем-то будет недоволен по ходу получения информации, его недовольство перенесется и на подготавливаемый к печати материал. В качестве иллюстрации к этим словам можно привести репортаж корреспондента «Известий» Марии Игнатовой «По закону бутерброда»:

«Журналистам продемонстрировали жующих иностранцев.

В последнее время представительство Американской торговой палаты проявило завидную активность – недавно американцы принимали гостей и на Олимпийском проспекте, и в самом центре Москвы – в гостинице «Националь». Первый светский раут был посвящен выступлению главы нефтяной компании «ЮКОС» Михаила Ходорковского. Единственными нежеланными гостями на этой церемонии оказались журналисты.

Отношения к прессе каждый демонстрирует по-своему. Кто-то нарочито пытается дружить, кто-то старается держаться от нее подальше. Американцы, авторы знаменитой Первой поправки к Конституции, выбрали довольно оригинальный способ.

Приглашение для СМИ было разослано накануне. В нем значилось, что представители прессы приглашаются «на встречу за ланчем с Михаилом Ходорковским» в гостинице «Ренессанс». Практика подобных приемов давно используется – она менее официальна, чем пресс-конференция. К тому же довольный и расслабленный ньюсмейкер – лучший источник информации. На этот раз журналистам пообещали создать все условия и зарезервировать «специальные места».

Время для встречи было выбрано очень удачно. 12.30 хорошо подходит и для западного ланча, и для российского обеда. Зал заполнился быстро – облаченные в деловые костюмы члены американской палаты и ее гости вовремя заняли свои места…

В центре помещения с приглушенным освещением был накрыт десяток круглых столов. Освещать это событие пригласили примерно 20 журналистов. Однако оказалось, что близко к Ходорковскому прессу решили не подпускать. Прямо рядом со входом был накрыт длинный белый стол, на котором красовались тарелочки с приборами и два больших белых блюда с бутербродами. У журналистов возникло недоумение, когда они поняли, что оказались позади экрана, на котором г-н Ходорковский собирался демонстрировать слайды.

После того как виновник события занял свое место, гости приступили к еде. Вышколенный официант, подхватив блюдо с бутербродами, начал аккуратно, по одному, раскладывать их на тарелки журналистам. Через пять минут официант, вежливо осведомившись: «Не желаете ли еще?», повторил ту же процедуру. После этого прессу оставили в покое. Тем временем иностранные гости еще в течение получаса продолжали свой ланч, а люди, зажатые в углу за длинным столом, нервно ждали, когда они смогут приступить к тому, зачем их пригласили.