Если вы являетесь руководителем или владельцем компании, то, скорее всего, уже столкнулись с тем, что времени очень не хватает – просто дико не хватает – на все то, что нужно сделать. В лучшем случае вам более-менее удается поддерживать бизнес на плаву, но не получается выделить время на то, чтобы заниматься действительно важными стратегическими задачами.

У нас для вас плохая новость. Если времени вам катастрофически не хватает, это означает, что вы плохо выполняете свои обязанности директора.

В любой компании, к сожалению, самое слабое звено – это не клиенты, не поставщики, не плохие сотрудники и даже не продукт. Самое слабое звено – это владелец бизнеса, который занимается совсем не тем, чем должен. Поэтому мы поговорим с вами про несколько ключевых принципов, которые, надеемся, в каком-то смысле изменят вашу точку зрения на управление собой и своим временем.

Речь пойдет о составлении общего списка дел; о том, как делить задачи на разные категории; об ограничении доступа к вам. Мы подробно разберем методы эффективного делегирования текущих задач, без чего вы имеете шансы просто потонуть в многочисленных делах. Мы обсудим также то, что не должен делать руководитель, и дела, которыми он обязан заниматься. Также мы дадим модель идеального рабочего дня руководителя.

Замечаете ли вы, что времени очень не хватает, что вы погрязли в куче различных важных задач, которые нужно решить? Что их гораздо больше, чем часов в сутках? И даже если в вашем распоряжении были бы сутки длиной в тридцать шесть часов, вам бы их не хватило?

Возможно, вы понимаете, что для изменения ситуации нужно что-то со своих плеч сбросить и делегировать свои обязанности. Но одно дело – понимать, а совсем другое – эффективно осуществлять.

Почему-то у большинства руководителей (особенно в малом бизнесе) при попытке делегировать свои полномочия проблем становится не меньше, а больше. Наняв первого попавшегося человека или сбросив какие-то дела фрилансеру, директор думает: «Наконец-то кто-то за меня что-то сделает», но в итоге получает все новые и новые проблемы. Их приходится разгребать, тратя на работу еще больше времени.

Как с этим справляться? И с чего начать? Проанализируйте свою работу за прошлую неделю и составьте список всех дел и задач, которые вам приходилось решать. Список должен быть предельно подробным: вы проверяли почту, просматривали и правили материал на сайте, общались с поставщиками, что-то объясняли своим сотрудникам, решали вопросы в офисе, занимались выписыванием счетов и прочей документацией, делали еще что-то. Важна каждая деталь, каждое ваше действие.

Теперь давайте возьмем сегодняшний или вчерашний день. Пробегитесь по нему и запишите, что вы делали: работали с бухгалтерией, над продажами, общались с клиентами и так далее.

Когда вы составите этот список (полно и исчерпывающе), проанализируйте его. Если вы руководитель, уже занимающийся своим бизнесом, то список получится очень большим, длина его достигнет десятков, а то и сотен пунктов.

Их количество, конечно, зависит от того, насколько глубоко вы погрязли в своем бизнесе. Других сторон вашей жизни мы сейчас не будем касаться, иначе для списка не хватит никакого листка бумаги. Взяв только бизнес, мы получим примерно пятьдесят-семьдесят дел.

В этом, кстати, заключается одна из причин несостоятельности многих классических теорий тайм-менеджмента. Ведь они не рассчитаны на большое количество дел. Одна из ошибочных практик этих систем звучит примерно так: «Возьмите свой ежедневник и впишите в него на одной странице свои задачи на ближайший день».

И для примера в этом случае дается классический список дел руководителя: две-три вальяжные встречи и десяток дел, раскиданных равномерно по календарю. И, вы знаете, так приятно на это смотреть! Возникает ощущение, что вы абсолютно все успеете сделать, что все легко дается, и работа руководителя просто прекрасна. Но, к сожалению, это все совершенно не сочетается с реальностью. Разберемся, почему.

Вносить пятьдесят дел в ежедневник? Во-первых, они не поместятся на одной странице. А если даже и получится, то перебрасывать их с одной страницы на другую совсем неудобно, и это забивает голову еще сильней. Таким образом, мы видим, что все классические теории, считающие ежедневник панацеей, не учитывают объем писанины, от которой просто-напросто устанешь.

Поверьте, мы сами пробовали это делать, но изменили свой подход. И в ходе такой честной практики, включающей двести проектов, мы реально уставали просто писать это все, не говоря уже об остальном.

И нам всегда смешно смотреть на примеры из классических книжек, в которых предлагается это все писать и переписывать каждый день, заполняя ежедневник.

Итак, мы выписываем полный список своих дел. Поначалу их получится около пятидесяти-семидесяти. И чем дальше мы будем двигаться по нашей схеме, тем этих дел будет больше. И в то же время все более мастерски вы будете ими управлять. Если вы были на одном из наших финальных кастов тренинга «Быстрые деньги в инфобизнесе», то должны были слышать слова Андрея Парабеллума о том, что для того, чтобы успевать больше, нужно взваливать на себя больше проектов.

Когда вы подключаете все новые проекты, оказывается, что большим количеством управлять проще, чем меньшим. Андрей привел очень хороший пример: чем больше в семье детей, тем проще с ними обходиться.

То же самое с проектами – чем их больше, тем оптимальнее вы с ними взаимодействуете, тем проще ими управлять. О том, как это делать, мы поговорим позже.

Итак, берем получившийся список. Теперь делим все задачи на три категории.

Первая – текущие задачи. Эта категория предполагает насущные дела, которые поддерживают ваш бизнес. Когда вы совершаете не то, что двигает его вперед, модернизирует, а то, что поддерживает базовые процессы. Мы думаем, вам хорошо знакомо понятие «текучка». Когда вы сами исполняете заказ или выписываете счета, то выполняете текущую работу.