Шрифт:
Из школьного курса русского языка мы знаем, что на главного героя предложения обычно указывает подлежащее. А о действиях этого героя нам сообщает сказуемое.
Подлежащее отвечает на вопрос «Кто?»/«Что?». Сказуемое отвечает на вопросы: «Что делает герой?», «Кто он такой?», «Что он такое?», «Что с ним происходит?».
Подлежащее обычно выражается существительным, сказуемое – глаголом или прилагательным (реже – местоимением или существительным). А вместе подлежащее и сказуемое называются главными членами предложения.
А теперь посмотрите на главные члены предложения в каждом из вариантов.
В варианте № 1 главными членами предложения являются всего три слова: организация должна предоставлять.
Все остальные слова (члены предложения) являются второстепенными, то есть дополняющими основной смысл.
В варианте № 2 главных членов гораздо больше: организация должна предоставлять, поставщик должен прислать, запрос должен иметь и должен быть подписан, копия предоставляется.
Поэтому смысл второго варианта «доходит» до нас гораздо быстрее.
Это можно представить образно и графически.
Представьте, что предложение – железнодорожный поезд, состоящий из локомотива и подвижного состава (рис. 6).
Рис. 6. Локомотив и подвижной состав
Локомотив – это подлежащее и сказуемое (главные члены предложения), они «доносят» до нас смысл предложения.
Подвижной состав – это вся оставшаяся часть предложения (второстепенные члены). Они дополняют основной смысл.
Теперь посмотрим, как выглядят варианты нашего текста.
В первом варианте текста – только один локомотив смысла: организация должна предоставлять.
Все остальные слова в тексте – подвижной состав. И скорость движения этого состава невелика (рис. 7).
по письменному запросу Поставщика в течение одного рабочего дня со дня получения запроса с сопроводительным письмом, подписанным ответственным сотрудником ЕИРЦ, копию извещения, подтверждающего факт оплаты Услуг.
Рис. 7. Локомотив и большой подвижный состав
А теперь посмотрите на второй вариант. Текст разбит на 4 предложения. Значит, в отличие от первого варианта в нем уже не один, а четыре локомотива смысла: организация должна предоставлять, поставщик должен прислать, запрос должен иметь и должен быть подписан, копия предоставляется.
Подвижной состав смысла стал короче. И смысл «движется» гораздо быстрее (рис. 8).
Рис. 8. Локомотив и небольшой подвижной состав
При помощи такой структуры нам легче читать и понимать текст.
Точно так же как скорость, которую развивает железнодорожный состав, зависит от соотношения мощности электровоза и количества вагонов, смысл текста зависит от длины предложений и количества подлежащих и сказуемых.
Получается, что для того чтобы ускорить понимание текста, необходимо разбить его на самостоятельные предложения (каждое из которых имеет подлежащее и сказуемое) и таким образом увеличить количество «тяговых»/движущих элементов смысла.
СОВЕТ
Для того чтобы ваш адресат легко читал и понимал ваши письма, старайтесь реже употреблять сложные грамматические конструкции.
Регулируйте объем предложения. Не позволяйте одному предложению растягиваться на 3–4 строки.
В ситуации выбора – поставить точку или запятую – отдайте предпочтение точке.
Отслеживайте правильность логической структуры текста. Добавляйте структуре «тяговые компоненты» смысла.
А сейчас, мой уважаемый читатель, я предлагаю вам наглядно убедиться в том, насколько губительным для делового письма может быть пренебрежение автора к основным инструментам ясности смысла. Ниже я привожу письмо, которое я однажды получила от потенциального делового партнера и которое повергло меня в полное отчаяние. Попробуйте понять смысл этого делового письма и задачи, которые пытается решить автор. Если вам удастся сделать это с первого прочтения – вы можете гордиться собой! Пока это не удавалось ни одному человеку из числа участников моих тренингов по деловой переписке, начиная с 2009 года (около 1000 человек).