2. В машинописном бюро Оперативного управления нет твердого установленного порядка, определяющего печатание, размножение и учет оперативных документов и уничтожение черновых материалов и копировальной бумаги.

Так, черновики военно-оперативных документов после печатания с них в машинописном бюро возвращались исполнителю, коими они безучастно и единолично уничтожались без участия представителей общей части ОУ.

Копировальная бумага только однократного использования не учитывается и была обнаружена в большом количестве с ясными оттисками на ней секретных военно-оперативных текстов. Кроме того, в корзинке машинописного бюро были обнаружены на две и четыре части порванные особо важные военно-оперативные документы (оперативная сводка, запись телефонных разговоров, приказ Ставки Главного командования о формировании военных соединений и т. п.), попавшие туда как испорченные или лишние экземпляры.

Указанные выше недостатки в делопроизводстве Оперативного управления следует отнести за счет бездеятельности и отсутствия должного контроля за сохранностью документов со стороны начальника общей части ОУ майора Антонцева Г.А.

Что касается восьмого (шифровального) отдела Оперативного управления, то там существенных недостатков в обработке, прохождении, учете и хранении шифрованных военно-оперативных телеграмм не обнаружено, за исключением того, что отделом иногда принимаются тексты шифротелеграмм, написанные не от руки исполнителями, а отпечатанные в нескольких экземплярах в машинописном бюро.

Таким образом, с содержанием отправляемых телеграмм без надобности знакомятся машинистки.

Существенным недостатком в работе восьмого отдела является то, что он продолжает работать в условиях, выработанных мирным временем, а именно: обработка, учет и хранение военно-оперативных шифрованных телеграмм по связи с фронтами не отделены от остальной работы отдела. Эти телеграммы учитываются в общем журнале, обрабатываются всеми шифровальщиками, хранятся в общих помещениях и общих столах с остальной перепиской и, теряясь в общей переписке, особо не контролируются.

б) По узлу связи.

Узел связи НКО занимается отправкой и приемом по телеграфу и радио шифрованных и открытых фронтовых сообщений и осуществляет связь с округами. Нарушений в прохождении, учете и уничтожении обработанных входящих и исходящих сообщений не установлено.

Служебные помещения общей части, оперпункта и восьмого отдела Оперативного управления, а также узла связи в основном соответствуют своему назначению с точки зрения хранения в них военно-оперативных документов, но недостаточно по площади, в связи с чем работа производится скученно.

Соответствующими столами и хранилищами эти помещения обеспечены.

Следует отметить, что Генштаб, в том числе и указанные выше объекты, не располагают резервными площадями при передислокации или переходе в другое помещение (укрытие) для работы в случае необходимости.

Охрана Генерального штаба, как внешняя, так и внутренняя, не усилена и в основном оставлена в том виде, как она существовала в мирное время.

Пересылка по городу оперативных документов из Генштаба в другие пункты производится обычным порядком через фельдсвязь без вооруженной охраны.

В целях устранения обнаруженных при проверке недостатков хранения военно-оперативных документов и охране помещений Генерального штаба считаем необходимым:

1. Оформить дела военно-оперативных телеграмм, хранящихся в общей части Оперативного управления, и сократить круг лиц, соприкасающихся с этими делами, с шести до двух человек.

2. Установить твердый порядок в машинописном бюро по печатанью и размножению оперативно-военных документов и уничтожению черновиков и копировальной бумаги.

Уничтожение черновиков, лишних и испорченных экземпляров копировальной бумаги производится по акту в присутствии старшей машинистки и представителя общей части Оперативного управления.

3. Запретить размножать в машинописном бюро тексты исходящих шифрованных телеграмм, направляемых в 8-й отдел на зашифрование.

4. Выделить прием, обработку, отправку, учет и хранение фронтовых документов военно-оперативных документов и взять их под особый контроль.

Ответственность за проверку исполнения возложить на 5-й Отдел НКГБ СССР.

5. Ключи от хранилищ и столов хранить в опечатанном виде в одном столе под особой охраной.

6. Усилить внешнюю и внутреннюю охрану Генерального штаба, возложив внутреннюю охрану на 1-й Отдел НКГБ, а внешнюю — на НКО.

Особенно усилить охрану Оперативного управления, шифровального отдела и узла связи.

7. Организовать охрану командиров штаба при доставке военно-оперативных документов Генштаба в иные пункты города.

8. 3-му Управлению НКО (военная контрразведка. — Прим. авт.) срочно провести дополнительную спецпроверку лиц, соприкасающихся с особо важными документами. Лиц с компрометирующими моментами немедленно отвести.