Можно собрать контакты силами организаторов (в случае, если медпред выступает на чужой территории). Организация, которая устраивает свою Конференцию или другое коллективное мероприятие, обычно имеет и список участников, и их координаты. Даже по окончании простой больничной конференции всегда можно подойти к организаторам этого выступления и попросить: «Иван Иванович, извините, пожалуйста, есть ли возможность получить хотя бы какие-то контакты тех людей, которые здесь присутствовали? Мне нужно для отчётности перед региональным менеджером».

Естественно, у организаторов нужно взять о присутствовавших врачах максимальное количество информации. Любые данные, полученные от организаторов, могут впоследствии оказаться полезными. Оптимально применять такой метод сбора контактов не на больничных конференциях, а на крупных межбольничных, областных, краевых коллективных мероприятиях. В этом случае и выступающему интереснее получить контакты самых разных людей из разных мест, и организаторам, при наличии у них подобных списков, гораздо легче давать такую информацию. Не всегда, конечно, это может получиться. Но медпреду не стоит забывать спрашивать о таких списках устроителей коллективного мероприятия. Если такую информацию организаторы не предоставят, медпреду придётся самостоятельно охватывать вниманием людей, подошедших к нему после выступления.

Как только медицинский представитель получит интересные для себя контакты, ему сразу необходимо отфильтровать их и поделить на две большие группы:

1) важные;

2) остальные.

Обычно первая группа «важные» составляет 15 - 20% от всей аудитории, что является очень хорошим показателем дл аудитории в 100 и больше человек. Иногда этот процент может составлять меньше 15, но такая отдача тоже считается вполне приемлемой. Плохо, когда заинтересованных людей, ищущих контакта с докладчиком, вообще нет.

К важной группе относятся устроители мероприятия в случаях, когда организация лежит не на компании, в которой работает рэп. Если медпред организует данное мероприятие в рамках работы в компании, то в эту группу войдут специалисты, сидящие в президиуме — opinion-leader's, руководители Ассоциаций или руководители профессиональных сообществ, выступающие, главный врач, заместитель главного врача по хирургии, терапии и т. д.

Также в первую группу входят слушатели, заинтересовавшиеся выступлением — те, кто задавал вопросы, кто подошёл к выступающему после его приглашения, те, кто оставил свои контакты в обмен на презентацию, слайды, диски. Эти люди для медицинского представителя должны быть интересны: они своими действиями показали, что готовы идти навстречу, готовы работать.

В число важных можно отнести людей, интересных выступающему. Например, недоступного в обычных условиях лидера мнений, с которым спикер не знаком. Использовать коллективное мероприятие для новых знакомств очень выгодно и полезно, так как на них даже самые недоступные люди в большей степени расположены к общению. Той заинтересованной части аудитории, которая составляет 15 - 20% от общего числа посетителей в зале, медицинский представитель должен позвонить или написать в течение недели после окончания коллективного мероприятия. Если мероприятие проходит с понедельника по пятницу, то со следующего понедельника их нужно начинать обзванивать. Если дозвониться не получилось, то следует написать на адрес электронной почты. Естественная задача медицинского представителя во время звонка или письма — назначение встречи.

При использовании электронной почты рассылка должна быть индивидуальной. Каждое письмо обязательно нужно начинать со слов благодарности. Например: «Уважаемый, Иван Иванович, благодарим Вас за участие в конференции. Напоминаем, что мы делали доклад на тему: «...». Мы пообещали передать Вам диск с записью презентации. Нам было бы интересно встретиться с Вами, чтобы передать Вам обещанный подарок и поговорить на тему: «...». Давайте договоримся, в какое время и в каком месте Вам будет удобно встретиться».

Если на выступлении были врачи, на вопросы которых медицинский представитель по объективным причинам не смог ответить, он обязательно должен ответить на них либо позвонив, либо выслав ответ на электронную почту всех людей, контакты которых были собраны на мероприятии. В письме перед просьбой о встречи нужно добавить: «Иван Иванович Петров во время конференции задал интересный вопрос., на который я не смог ответить, так как не имел достаточных данных. Теперь данные собраны, и ответить на вопрос можно следующим образом:.» и написать ответ на вопрос в 3 - 4 абзаца. После чего можно написать предложение о встрече. Можно попросить кинуть смс на телефон, а потом самому перезвонить.

В последние 4 - 5 лет среднее количество записываемых контактов за выставку класса «Здравоохранение» остаётся достаточно высоким — от 150 до 200 человек. Всё это увеличивает базу контактов компании. Но к сожалению, зачастую увеличение базы во многих компаниях не соответствует количеству собранных контактов. Контактов собирается много, а клиентами становится очень мало посетителей выставок. Практика показывает, что с контактами, полученными на выставках и других коллективных мероприятиях, медпреды и менеджеры по поставкам продукции не дорабатывают, упуская хорошие возможности повысить реализацию своей продукции.