Если же медпред выступает в больших аудиториях, то присутствовать в зале или в холле до начала конференции (если рэп не является ответственным лицом организатора мероприятия) совсем необязательно. Можно прийти на второй день за 20 минут до начала соответствующего перерыва и из-за кулис показаться организаторам, чтобы они видели, что выступающий на месте. Во время перерыва надо постараться пообщаться со знакомыми участниками, кому-то представиться или попросить, чтобы медпреда представили коллегам. Время перерыва перед выступлением очень удобно использовать для того, чтобы выбрать людей, на которых во время выступления можно концентрировать свою энергию. С ними легче найти зрительный контакт, их легче «завербовать» как своих друзей. Они поддержат медпреда в начале презентации, когда каждый ободряющий взгляд помогает провести презентацию « по высшему разряду». Так что, если медпред по каким-то причинам отсутствует в самом начале конференции, в перерыв перед презентацией, во время выступления и в перерыв после него необходимо «торчать» в зале (в холле) и быть на виду.

Как уже упоминалось, поведение медицинского представителя на коллективном мероприятии, длящемся половину для или меньше (до четырех-шести часов) и на коллективном мероприятии, длящемся день и больше, должно быть разным.

Для простоты понимания можно разобрать стандартную схему организации коллективного мероприятия (на полдня или на вечер), на котором должны выступить 2 человека. Эта схема такова:

1. 0 h 00 m Начало мероприятия. Сбор участников, кофе- брейк, ожидание опаздывающих, неформальное общение участников между собой. Регистрация участников.

2. 0 h 15 m Начало первого выступления.

3. 1 h 45 m Окончание первого выступления. Кофе-брейк, ответы первого выступающего на вопросы, неформальное общение участников.

4. 2 h 00 m Начало второго выступления.

5. 3 h 30 m Окончание второго выступления. Кофе-брейк, ответы на вопросы, неформальное общение.

6. 3 h 45 m Обработка незарегистрированных участников, выдача сертификатов или дипломов, раздача материалов коллективного мероприятия (диски, текст, папки, портфели и т.д.). Сбор отзывов о проведённом мероприятии.

7. 4 h 00 m Окончание мероприятия, прощание с участниками

Это типичная схема проведения четырёхчасового коллективного мероприятия для двух выступающих. Важно обратить внимание на пункты 1, 6 и 7. Это те пункты, которые (кроме официально установленных кофе-брейков) имеют критическую значимость для медицинского представителя и для компании, организующих встречу. Между тем, именно на эти пункты обращают мало внимания. И если с регистрацией участников особенных проблем не бывает — её проводят все организаторы, то раздача печатных материалов ДО мероприятия является глобальной ошибкой.

«Но ведь так делают все организаторы!» — воскликнет любой медпред, хотя бы раз бывавший на врачебной конференции или на чужом выступлении. Да, все делают именно так и отдают столь необходимое докладчикам внимание, переключая его на раздаточные материалы, тексты, диски, POS-вкладыши и т.д. И если на полнодневных конференциях это оправдывает себя, то на коротких, 4-5 часовых выступлениях воровство внимания «является преступлением».

Четырёхчасовое мероприятие — это именно тот случай, когда медпреду находиться на конференции с самого начала и на всего времени проведения. При любой ситуации, во время любого по продолжительности коллективного мероприятия медицинский представитель должен быть в пределах доступности для слушателей его выступления. Мыть руки, ходить в туалет, курить, пить чай или кофе следует сделать до того, как народ выйдет из зала на кофе-брейк. В перерыве после выступления медпред может встать возле титана или кулера, где люди наливают себе воду или насыпают себе сахар. Это действительно важно — встать рядом с основными путями движения представителей целевой аудитории для того, чтобы у людей, которые стесняются общаться в зале, был шанс поговорить с выступившим специалистом в кулуарах.

Для получения хороших результатов от выступления и проведения коллективного мероприятия рэпу нужно использовать своё присутствие в зале во время выступления других спикеров. Это позволит оценить общий настрой аудитории, услышать проблемные вопросы, важные для присутствующих, выявить «активистов» в зале и в президиуме. То же самое можно сказать и о простом выступлении на пятиминутке или отделенческом мероприятии: если есть выступающий из другой компании, который получил время перед выступлением медпреда, его необходимо выслушать. Сентенции «мой коллега (уважаемый профессор) только что говорил Вам о важности...» хорошо помогают медпреду влиться в аудиторию, создать ощущения общности и доверия. Конечно, отсылки должны быть по теме, соответствовать настрою аудитории, её ожиданиям и должны работать на выступления медпреда. Такой ход облегчает выступление, снимает напряжение в зале.

Если предшествующие выступления перекликаются с выступлением медпреда, который читает доклад в настоящий момент, то на них нужно ссылаться обязательно, особенно если реакция аудитории во время прошедших выступлений была неоднозначной. Подробнее об этом будет рассказано позже, а в данный момент важно запомнить, что присутствие в зале либо во время всего мероприятия, либо во время своего блока для медицинского представителя является обязательным.