Хотя совершенного способа обозначения нет, эти подсказки призваны помочь вам.

Принцип «подобное к подобному» подразумевает, что все папки по страхованию должны находиться вместе. Их можно разбить на следующие категории: «Страхование автомобилей», «Медицинское страхование», «Страхование домовладельца». Общее у них то, что они содержат страховые полисы. Используя общие признаки, объединяйте их, а по уникальным признакам разделяйте.

Страхование:

a) авто;

б) домовладелец;

в) здоровье.

Теперь мы знаем, что все они хранятся под буквой С в секции «Страхование», а внутри – в алфавитном порядке.

Чем конкретнее название, тем лучше. Вместо того чтобы писать: «Наша поездка в Большой каньон с Бобом и Салли 20XX», попробуйте так: «Путешествие: 20XX, Большой каньон (Боб и Салли)».

Мы начинаем с категории «Путешествия». Затем год или дата: 20XX. Затем место назначения – Большой каньон. И любая дополнительная информация: здесь указаны попутчики Боб и Салли.

Старайтесь объединить однородные документы в одну папку.

Вместо того чтобы создавать серию отдельных папок, сделайте так:

Используйте папку-регистратор с биркой «Коммунальные услуги: 20XX», в которой каждому коммунальному предприятию отведена своя страница. В качестве иллюстрации вернитесь к описанной выше папке «Кредитные карты 20XX».

Обретя уверенность, что на базе общих методов вы разработали логичную для себя систему, отправляйтесь в свой кабинет, чтобы разработать, сформировать и переименовать папки.

Возможно, использование скоросшивателей и дыроколов вас утомляет или отбирает слишком много времени. Но благодаря этой системе вам никогда не придется вытряхивать содержимое папки на пол и перебирать все бумаги. Документ, который вы положили в папку X, больше не найдется случайно в папке Y. Я сэкономил клиентам тысячи долларов и много времени, поскольку всегда настаивал на папках-скоросшивателях. Во-первых, ничего не потеряется, а дополнительное время, посвященное созданию системы регистрации, гарантирует, что вы никогда случайно не засунете документ в неправильную папку.

Если я вас еще не убедил, просто используйте обычные папки с файлами и будьте очень внимательны в процессе архивации. Эта не та работа, которую можно с чем-то совмещать. Хотя она и однообразна, но требует предельной концентрации, чтобы избежать самых простых ошибок. Мне будет не очень-то приятно закончить словами «я же говорил», если в конечном счете невнимательная регистрация повлечет за собой негативные результаты.

• Письменный стол.

• Офисное кресло.

• Дополнительные стулья и другие сиденья.

• Шкаф-картотека (офисный шкаф).

• Книжные полки.

• Доска объявлений (маркерная доска).

• Держатель для журналов (стеллаж).

• Несгораемый сейф или шкаф.

• Другое.

• Картонные простые папки.

• Папки с бумагодержателями.

• Скоросшиватели и папки-регистраторы (мои любимые).

• Другое.

• Линованная с тремя отверстиями для подшивки.

• Линованная без отверстий.

• Нелинованная с тремя отверстиями для подшивки.

• Нелинованная без отверстий.

• Нелинованная без отверстий цветная.

• Нелинованная без отверстий других размеров.

• Другое.

• Регистрационный журнал.

• Календарь.

• Лотки для писем (коробки, корзины для сортировки).