Шрифт:
Подходите к процессу сохранения файлов избирательно, удаляйте ненужные документы. После формирования окончательной версии документа нет смысла оставлять все промежуточные версии. Извлеките из них все ключевые предложения или идеи и сохраните в отдельном файле, который послужит источником ценного материала для будущих проектов. После этого можно удалить промежуточные версии документа, оставив лишь окончательную. Включите в ее название слова «окончательная», «последняя», чтобы обозначить окончание редактирования.
Вместо того чтобы сохранять в разных местах несколько копий одного и того же документа, пользуйтесь ссылками (ярлыками). Ссылки не следует путать с созданием резервных копий файла. Но если вам необходимо обращаться к одному и тому же файлу из нескольких мест, то не стоит плодить многочисленные копии этого файла – в противном случае вы рискуете создать конкурирующие варианты каждой версии и потерять ценный труд. Вместо этого нужно создать в разных местах столько ссылок, сколько необходимо, причем все ссылки должны указывать на один и тот же исходный документ. Для создания ярлыка на любом компьютере (даже «Макинтоши» в наше время поддерживают двукнопочную мышь) достаточно выбрать нужный файл и щелкнуть правой кнопкой мыши. В «Макинтошах» ярлыки называются псевдонимами. Их можно создавать в разных местах с помощью операции «перетащить и оставить».
Различные разработчики предлагают также программы (бесплатные и платные), позволяющие «раскрашивать» названия файлов и папок. Это может оказаться полезным в отношении часто используемых документов. Например, названия файлов, в которых хранятся финансовые данные, можно раскрасить в зеленый цвет и т. п. Это один из способов ускорения распознавания и доступа к нужным файлам и папкам.
Пиктограммы – это миниатюрные изображения, размещаемые на папке. Просмотр папок, представленных своими пиктограммами (доступ к такому режиму просмотра возможен посредством вкладки «Вид» на панели инструментов), позволяет отыскивать нужные не только по названиям, но и визуально. Я применил пиктограммы к нескольким папкам и выбрал для этой цели довольно выразительные условные обозначения, помогающие буквально с первого взгляда отличить нужные папки. Например, я поставил пиктограмму знака доллара, используемую в программе управления личными финансами Quicken, на папку «Файлы Quicken», а к папке под названием «Коммунальные услуги» присоединил пиктограмму счетчика расхода воды. Эти значки забавно выглядят и позволяют быстро найти необходимую информацию. Чтобы присоединить то или иное изображение к папке, достаточно щелкнуть на этой папке правой кнопкой мыши и выбрать пункт меню «Свойства». В диалоговом окне «Свойства» выберите вкладку «Настройка». В области «Рисунки папок» щелкните на кнопке «Выбор рисунка». Если вы работаете на «Макинтоше», эту операцию нужно проделать на вкладке «Get info». Вверху, рядом с названием файла, вы увидите пиктограмму. Этот значок (или изображение) нужно просто наложить поверх исходного изображения папки. Задача выполнена.
Организация файлов и папок
Теперь, когда вы знаете, как создавать папки, правильно присваивать им названия и даже получать небольшое удовольствие от присоединения к ним пиктограмм, настало время приступить непосредственно к организации файлов и папок.
Если ваш компьютер выключен, включите его. Установите таймер на два часа (полагаю, этого времени вполне достаточно, чтобы привести в порядок все ваши файлы и папки). Даже несмотря на то что два часа – не так уж много, советую каждые 15 минут расслабляться и менять позу (длительное пребывание в одном положении у компьютера утомляет зрение и тело и негативно влияет на здоровье). При необходимости переведите таймер в режим паузы, встаньте с кресла, перекусите, выпейте воды, чашку чая или кофе, но ни в коем случае не принимайте пищу, сидя за клавиатурой: вам, наверное, известны случаи, когда люди проливали на клавиатуру кофе или другие напитки, из-за чего она мгновенно выходила из строя. Отдохнув немного, возвращайтесь к делу (не забудьте возобновить работу таймера).
Найдите и откройте папку «Документы». В ней создайте вложенную папку и озаглавьте ее «Временная свалка», или «ВС», как мы будем называть ее в дальнейшем. (Надеюсь, это название вас немного позабавит.) Откройте эту папку и больше пока не трогайте.
Не сворачивайте ее, просто уменьшите до такой степени, чтобы за ней можно было открыть другое окно. На компьютерах типа PC это можно сделать, наводя указатель мыши на любой угол окна до тех пор, пока не увидите на экране короткую диагональную линию с двумя стрелками. Перетягивая эту линию, можно изменить размер окна в любом направлении, сделав его шире, выше или шире и выше. На «Макинтошах» в нижнем правом углу каждого окна имеются три диагональные линии. Просто наведите указатель мыши на эти линии, а затем потяните, чтобы изменить размер окна до нужного вам.
Чтобы расчистить рабочий стол компьютера, можно свернуть все открытые окна. Вы уберете их с экрана, но при этом они останутся открытыми (вы будто переместили их на задний план, где они ожидают своего часа).
На компьютерах типа PC можно свернуть любое окно, щелкнув на кнопке минимизации, которая отображается символом «_» в верхнем правом углу открытого окна. После этого пиктограмма свернутого окна размещается на панели задач. Чтобы восстановить окно на экране, щелкните на пиктограмме приложения (или программы) на панели задач – и окно тотчас отобразится на экране.
На «Макинтошах» окно можно минимизировать, щелкнув на кнопке желтого цвета в верхнем левом углу любого открытого окна. В результате окно превращается в миниатюрную пиктограмму, отображаемую на правой стороне так называемого «дока» (аналог панели задач). Щелкнув, как и в случае PC, на этой пиктограмме, вы увидите развернутое окно.
Пора свернуть папку «Документы». Великолепно! На вашем рабочем столе осталась одна открытая папка под названием ВС.
Теперь нажмите иконку «Мой компьютер» (на компьютерах типа PC) или «Macintosh HD» (на компьютерах типа Mac). Растяните это окно так, чтобы видеть несколько уровней иерархии файлов, не прибегая к изменению размеров окна.
Открыв это окно, приступайте к поиску файлов и папок, которые в данный момент могут находиться где угодно, только не в папке «Документы». Обнаруживая такие файлы и папки, перетаскивайте их в папку ВС. Повторяйте этот процесс до тех пор, пока не будете уверены в том, что нашли и переместили в ВС все, что только можно было найти.
Теперь закройте окно «Мой компьютер» и разверните «Документы». Папки «Документы» и ВС должны располагаться на экране бок о бок.
Следующий этап: вам предстоит создать внутри «Документов» иерархию папок, список которых вы составили ранее. Сравните названия файлов и папок, которые вам удалось только что найти, со своим списком и посмотрите, что уже есть. Теперь создайте недостающие папки. После того как будут готовы все папки, начинайте открывать каждую из существующих папок в ВС и анализировать ее содержимое. Если среди имеющихся там файлов есть такие, названия которых свидетельствуют, что документ можно удалить, удалите тотчас же. Что же касается всех остальных файлов, то каждый из них следует открыть и, оценив его полезность, либо оставить, либо удалить. Исследовав содержимое очередной папки, ее нужно перетащить в одну из тех, что созданы внутри «Документов». То же самое повторите для каждой из папок, содержащихся в ВС. Процесс завершится тогда, когда папка ВС будет пуста, а все, ранее содержавшееся в ней, будет распределено по иерархии папок в «Документах». В зависимости от количества файлов и папок на вашем компьютере указанный процесс может занять у вас от пятнадцати минут до нескольких часов или потребовать нескольких «заходов». Сколько бы времени на это ни ушло, ваша цель – присвоить каждому файлу подходящее имя, поместить каждый документ в папку с родственными файлами и дать этой папке название, как можно точнее отражающее ее содержимое.