Развитые системы оперируют двумя видами документов – структурированным и неструктурированным. В первом случае документ представляет собой набор полей записи базы данных, хранящих как учетные реквизиты документа, так и его содержательную часть. При работе со структурированным документом система дает возможность пользоваться отдельными его разделами. Во втором случае документ представляет собой файл с содержательной частью документа и запись в базе данных, содержащую учетные реквизиты.

Регистрация (создание) документов в системе осуществляется путем формирования регистрационной карточки, содержащей реквизиты документа в зависимости от его класса (классификация дает возможность описать роли пользователей и типовых наборов реквизитов документов).

Архив документов, как правило, обеспечивает двухуровневое хранение: оперативный уровень предназначен для хранения документов в процессе работы с ними и доступен на чтение и запись, долговременный уровень предназначен для хранения документов, списанных в архив и не использующихся в повседневной работе, и доступен только на чтение.

Управление движением документов осуществляется способами свободной и жесткой маршрутизации. При свободной маршрутизации исполнитель самостоятельно определяет следующий этап работы с документом и передает его другому исполнителю. При жесткой маршрутизации заранее создаются так называемые маршрутные карты, в которых определен порядок выполнения делопроизводственных операций и ролевые права на выполнение.

Операции с документами традиционны и обеспечивают доступ к документам и их разделам (для структурированных документов) в соответствии с правами пользователя. К ним относятся операции поиска необходимого документа, ввода и корректировки данных по документам, просмотра и модификации реквизитов регистрационной карточки документа, просмотра движения документов, просмотра действий, совершенных над документами в результате исполнения заданий, и т. п. Отметим наличие широкого спектра методов поиска документа: поиск по значениям реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск с использованием словарной нормализации (по содержанию текстов документов), нечеткий поиск с использованием эвристической нормализации по содержанию текстов документов.

В числе других важных функций системы управления документооборотом отметим следующие:

• контроль исполнения документов и заданий;

• обеспечение информационного взаимодействия между пользователями;

• формирование «составных» документов;

• управление версиями документов;

• управление изменениями документов;

• управление связями документов и пунктов документов (для структурированных документов);

• управление копиями;

• подготовка отчетности;

• ведение истории работы с документами.

Современные системы управления документооборотом обеспечивают защиту информации посредством механизмов электронной цифровой подписи и шифрования. Перечисленные механизмы позволяют:

• подписывать личным ключом документы и сообщения;

• производить проверку подписей других пользователей;

• закрывать документ от редактирования при выполнении операции подписания документа;

• шифровать конфиденциальные документы на индивидуальных ключах в прозрачном для пользователя режиме;

• шифровать информацию, передаваемую между почтовым клиентом и почтовым сервером.

Примечания

1

TVO Methodology: Valuing IT Investments via the Gartner Business Performance Framework. A Apfel, M. Smith, Strategic Analysis Report, Gartner, 3 March 2003.

2

«Это многомерный набор взаимосвязанных метрик (измерений), который используется для определения, оценки и изменения производительности», – Gartner.

«Это набор критериев, которые дают топ-менеджерам быстрое, но в то же время всестороннее представление о ведении бизнеса», – Kaplan/Norton.

3

В данном примере не рассматриваются компоненты, связанные с серверами, СУБД, приложениями и т. п. Точный учет затрат и управление этими активами позволит получить еще больший эффект.

4

По данным компании Gartner.