Дата и время формирования расходного кассового ордера.

Номер документа.

Вид операции по документу.

Сумма выданных из кассы предприятия наличных денежных средств.

Валюта, в которой из кассы были выданы деньги.

Наименование контрагента по документу (получателя денежных средств).

Название организации, из кассы которой выданы денежные средства (как правило, это собственная организация)

Имя пользователя, ответственного за оформление данного документа.

Произвольный комментарий.

Для ввода нового документа следует выполнить команду Действия Добавить или нажать клавишу Insert (либо нажать соответствующую кнопку панели инструментов). В результате выполнения любого из перечисленных действий отобразится интерфейс выбора вида операции, который показан на рис. 4.9.

Рис. 4.9. Виды операции для расходного кассового ордера

Здесь следует курсором выбрать операцию для формирования документа и нажать кнопку ОК. Учтите, что содержимое открывшегося после этого окна ввода и редактирования документа зависит от выбранного вида операции. На рис. 4.10 представлено окно ввода и редактирования расходного кассового ордера для вида операции Оплата поставщику.

Рис. 4.10. Ввод расходного кассового ордера на выдачу денег для оплаты поставщику

Перевыбрать вид операции по документу можно и после его открытия. Для этого нужно выполнить соответствующую команду в меню Операция, которое находится слева вверху окна слева от меню Действия (см. рис. 4.10).

В верхней части окна присваиваются основные параметры, по которым впоследствии можно идентифицировать данный документ. Значение поля Номер генерируется автоматически в момент документа (для этого нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl+S или кнопку Записать, расположенную справа внизу окна). При необходимости вы можете самостоятельно изменить номер расходного кассового ордера: чтобы включить данную возможность, выполните в меню Действия команду Редактировать номер (по умолчанию редактирование номера заблокировано).

Первое, что нужно указать при создании документа – это дату его формирования. Значение вводится в поле от, которое расположено справа от поля Номер. Значение данного поля заполняется автоматически при входе в режим ввода документа (здесь отобразится рабочая дата), но вы можете отредактировать его по своему усмотрению. Отметим, что после сохранения документа с помощью комбинации клавиш Ctrl+S или нажатием кнопки Записать к рабочей дате автоматически добавляется время сохранения документа. Помните, что ввод даты и времени формирования документа является обязательным: если поле от не заполнено, проведение документа по бухгалтерскому учету будет невозможным.

Затем нужно указать название организации. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. По умолчанию в поле Организация отображается название организации, которая ранее была выбрана в качестве основной в справочнике организаций.

Параметр Отразить в налог. учете нужно включить в том случае, если документ нужно провести не только по бухгалтерскому, но и по налоговому учету.

В поле Счет учета нужно указать счет бухгалтерского учета, на котором отражается движение денежных средств по данной кассе.

Сумма наличных денежных средств, выдача которых из кассы предприятия оформляется данным документом, указывается в поле Сумма. Требуемое значение можно ввести вручную, а можно указать с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора.

Основная часть параметров окна ввода и редактирования расходного кассового ордера находится в центральной части окна, которая содержит две вкладки: Реквизиты платежа и Печать.

Содержимое вкладки Реквизиты платежа показано на рис. 4.10. Первое, что здесь нужно указать – это название предприятия или ФИО физического лица, которому выдаются наличные деньги. Требуемое значение вводится в поле Контрагент следующим образом: в данном поле следует нажать клавишу F4 или кнопку выбора, затем в открывшемся окне, содержимое которого формируется в справочнике контрагентов, установить курсор на требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать.

Следующий параметр, который нужно заполнить – это поле Договор. Здесь указывается номер или название договора с выбранным ранее контрагентом, в соответствии с которым из кассы предприятия выдаются наличные деньги по данному документу. Предварительно этот договор должен быть внесен в справочник договоров контрагентов (порядок работы с данным справочником рассмотрен выше, в разделе «Справочник договоров контрагентов»). Чтобы указать договор, нажмите кнопку выбора и выберите его в открывшемся окне.

Напомним, что расчеты с контрагентами могут вестись как по договору в целом, так и по расчетным документам. Если в справочнике для выбранного договора был указан последний вариант, то в поле Документ расчетов, которое находится справа от поля Договор, следует указать расчетный документ. Он выбирается в окне списка расчетных документов по выбранному договору, которое вызывается нажатием кнопки выбора.

Как мы уже отмечали ранее, в рассматриваемой конфигурации имеется механизм автоматического заполнения формы отчетности № 4 «Отчет о движении денежных средств». Для его использования надо на счетах учета денежных средств вести учет в разрезе статей движения денежных средств. В окне ввода и редактирования расходного кассового ордера для этого предназначено поле Статья движения ден. средств: здесь из соответствующего справочника выбирается название статьи, на которую будет отнесена сумма по данной операции.