Вообразите фуршет для 50 человек на теплоходе. Буфетная (фуршетная) линия и бар предсказуемо размещены на закрытой нижней палубе, однако в теплый солнечный день гости наверняка переберутся на верхнюю палубу и захотят, чтобы трапеза переехала вместе с ними. Перемещать линию не получится – это долгий и неэстетичный процесс, но неразумно и в спешном порядке организовывать коктейльное обслуживание (обнос гостей). Почему? С 5-метровым столом справляются 1–2 официанта, в баре – один бармен, еще один или два официанта собирают грязную посуду. Если мы решим обносить гостей напитками и едой, то при любом раскладе будет страдать выполнение одной или нескольких из этих трех задач. Таким образом, единственное, что можно сделать, – это установить на верхней палубе дополнительный столик, закрепить за ним бармена, а на нижней – в баре разлить напитки по бокалам. При этом не стоит полностью переносить алкоголь на верхнюю палубу, чтобы не нарушался ключевой принцип: еда и напитки – всегда рядом.

Для банкета чаще всего используют круглые столы, реже – прямоугольные, квадратные либо общий стол, например, в виде традиционной буквы «П», или, как скажут англичане, U-shape. Для буфета (фуршета) без рассадки – линии прямые (одно– или двусторонние), в форме волны, кольца и т. д. Во время буфета с рассадкой они комбинируются со столами для рассадки разных форм (кроме общего стола). Согласно протоколу во время банкета одному гостю полагается 60 см стола (как компромисс, абсолютный минимум – 50 см). Соответственно за стандартным для России круглым столом (диаметром 1,5 м) рассядутся 8-10 человек, за 1,8-метровым – 10–12. Если вы скажете заказчику, что готовы предоставить столы на 12 человек, подразумевая стол 1,8 м в диаметре, это будет не совсем верно, так как дюжина гостей за большим столом поместится, только слегка потеснившись. А ведь в некоторых случаях бывает необходимо оставить пустым сегмент, обращенный к сцене, чтобы всем было хорошо видно, что на ней происходит.

При любом виде обслуживания в расчете на каждого гостя в качестве технического помещения потребуются 0,2 м2, которые во время буфета или банкета на 1 тыс. человек неизбежно превратятся уже в 200 м2. Даже если на площадке не найдутся необходимые для нужд кейтеринга площади, все равно он займет законные технические метры, но уже нецивилизованным образом: «расползется» по коридорам, лестницам и углам. Служебное помещение может чуть уменьшиться лишь в том случае, если в барах мало напитков и соответственно потребуется немного стекла для их сервировки, а также если привезти закуски уже сервированными по блюдам (тогда не понадобится пространство для работы поваров) на «шпильках» – эдаких тележках-стеллажах на колесиках. Но это будет возможно лишь в формате буфета, а для банкета порционная отдача в большинстве случаев сервируется на месте.

Правильная организация пространства во время трапезы позволяет управлять поведением гостей. Представьте себе мероприятие, по сценарию которого глава местной администрации должен был сказать девять тостов, а все 700 участников – поднять вместе с ним поочередно девять бокалов шампанского. Организаторы расположили сцену у стены напротив входа, а все пространство зала заполнили длинными фуршетными столами, причем на каждом были расставлены напитки и тарелки стопками по 5 штук через каждые 2 м. Как и следовало ожидать, фуршет превратился в стоячий банкет: гости столпились вокруг столов, а официанты не могли к ним пробиться. Почему так получилось? Когда центр зала заполнен столами, гости подсознательно понимают, что основное дело этого вечера – вдумчивое поглощение пищи, а выставленные напитки и стопки тарелок подсказывают, что ходить никуда не надо, а следует занять «место под солнцем». Чтобы люди двигались и обращали внимание на сцену и высокое начальство, а не на еду, надо было поместить в барах и на дополнительных столах шампанское, заранее разлив его по бокалам. Тарелки – расставить стопками по 20–25 штук по краям буфетных линий, чтобы ясно читалось: возьми и отойди. Буфетные линии, бары и столики для грязной посуды – расположить по периметру зала, а в центре поставить высокие коктейльные столики для гостей. Другими словами, если что-то на мероприятии идет не так и гости ведут себя «неадекватно», это повод проанализировать, что вы как профессионалы для этого сделали и что должно быть иначе, чтобы естественное поведение гостей было бы «адекватно» вашим ожиданиям. Как же определить, какой из форматов обслуживания будет оптимальным для заказчика? Вообще, чтобы верно выбрать формат обслуживания, следует прежде всего помнить о задачах мероприятия. Для сплочения сотрудников разных отделов организуйте буфет (фуршет), который разобьет устоявшиеся компании, заставит гостей перемещаться по залу, общаться. Если намереваетесь собрать 3 тыс. торговых представителей, а потом 300 лучших вызвать на сцену и наградить, планируйте банкет, так как столь долгую церемонию сложно провести на ногах.

Во-вторых, учитывайте число гостей: во время празднования 23 Февраля коллективом из 12 человек банкет будет явно не к месту. Но этот фактор важно учитывать лишь в сочетании с другими, так как любое количество гостей можно обслуживать в любом из форматов. Третий фактор – длительность мероприятия: для 45-минутной презентации оптимален коктейль (в крайнем случае – фуршет), рассадка не подойдет. А для 8-часового новогоднего корпоратива, само собой, стоит планировать банкет. В-четвертых, важную роль играет размер бюджета, и когда заказчик выделяет по $3 на гостя, о банкете не стоит и говорить.

Площадка также по-своему ограничивает свободу выбора. Банкет может банально не поместиться в зале, где хватит места лишь для буфета без рассадки гостей, а разноуровневые помещения причудливой формы не подойдут для форматов с рассадкой. Администрация зала зачастую выдвигает требования, затрудняющие применение некоторых видов обслуживания. Так, на территории исторической усадьбы могут разрешать работать только с пластиком, что, естественно, исключает проведение банкетов.

Если учитывать перечисленные факторы, вывод о необходимом формате чаще всего бывает очевидным. Однако это не всегда понятно клиенту, который порой хочет ровно противоположного. Ваша задача – объяснить, что для него хорошо, а что плохо, и помочь с выбором, ведь профессионал в этой ситуации – вы.

Ну и напоследок стоит также сказать о двух простых принципах кейтеринга, в корне отличающих его от ресторана. Во-первых, в кейтеринге не готовят блюда «с нуля» на месте обслуживания, а почти всегда привозят в высокой степени готовности и лишь доготавливают, сервируют и порционируют. А во-вторых, в кейтеринге почти никогда не моют посуду на месте проведения мероприятия. Вся посуда привозится чистой и дополнительно натирается на площадке перед обслуживанием. Увозится же она грязной и моется на базе кейтеринг-компании. Бывают исключения (например, в случае обслуживания многодневных мероприятий), но это именно исключения.

На рынке ресторанных услуг существуют компании, узко специализирующиеся на выездном ресторанном обслуживании мероприятий. Это скорее исключение, чем правило. Такие компании в основном более качественно развивают саму услугу и технологию собственной работы по ее предоставлению. Одновременно с этим в сегодняшней российской практике данные компании имеют меньшую устойчивость в выживании на конкурентном рынке, что может быть критичным в кризисные периоды их жизни и становится особенно актуальным с ростом конкуренции. Традиционно бизнес-направление РВО мероприятий «соседствует» в портфеле бизнесов компании с одним или несколькими видами деятельности. Чаще всего это могут быть традиционный ресторанный бизнес, доставка готовых блюд, корпоративное питание в формате доставки готовых обедов или управления корпоративными столовыми (полного или сокращенного цикла), а также такие услуги, как клининг, дизайн (чаще флористика) и услуги по комплексной организации мероприятий (создание концепции праздника, написание сценария и программы мероприятия, составление развлекательной программы, подбор артистов, аниматоров и т. д.).