Сентябрь-октябрь для кейтеринговых компаний – время активной подготовки к новогодним мероприятиям. Золотому периоду предшествует серьезная работа, связанная с арендой площадок, контрактами с поставщиками, логистикой и наймом персонала. Компании сосредоточены на подготовке к новогодним мероприятиям и очень активно работают над их организацией, поскольку за один декабрьский месяц можно получить треть годовой прибыли. А Новый год – это самый высокий в году пик спроса на услуги РВО.

Во времена экономической стабильности и устойчивого спроса в крупных городах площадки для масштабных мероприятий бронируются с начала года – ведь тот, кто промешкал, остается не у дел.

Помимо традиционных банкетных меню в сочетании с арендой зала многие компании активно предлагают доставку новогоднего меню в офис без обслуживания. Операторы офисных столовых, занимающиеся также и событийным кейтерингом, видят потенциальный спрос на свои объекты, которые предлагаются для корпоративных новогодних мероприятий за чисто символическую арендную плату либо вовсе без нее.

«Первые ласточки» – самые заблаговременные запросы на декабрьские мероприятия – обычно спонтанны и одиночны и появляются еще весной. Иногда в мае, а иногда даже раньше. Более активные обращения потенциальных заказчиков появляются в конце августа – начале сентября. Это время, когда поступает большое количество заявок от корпораций и ивент-агентств и когда активнее всего приходится работать с входящими запросами клиентов, делая множество коммерческих предложений, большинство именно по предстоящим декабрьским мероприятиям.

В связи с вышесказанным с ключевыми клиентами, крупными компаниями стоит активно общаться начиная с весны, с компаниями крупными и средними – с начала лета. А небольшие компании раньше осени к этому вопросу не обращаются.

Большие заказы почти всегда реализуются при помощи ивент-агентств, редко – напрямую через кейтеринг, потому как более сложная технология мероприятия требует должной организации и соответственно нужен помощник. Иногда компания-заказчик начинает работать с агентством весной, а подрядчика по питанию не выбирает до осени, считая, что и в октябре не поздно заказать банкет. В определенном смысле они правы, потому что редкий кейтеринг откажется от большого заказа, даже если сроки сжаты. Но тем не менее для кейтеринга подготовка к декабрю должна начинаться заблаговременно.

В принципе, у многих компаний уже сложилась традиция проводить банкеты длительностью 5–6 ч плюс, возможно, еще 1 ч для сбора и встречи гостей. И такая продолжительность связана с развлекательной программой, предлагаемой для гостей праздника.

Самые пиковые даты в декабре – это обычно вторая и третья пятницы. И именно на эти даты продаются самые крупные мероприятия, так называемые тысячники, а какие-либо мелкие мероприятия на 50-100 гостей в эти даты вообще кейтеринг-службами крупнейших городов почти не обслуживаются.

Суббота и четверг традиционно делят второе и третье место дней недели, пользующихся спросом для корпоративных мероприятий. И в последнюю очередь «раскупаются» воскресенья.

Из-за крайнего дефицита площадок большой вместимости почти в любом из городов и ставшей уже привычной практики заблаговременного бронирования популярных дат – пятниц и суббот в конце декабря – компаниям-заказчикам, не успевшим сделать такую резервацию, приходится выбирать для своего праздника любую оставшуюся дату.

Количество декабрьских запросов, как мы уже не раз говорили, всегда на порядок выше, чем в другие месяцы. Однако число реальных мероприятий может быть на уровне обычного месяца, с той лишь разницей, что заказы в разы крупнее. У кого-то соотношение между числом запросов и заказов больше 50 %, у некоторых компаний это 30 подтвержденных мероприятий из 120 запросов в декабре.

Ноябрь – всегда достаточно ровный месяц, и никаких пиков обычно не наблюдается. А что касается января, то, как известно, некоторые компании уже традиционно празднуют Новый год именно в этом месяце. И если кейтеринговая компания получает хотя бы несколько новогодних заказов в январе, то можно сказать, что он пройдет для нее удачно.

Не всегда мероприятия планируются самими клиентами задолго до их реализации. Кейтеринг-конторам приходится организовывать и довольно спонтанно появляющиеся проекты разного масштаба и формата. Поэтому даже в начале каждого нового месяца довольно трудно говорить, каким он станет к концу в плане количества проведенных проектов. Декабрь здесь, конечно же, некое исключение из правила.

В практике кейтеринг-служб в декабре есть и так называемый «стоп продаж»: если на какую-либо дату заявок поступает на большее количество персон, чем то, которое компания способна одновременно обслужить, оператор вынужден отказываться от приема заказов на эту дату. Качество – это то, чем, конечно же, нельзя жертвовать в погоне за прибылью. Но сам процесс продажи в кейтеринге обычно растянут во времени, и обращение потенциального заказчика еще не гарантирует того, что он станет реальным клиентом. Обычно компания определяет для себя определенный «зазор», который всегда оставляет для заявок, в которых она не уверена. Но минимум за полтора-два месяца в большинстве случаев уже понятно, будет кейтеринг работать на обслуживании этих декабрьских мероприятий или нет.