На следующей стадии производится формирование бюджета, другими словами – реализуется процесс планирования. Для разных бюджетных статей плановые данные формируются на основании ряда источников, перечень которых приводится ниже.

• Плановые данные, имеющиеся в модуле «Управление договорами». В частности, таковыми могут являться сведения, которые базируются на календарных планах отгрузок и платежей по заключенным договорам.

• Расчетные данные. По некоторым бюджетным статьям можно рассчитывать одни бюджетные показатели на основании других. Особенно часто данный механизм задействуется, например, для расчета статей бюджета движения денежных средств.

• Экспертные и статистические данные. Таковыми, в частности, могут являться сведения прошлых периодов планирования; информация, полученная из внешних источников; различного рода экспертные оценки, специальные статистические исследования, и т. д. В большинстве случаев такие сведения вводятся вручную.

• Данные прошлого периода с учетом динамики внешнего фактора, оказывающего непосредственное влияние на бюджетную статью или группу статей. Наиболее типичные примеры внешних факторов – индексы сезонных колебаний цен и спроса, индекс инфляционных или девальвационных ожиданий, индексы цен на услуги и товары, и др. Функциональные возможности модуля предусматривают привязку внешнего фактора к периоду планирования и бюджетной статье, на которую он непосредственно влияет. Также имеется возможность гибкой настройки различных вариантов динамики внешних факторов.

Ранее мы уже упоминали о том, что бюджетные показатели можно вводить вручную или формировать в автоматическом режиме – например, на базе информации, содержащейся в договорах либо иных зарегистрированных в программе документах.

ПРИМЕЧАНИЕ

Для автоматического расчета бюджетных показателей модуль «Управление бюджетами» должен задействоваться совместно с другими модулями «Галактики» (например, модули «Управление договорами», «ХозОперации», и др.).

Моделирование различных вариантов бюджета относится к числу ключевых этапов бюджетирования. В «Галактике» реализована возможность создания, сравнения и анализа нескольких разных вариантов бюджета, содержимое которых соответствует различным сценариям конъюнктуры рынка или этапам согласования бюджета.

ПРИМЕЧАНИЕ

Любой вариант бюджета можно зарегистрировать и сохранить в программе (иначе говоря, записать в базу данных модуля) и впоследствии использовать по мере необходимости.

К числу важнейших этапов бюджетирования относится также стадия согласования и утверждения. В частности, компании, являющиеся частью холдинга или корпорации, составляют свои бюджеты и передают их руководителям холдинга для согласования и утверждения. На основании бюджетов, полученных от подчиненных субъектов хозяйствования, руководство холдинга формирует агрегированный бюджет и, при необходимости – вносит в него требуемые корректировки. Разумеется, после этого соответствующие изменения в свои бюджеты должны внести и подчиненные компании. После этого они вновь отправляют свои бюджеты на согласование, и т. д. – до тех пор, пока не будет сформирован согласованный вариант бюджета, который и утверждается руководством холдинга. Для реализации подобных операций с бюджетами в «Галактике» предусмотрен механизм вариантов и статусов: например, бюджет может быть формируемый, согласованный, утвержденный, и т. д.

Еще один важный этап – формирование фактических показателей бюджета. Эти показатели характеризуют исполнение статей бюджета, которые были определены на этапе планирования. Большинство показателей можно формировать автоматически на основе оперативных и бухгалтерских данных системы «Галактика» с помощью встроенного механизма типовых финансовых операций. Однако наряду с этим показатели бюджета можно также вводить с клавиатуры. Фактические данные для различных статей бюджета могут формироваться на основе перечисленных ниже источников.

• Бумажные носители информации, созданные в неавтоматизированных подразделениях (отделах, службах). Такого рода информация вводится в модуль вручную.

• Бухгалтерская информация, имеющаяся в системе «Галактика». Эти данные рассчитываются с помощью встроенных алгоритмов обработки бухгалтерской информации.

• Оперативные данные, имеющиеся в системе «Галактика». В большинстве случаев эти данные берутся из модуля «Управление договорами». В системе реализована возможность разноски указанных фактических данных по статьям бюджета.

Важную роль в бюджетировании играет процесс сравнения бюджетов. В системе «Галактика» реализован удобный механизм сравнения бюджетов разных видов – например, плановых и фактических показателей, бюджетов разных периодов планирования, и т. д. При этом показываются как разности между показателями сравниваемых бюджетов, так и проценты выполнения плана.

Завершающий этап бюджетирования – корректировка данных. Суть его заключается в том, что по результатам анализа исполнения бюджетов проводится корректировка бюджетов на последующие периоды с учетом фактических данных.

Основным элементом модуля «Управление бюджетом» является главное меню, которое находится вверху интерфейса (сразу под заголовком окна). Оно содержит пункты Документы, Операции, Отчеты, А (меню администрирования модуля), Н (меню настройки) и = (меню «Утилиты»). Команды главного меню предназначены для активизации соответствующих функций программы, а также для выбора режимов работы. Кратко охарактеризуем каждый пункт главного меню.

С помощью команд, включенных в состав меню Документы, осуществляется переход в режимы ввода, редактирования, просмотра и хранения бюджетов, а также для ведения книг финансовых операций (плановых, фактических и «по данным бух. учета»). Отдельная команда предназначена для вызова архива бюджетов.

Команды, находящиеся в меню Операции, предназначены для выполнения операций групповой модификации данных. Таковыми являются: расчет и формирование показателей бюджетов на основе операций, ранее зарегистрированных в книге финансовых операций; декомпозиция бюджетов по периодам планирования и центрам финансовой ответственности; агрегация бюджетов по периодам планирования и центрам финансовой ответственности; групповое копирование бюджетов, и др. Особо стоит отметить возможность распределения бюджетов одного центра финансовой ответственности по статьям бюджетов других центров финансовой ответственности с использованием баз распределения и моделей распределения, а также механизм пересчета информации в бюджетах. Также в программе предусмотрена возможность настройки и использования пакета заданий (пользователь самостоятельно формирует список заданий, которые будут выполняться без его участия, то есть автоматически), и обмена данными (экспорт и импорт) с внешними источниками.

Для выполнения анализа бюджетов, а также для получения отчетов, создаваемых на основании данных бюджетирования, предназначены команды, находящиеся в меню Отчеты.

В каждом модуле системы «Галактика» предусмотрены команды администрирования. Они объединены в меню – А-, и модуль «Управление бюджетом» не является исключением из этого правила: с помощью соответствующих команд данного меню осуществляется контроль целостности базы данных, включая проверку каталогов бюджетирования, таблиц контрагентов, аналитики, классификатора документов, и др.

Команды меню настройки предназначены для ввода, редактирования, просмотра и вывода на печать самых разных каталогов и классификаторов модуля – например, Статьи бюджетов, Варианты бюджетов, Типовые формы бюджетов, Центры ответственности, Типы периодов планирования, Периоды планирования, и др.

С помощью команд последнего меню (меню =) осуществляется доступ к сервисным функциям системы «Галактика». Это меню также присутствует во всех модулях системы.

Перед тем как начать работу с модулем, нужно обязательно выполнить его предварительную настройку, потому что без присвоения значений некоторым параметрам полноценная эксплуатация модуля будет невозможной. Об этом пойдет речь далее.