• образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Запись об образовании осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.). Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании, представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения). Профессия или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) либо других надлежаще оформленных документов.

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа руководства не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа.

Согласно новой редакции трудового кодекса, записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. С каждой вносимой в трудовую, книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов, со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице трудовой книжки.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т. п.), то об этом в установленном порядке вносится соответствующая запись. Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.

Допустим, что слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия «Электрогазосварщик» с присвоением 3 разряда. В этом случае в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» производится следующая запись: «Установлена вторая профессия «электрогазосварщик» с присвоением 3 разряда», в графе 4 указываются соответствующее удостоверение, его номер и дата. Такие нюансы необходимо знать не только работникам кадровой службы, но и самим работника – в случае неверного заполнения трудовой книжки ее необходимо будет исправить. Исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, то исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Если работник трудиться сразу на двух работах, при его желании сведения о работе по совместительству вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В этом случае в разделе «Сведения о работе» делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

В трудовую книжку по месту работы также вносится записи с указанием соответствующих документов о:

• времени военной службы, в соответствии с Федеральным законом «О воинской, обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;

• времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи, например: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию». При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносятся запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные, законодательством, например: «Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации и подписью самого работника.

Работодатель обязан выдать работнику в последний день работы его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в нее неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан, возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки.

Если за то время, что трудовая книжка будет у него на руках, работник потеряет документ, он должен немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с означенными Правилами, в него вносятся сведения об общем и непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами; сведения о работе и награждении, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.