• журнал складских операций;

• анализ запасов;

• отчет о запасах;

• отчет о движении партии;

• регистрация приема;

• отчет о движении товара;

• анализ и планирование запасов;

• запрос об истории по партиям и серийным номерам.

• Необходимые справочники:

• участки и адреса хранения запасов;

• аналоги товаров;

• частоты фоновой инвентаризации.

База данных о товарах

База данных о товарах должна обеспечивать:

• накопление информации о ценах, скидках, обратных выплатах, соглашениях о бонусах, комиссионных и т. п.;

• просмотр состояния запасов товаров на разных складах с указанием свободных остатков, имеющихся в наличии, доступных, зарезервированных, распределенных и ожидаемых к получению количеств;

• выполнение запросов по коду товара у заказчика, коду замены товара;

• заказ не складируемых товаров;

• создание наборов, состоящих из нескольких товаров;

• указание номера партии при вводе заказа или отгрузки;

• неограниченное число замен товаров с учетом цены;

• предложение замены при отсутствии на складе;

• определение инструкции о месте доставки;

• конкретные указания/сообщения на накладной/счете;

• дробные количества (меры) товаров в заказе;

• распознавание штрихкодов;

• возможность определять товары для неограниченного числа совместно работающих предприятий, подразделений и складов;

• возможность отслеживать товары, поступающие от многих поставщиков.

Параметры складского учета каждого наименования товаров должны включать:

• каталожные, серийные и т. п. номера, изображения спецификации или схемы товаров;

• код, наименование и размеры;

• несколько возможных единиц измерения;

• штриховой код;

• вторичные коды, идентифицирующие товар;

• неограниченное число замен товара;

• неограниченное число аналогов товара;

• вызов товара по коду заказчика или поставщика;

• коды товара у различных заказчиков;

• коды товара у различных поставщиков;

• оригинальный код товара у производителя;

• отслеживание партий товара;

• отслеживание серийных номеров товаров;

• формирование наборов товаров для реализации;

• указание основного адреса на складе и дополнительных;

• возможность включения товара в отложенные заказы.

• товарные группы;

• группы для ценообразования;

• группы для анализа продаж;

• группы по начислению комиссионных;

• группы по стоимости;

• группы (товары) для разноски по субсчетам главной книги;

• группы для производства;

• группы по бонусам и комиссионным;

• группы по таможенным пошлинам;

• группы по способу доставки;

• параметры для закупок;

• экономичное количество в заказе;

• времена поставки;

• минимальный/максимальный запас на складе;

• пути восполнения запасов для применения алгоритмов прогноза.

• до десяти уровней цен по количеству или объему продажи в зависимости от заказчика, от группы заказчиков, от товара, от группы товаров;

• комиссионные от продажи, начисляемые по товару или соответствующей группе;

• коды налогообложения.

• средневзвешенная стоимость;

• последняя стоимость;

При организации процессов контроля складского учета необходимо предусматривать:

• определение параметров для контроля качества и надежности учета;

• отслеживание сроков реализации и условий хранения партий товаров;

• поддержка непрерывного и периодического методов складского учета;

• возможность допускать отрицательное количество товара в наличии;

• контроль запасов;

• учет поврежденных товаров;

• возможность операций с не складируемыми товарами;

Бухгалтер предприятия обязан проверять своевременность и полноту оприходования поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами. Товар не должен покидать склад, если вместо него не остается документов о его передаче, подписанных выдавшим и получившим товар лицами.

При проверке отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить:

• подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты документов периоду, за который представляется отчет;

• соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;

• соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату проведения инвентаризации;

• даты всех ли первичных документов, приложенных к отчету, свидетельствуют, что товары получены до инвентаризации, а не после инвентаризации;

• законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т. д.);

• наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров;

• полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;

• правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и приложенных к нему документах;

• соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета с первичными приходно-расходными документами;

• соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц;

• соответствие выручки, показанной в расходной части товарного (товарно-кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам).

Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет ошибки, их исправляют корректурным способом, исправления заверяют подписью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправлений и нового остатка товаров. Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документами должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов – три года. Ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера организации. Изъятие отчетов материально ответственных лиц и приложенных к ним документов по требованию судебно-следственных и других органов, имеющих такое право, производится на основании письменного запроса и с разрешения руководителя организации. Эти документы передаются по акту изъятия с точным перечислением основных реквизитов (наименование, дата, номер документа, сумма, указанная в документе и т. д.). С этих документов могут быть сняты копии.

Проверка фактического наличия товаров необходима как средство уточнения и выверки остатков, для целей налогообложения, для учета издержек. Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества;

• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

• проверка полноты отражения обязательств в учете.

Периодическая инвентаризация – на период инвентаризации

работа склада должна быть приостановлена, с тем, чтобы дать возможность лицам, проводящим инвентаризацию, точно подсчитать остатки.

Непрерывная (перманентная) инвентаризация – инвентаризаторы подсчитывают каждый день или каждую неделю определенное количество или некоторый процент наличных запасов и соответствующим образом корректируют постоянно ведущиеся инвентарные счета. Запасы проверяются без особых помех для нормальной работы склада, блокируются только те ячейки (стеллажи), которые по графику проверяются в данный день и только на период подсчета.