Как вы уже хорошо знаете, в сутках всего 1440 минут. Не забывайте об этом, когда будете отвечать на следующие вопросы:

• Как вы используете эти 1440 минут?

• Вы максимально эффективно расходуете свое время?

• Вы тратите время попусту?

Для того чтобы повысить эффективность использования времени, регулярно делайте паузу в ходе работы или перед тем, как приступить к выполнению новой задачи, и задавайте себе и членам своей команды такие вопросы:

• Сколько времени это займет на самом деле?

• К кому мы можем обратиться за советом или новыми идеями, чтобы получить ответ быстрее?

• Можем ли мы провести эту встречу за 45 минут вместо часа?

Я рекомендую всем, с кем работаю, быть очень осторожными с обещаниями, поскольку очень легко недооценить, какое количество времени понадобится на решение соответствующих задач, и переоценить, что можно успеть сделать за имеющееся время. Для того чтобы обеспечить высокую эффективность рабочего процесса, необходимо выработать привычки и создать системы для определения, отслеживания и выполнения работы, которую вы обязались завершить. Четкая постановка задач и выявление ограничений позволят вам понять, какие из них вы можете изменить.

Не забывайте и о таких факторах потери времени, как встречи, начинающиеся с опозданием, отмена назначенных встреч и склонность других людей к откладыванию дел на потом: все они негативно скажутся на вашей эффективности, если вы не учтете их в своих планах. Предусмотрев такие сценарии развития событий, вы сможете до минимума снизить временные потери.

• Всегда берите с собой материалы, которые сможете просмотреть, ожидая начала встречи.

• За день до назначенной встречи звоните, чтобы подтвердить ее, чтобы ее отмена не стала для вас неожиданностью.

• Отдавайте себе полный отчет в том, что стоит за словом «да», которое вам говорят другие люди. Убедитесь, что они тоже придерживаются определенной системы организации и анализа своей работы.

• Разработайте систему отслеживания своих обязательств, чтобы у вас была возможность сфокусироваться на своих MIT и определить приоритетность их выполнения, когда вернетесь к рабочему столу.

Как я уже говорил в главе 3, наши разум и тело стремятся к гомеостазу, то есть возврату в нормальное состояние. Следовательно, нам необходимо предпринять определенные усилия, для того чтобы выяснить, какие виды деятельности помогают нам полностью погрузиться в выполнение поставленных задач как в личной, так и в профессиональной сфере, поскольку такая погруженность требует больших затрат ментальной и физической энергии.

Для того чтобы понять, как это сделать, проведите следующий эксперимент: на протяжении недели отмечайте, какие проекты и действия повышают ваш энергетический уровень, а какие снижают его. Например, вы можете обнаружить, что после встреч чувствуете себя уставшим, а небольшая послеобеденная прогулка наполняет вас дополнительной энергией, необходимой для продуктивного завершения рабочего дня. Проанализировав все это, вы сможете ввести в свою практику процедуры, которые позволят вам усилить факторы, повышающие ваш энергетический уровень, и устранить причины, снижающие его.

Я уверен, что большинство людей переключаются между разными задачами сотни раз в день. Например, подумайте о том, сколько раз вы беретесь за компьютерную мышь в течение дня и щелкаете ею по всевозможным ссылкам и программам. Не нужны никакие исследования или опросы, чтобы доказать, что ваши коллеги по работе отвлекают вас десятки раз в день, а также что во время одних встреч вы постоянно думаете о других. И еще одно: когда кто-то проверяет информацию на смартфоне и обсуждает посторонние темы на заседаниях, он не только отвлекается сам, но и отвлекает остальных присутствующих. Еще хуже, когда во время встречи в режиме конференц-связи человек отключает звук и просматривает электронную почту. Что будет, если он упустит важный момент, а впоследствии его спросят об этом?

Такие отвлекающие факторы гораздо сильнее сказываются на вашей продуктивности, чем вы думаете. Для того чтобы восстановить ход мыслей и сфокусировать внимание после таких прерываний, придется потратить энергию и другие ресурсы, которые можно было бы направить на что-то более важное. Необходимость снова и снова сосредоточиваться на том, что вы только что делали, ставит под угрозу всю вашу работу, не позволяет завершить выполнение приоритетных задач и, по сути, вынуждает вас тратить на работу больше времени, чем требуется.

Вот почему вы должны привносить осознанность и сфокусированность в решение задач. Если вы выработаете соответствующий образ мыслей, вы сможете выполнять свою работу качественно и в срок.

Вы можете использовать свои системы и инструменты (будь то бумажные или электронные) – одним словом, «снаряжение» – с большей пользой для себя. Освоение всего одного их нового свойства сегодня сэкономит вам в будущем массу времени и энергии на протяжении каждого рабочего дня.