Кнопка «Ответить» проделает это за вас. Так адресату будет легче понять, на какое из сообщений вы ответили, и контекст будет ясен. Если же вы кликнули по кнопке «Новое письмо», прежние сообщения процитированы не будут.

Прежде чем кликнуть по кнопке «Отправить», вспомните: любое электронное письмо может быть использовано против вас в суде. Некоторые бизнес-консультанты советуют выжидать пять минут перед отправкой писем, сочиненных в порыве эмоций. Так у вас появляется шанс взглянуть на вещи с другой стороны, возможно, передумать и в конце концов не отправлять письмо. Старайтесь никогда не слать эмоциональных писем, от которых потом захочется отказаться. Электронное письмо — такое свидетельство, которое может быть переадресовано другим (иногда — после коварной правки) с целью вас дискредитировать. Не пересылайте электронной почтой конфиденциальные материалы, информацию, не подлежащую разглашению, и оскорбительные тексты. Помните, что шутки, тонкая ирония и откровенные признания лучше всего срабатывают в разговоре с глазу на глаз.

Рассылать анонсы или автоматические ответы многим адресатам сразу — это, безусловно, удобно. Но, если вы рассчитываете на ответ, лучше обратиться к каждому по отдельности. Многие имеют привычку просматривать по диагонали или сразу стирать сообщения, которые начинаются словами «Дорогие друзья», потому что те похожи на спам.

Некоторые имеют дурную привычку вставлять в поле «копия» длинный список адресов. Особо раздражает, когда жертвы такой массовой рассылки жмут на кнопку «ответить всем». Далеко не все люди из списка желают узнать, как устроен ваш распорядок дня, почему вы не сможете прийти на встречу или принести пакет пончиков на игру двух команд Малой лиги.

У длинного списка адресов есть и другой недостаток (особенно если вы пересылаете чужое письмо). Многие не хотят, чтобы их адрес знали десятки незнакомых людей, — а вы его невольно разглашаете. Чтобы этого избежать, вбивайте адреса в поле «скрытая копия» (ВСС, black carbon copy).

Рукописи, изображения, видео и другую информацию можно пересылать в виде прикрепленных файлов. Однако если эти файлы слишком большие, их придется долго скачивать, они займут много места в памяти компьютера вашего адресата. Программы-архиваторы позволяют «сжать» некоторые вложения до приемлемых размеров. Для пересылки особо «тяжелых» файлов воспользуйтесь сайтами вроде YouSendIt.com или Pando.com. Но, если и тут вы потерпели неудачу, остается последний вариант: запишите файлы на компакт-диск. Его можно передать из рук в руки или переслать обычной почтой.

Опасайтесь вложений в письмах от незнакомцев — они могут содержать вирусы, которые выведут из строя операционную систему вашего компьютера. Никогдане открывайте вложения, если адрес вам незнаком, а текст письма сообщает «Вот файл, который вы просили».

Чтобы не создавать ненужных вложений, полезно скопировать текст, который вы набрали в программе Word, и вставить его в тело письма.

Отправляя электронное письмо, мы ждем скорого ответа. Большинство отправителей рассчитывают, что им ответят в течение 24 часов. Простительна задержка в двое суток. Однако тянуть с письмом еще дольше — значит проявлять неуважение к тому, кто вам пишет. Если вы не укладываетесь в эти сроки, дайте хотя бы знать, что получили письмо и развернуто ответите позже (лучше сразу указать, когда именно). Другой вариант — установить почтовый автоответчик, который будет уведомлять ваших корреспондентов, что до такой-то даты вы отсутствуете. Каждый день выделяйте время на то, чтобы поработать с почтой — и тогда ваш почтовый ящик не переполнится неотвеченными письмами.

Одни имеют привычку держать свой почтовый ящик пустым, другие берегут каждое письмо. Полезно завести отдельные папки на диске и класть в них письма, отсортированные по темам, но при этом сохранять только те, которые могут понадобиться в будущем. Чем логичней устроена ваша система папок, тем проще вам будет отыскать в ней нужное письмо.

Многим трудно удержаться от того, чтобы лишний раз проверить почту. Эта привычка может превратиться в зависимость. Когда мы проводим слишком много времени перед компьютером или слишком часто заглядываем в свой коммуникатор, мы жертвуем другими делами и выпадаем из графика. Если вы желаете покончить с привычкой проверять почту каждые две минуты — пора взять под контроль свою дофаминовую систему и переднюю часть поясной извилины, которые управляют зависимостями. Для этого годятся такие стратегии:

• Составьте расписание сеансов работы с почтой. Желательно, чтобы они занимали не больше часа в день.

• Если вы считаете, что ответ на какое-нибудь письмо отнимет у вас одну-две минуты, не откладывайте его на потом — ответьте сразу. А потом переходите к другим делам.

• Установите почтовые фильтры, которые автоматически отсеивают спам.

Время от времени в разгар рабочего дня друзья и коллеги пересылают вам анекдоты, «письма счастья» и так далее. Тактично намекните, что вы от этого не в восторге. Мой приятель, который сочиняет сценарии комедий, получал по двадцать сообщений с анекдотами за день. В конце концов он не выдержал и разослал всем друзьям и коллегам гневное письмо, где жаловался, что устает от чтения анекдотов, и просил себя от них впредь избавить. Это сработало. Признаться честно, с тех пор я не отправил ему ни одного нового письма.

«Письма счастья» — это обычно спам, который мешает работе. Не стоит их пересылать дальше — смело отправляйте в корзину. Подумайте дважды, прежде чем кликнуть по ссылке «Отписаться»: этим вы дадите знать отправителю, что его сообщение прочитано вами, и тогда на вас обрушится шквал спама и вирусов. Либо стирайте нежелательную почту сами, либо доверьте это программе, которая автоматически удаляет (или отправляет в карантин) подозрительные письма.

Если вы преждевременно кликнули «Отправить», не спешите слать вслед стандартное «уведомление об отзыве». Лучше в следующем письме признайтесь адресату в оплошности и доступно и коротко объясните, что собирались сообщить. Чтобы как можно реже оказываться в такой ситуации, полезно заполнять поле «Кому» не раньше, чем текст письма будет окончательно готов.

Дословный перевод английского термина instant messaging— «мгновенная пересылка сообщений». Интернет-мессенджеры задумывались для того, чтобы без задержек, свойственных электронной почте, обмениваться короткими репликами о личном, однако на поверку оказались ценным рабочим инструментом. Многие из деловых людей предпочитают интернет-мессенджеры телефону: так быстрей и проще.