Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц
У первых лиц – генеральных директоров или вице-президентов компаний – нет времени на анализ лишней информации и распутывание витиеватых рассуждений. Их рабочий день расписан поминутно. К сожалению, лишь очень немногие из нас умеют излагать свои мысли так, как того требуют первые лица, – коротко, ясно, "бeз воды". А ведь от умения правильно выстроить логику своего предложения или структурировать отчет может зависеть успех вашего проекта или даже ваша карьера.
Прочитав эту книгу, вы узнаете о том, каковы особенности первых лиц. Научитесь правильно формулировать цель своего обращения "наверх". Сможете создать структуру документа и написать текст, работающий на достижение этой цели. Вы научитесь писать кратко. И удивитесь тому, как часто ваши отчеты и предложения будут встречать понимание и согласие.
Редактор В. Подобед
Руководитель проекта А. Деркач
Корректор С. Мозалёва
Компьютерная верстка М. Поташкин, К. Свищёв
Художник обложки М. Лобов
Выжимка книги
Вероятно, вы уже просмотрели оглавление. Если все то, что там упоминается, вам прекрасно известно, примите мои поздравления: по-видимому, вы в совершенстве владеете языком первых лиц или сами принадлежите к их числу. Моя книга вам не нужна.
Если после просмотра оглавления у вас остались вопросы вроде «Что имел в виду автор?» или «Как сделать то, что предложено в названии конкретной главы?», уделите десять минут прочтению выжимки книги. Возможно, этого окажется достаточно, – и тогда я порадуюсь за вас.
Если же выжимка показалась вам слишком концентрированной и потому непонятной или вас заинтересовали подробности, тогда прочтите всю книгу. Она поможет вам освоить тот язык, которым написана выжимка, – язык, позволяющий беречь свое и чужое время.
Введение
• Первые лица – это те люди, которые находятся на вершине организаций и принимают важные для вас решения.
• Они очень заняты. Поэтому самые распространенные способы общения с ними – короткие текстовые документы и электронные письма.
• В этой книге рассматриваются два основных вида документов для первых лиц: отчеты и предложения.
• Далеко не каждый из нас умеет излагать свои мысли так, как этого ждут первые лица: коротко и ясно, «без воды».
• От этого умения зависит не только решение конкретных рабочих вопросов, но и ваша карьера. Ваши инвестиции сил и времени в развитие этого умения обязательно окупятся.
• В основе книги лежит практический опыт автора в роли консультанта, работающего с первыми лицами, и в роли первого лица – генерального директора компании «ЭКОПСИ Консалтинг».
Часть 1. Каковы особенности первых лиц, обусловленные их ролью?
Первые лица мыслят масштабно
• В фокусе внимания первых лиц, как правило, находятся крупные вопросы: стратегические и персонально значимые цели; удовлетворенность заинтересованных групп; межфункциональная координация; возможности для прорывного развития организации; стратегические риски и другие «большие темы».
• Не следует загружать первых лиц мелкими вопросами, которые можно легко решить без их участия.
• Если мелкий вопрос нельзя решить без вовлечения первого лица, необходимо быть особенно кратким и заранее проработать вопрос до такой степени, чтобы решение можно было принять моментально.
Первые лица нацелены на результат и не хотят ждать
• Для большинства первых лиц результат важнее процесса.
• На языке первых лиц результат описывается в терминах достижения, а не выполнения. Результат – это эффект.
• Первые лица нетерпеливы. Они хотят получить результат незамедлительно.
• Не следует давать невыполнимые обещания лишь потому, что их хочет услышать нетерпеливый адресат. Указывать напряженные, но все же реалистичные сроки трудно, но необходимо.
Первые лица прагматичны
• Первые лица думают не только о стратегии, но и о ее реалистичности и исполнении. Большинству из них приходится мыслить глобально, а действовать локально.
• Они всегда хотят знать цену вопроса и размер отдачи от предложенного решения. Их интересуют также механизмы, сроки и вероятность получения отдачи и источники необходимых ресурсов.
Первые лица критичны
• Первые лица знают, что ситуация никогда не развивается точно по плану и что ошибки неизбежны.
• Они знают, что многие авторы предложений и отчетов не видят ясной картины реальности или намеренно искажают ее.
• Они не склонны доверять чужим суждениям, не основанным на фактах. Они верят цифрам и фактам только после проверки.
• Они «включают скептика» еще и потому, что хотят проверить автора – понять, в какой мере он заслуживает доверия.
• Они по-разному относятся к информации в зависимости от уровня доверия к автору документа.
Первые лица могут не вписываться в стереотип