Однако по другую сторону баррикад все еще находятся люди, которые привыкли сразу отвечать на все электронные и другие сообщения. Они гораздо ответственнее подходят к решению серьезных проблем. У них отточен навык быстрого отклика вне зависимости от степени важности поступающих писем и звонков. Забавно, но кажется, что эти люди вообще не сталкиваются с вещами, которые мешают работать. Своими собственными сознательными усилиями они создали атмосферу чуткого реагирования на сигналы сети, к которой подключены. Зная, что вы внимательно читаете их сообщения, они подсознательно начинают тщательнее подбирать слова и задумываются об уместности своих писем. Сокращение времени обратной связи благотворно и продуктивно влияет на любые отношения. Они становятся чище – в лучшем смысле этого слова.

Если это происходит в сфере корпоративной культуры (включая семейную), положительное влияние испытывают все системы. Немедленная, но взвешенная реакция сокращает цикл обмена информацией и скорость принятия решения. Не бывает ни коротких замыканий, ни перегоревших предохранителей. Сразу становится явным отвлекающее от дела, неуместное и «токсичное» содержание, но для него не находится болота, где оно могло бы постепенно и комфортно разлагаться.

Проводя корпоративные тренинги в группах своих коллег, мы обучаем людей оперативному реагированию, то есть реагированию сразу, сейчас, чтобы они прекратили «думать о том, что им следовало бы подумать о чем-то». Бездействие не просто понапрасну отнимает энергию – оно часто вызывает разлад, усложняет жизнь и наполняет ее лишними стрессами. Мы показываем, что осознанные действия лучше, чем бессознательная реакция. Речь идет, конечно же, не о «коленном рефлексе» [8] . Осмысленность в ходе обмена информацией не исчезает, а, наоборот, кристаллизуется и возрастает. Общение оказывается более сознательным, ведь оно происходит до того, как ситуация достигнет кризисного уровня. В итоге удается упорядочить незавершенные дела, создать очень четкую систему взаимодействия и научиться принимать решения на ранней стадии возникновения проблемы. При этом ощутимо увеличивается глубина взаимодействия и качество обмена информацией. Но обратите внимание: все, что мы сделали для достижения такого результата, – это поменяли проводку и свечи. Система не избавилась от проблем и сложностей, но теперь их можно замечать гораздо раньше, справляясь с ними быстрее и легче.

– Где находится узкое место вашего личного потока работ? Что написано в самом старом из непрочитанных вами сообщений? Что можно сделать, чтобы больше не думать о нем?

– Есть ли недостатки у системы или списков дел, которые вы использовали для управления собой? Что можно сделать, чтобы они охватывали все необходимое?

– В чем слабость вашей команды (или семьи) с точки зрения приведения дел в порядок? Как можно исправить ситуацию?

Ваша система тем лучше, чем реже вы о ней вспоминаете. Чем меньше она требует внимания, тем более функциональной становится. Вы замечаете ее только тогда, когда с ней что-то не так или когда вы принимаете решение сознательно за ней понаблюдать. Вы хотите работать, думать, творить и делать свои насущные дела, а не фокусироваться на том, как вам это удается. Вы хотите наслаждаться поездкой на автомобиле по красивым местам, а не думать о том, как переключать передачи или пользоваться климат-контролем.

Создание отлаженной и «беззвучно работающей» системы часто становится основным путем к повышению продуктивности. В девяти случаях из десяти системы управления потоками работ не справляются с перегрузкой. Большинство компьютерных программ, созданных за последние двадцать пять лет для помощи в самоорганизации, ценны с точки зрения концепции, но весьма неповоротливы. Если при разработке системы допущены ошибки или же привычки пользователя этой системы не доведены до автоматизма, она буквально «распадется на части» при увеличении объема и скорости обмена информацией.

В качестве примера плохо спроектированной системы можно привести работу с каталогом – регистратором для хранения документов в подвесных папках с ярлыками. Обратите внимание: рост количества документов и скорости наполнения каталога быстро «убивают» его. Ведь часто система просто перестает справляться с горами информации, которую необходимо сохранить. С неудобными переполненными подвесными регистраторами трудно работать. Если же подписывать сами файлы, а не папки, и помещать в каждую папку только один файл (и лучше, если она будет не подвесной), то удастся справиться с прессингом, не капитулировав перед ним. Другой типичный пример узкого места – использование компьютерной мыши в тех случаях, когда клавиатура позволяет сделать ту же самую работу в четыре раза быстрее. Мы часто встречаем опытных специалистов, с трудом обменивающихся информацией и блокирующих свое конструктивное мышление только потому, что слишком много сознательных усилий они тратят на то, чтобы создать сообщение электронной почты, написать текст, вставить адрес и отправить письмо.

Вы должны создать свою собственную, привычную для вас систему управления потоками работ. Вам нужен собственный «базовый лагерь» – только ваш, а также отлаженные до автоматизма средства и навыки. Ведь вы же не хотите перенастраивать способы обработки информации каждый раз, когда пытаетесь сесть и заняться делом. В течение последних двадцати лет я постоянно нахожусь в дороге 250 дней в году и могу успешно трудиться, используя виртуальное рабочее место. Но лучше всего мне работается в моем собственном кабинете, за моим столом, где всегда под рукой все мои папки и инструменты. И где никто не беспокоит. Потому что мне нравится двигаться с максимальной эффективностью – без сопротивления и задержек.