— Излечитесь от зависимости от электронной почты.Прежде всего следует признать, что большинство входящих электронных сообщений не содержат жизненно важной информации. Я всегда слышу такие оправдания: «У нас в офисе все по-другому. Я должна прочитывать письма сразу же, как только они приходят».

Хорошо, может быть у вас так и заведено, но каждый человек, у которого я была инструктором, в итоге признавал, что его бы не уволили, даже если бы он просматривал электронную почту всего дважды в час. А большинство даже называли больший интервал: раз в час, а то и реже.

— Отключите функцию уведомления.Зайдите в раздел настроек почтовой программы и отключите зрительное и звуковое уведомление, чтобы они не искушали вас сразу же по приходе читать новое сообщение. А затем в течение рабочего дня проверяйте почту по такому, например, графику: в 9:00, 11:00, 14:00, 17:00. Или установите для себя другую периодичность.

— Чем меньше вы отправляете писем, тем меньше будете получать.Нам всем приходится отсылать электронные письма, но это не значит, что мы должны порождать бесконечный исходящий поток. Найдите другие способы общения с клиентами и коллегами, например, посредством инструментов управления проектами и группового сотрудничества. Допустим, сообщайте о новых коммерческих предложениях в корпоративном блоге или через социальные сети. Не полагайтесь на электронную почту как единственный способ общения с людьми.

— Электронные письма должны быть короткими.Специалисты по производительности груда рекомендуют ограничивать сообщения тремя-семью предложениями. Думаю, это неплохое правило для большинства видов электронных писем, однако существует опасность потери времени на то, чтобы вписаться в эти рамки. Вместо того чтобы подсчитывать количество придуманных вами фраз, лучше вспомните, что люди обычно пишут ответное письмо в том же стиле, в каком было входящее. Если вы отправите короткое электронное сообщение, то можете надеяться на столь же короткий ответ. Говорят, Кевин Роуз, «мозг» сайта digg.com, в конце всех своих электронных писем оставлял примечание «Отправлено с мобильного телефона», даже если это было не так. Благодаря такой оговорке люди, получив в ответ на свои длинные электронные послания короткие, не обижались и не считали это дурным тоном.

— Помните о конфиденциальности — вернее, ее отсутствии.Прежде чем послать любое электронное письмо, подумайте, как бы вы себя почувствовали, окажись оно вдруг опубликованным на первой странице общенациональной газеты. Не забывайте, что не существует такого понятия, как тайна электронной переписки. Хакеры взламывают частные почтовые ящики, системный администратор у вас на работе, вероятно, тоже их пересматривает. Нажав кнопку «Отправить», вы теряете контроль над своим сообщением. Вы не знаете, как с ним поступит получатель. Поэтому никогда не пишите в письмах о политике вашей компании, не включайте в текст секретную корпоративную информацию, не делайте едких замечаний о клиентах или коллегах. В общем, не пишите ничего такого, что может бумерангом ударить по вас. Но есть и хорошая новость: как только в вашей исходящей корреспонденции станет меньше «пикантных» сведений, вы немедленно заметите уменьшение количества входящей — кому же захочется активно обмениваться только пресной служебной информацией?

Кроме этих простых тактических приемов, являющихся фактически универсальными для всех пользователей электронной почты, в зависимости от индивидуальных потребностей применяется еще и ряд других. Все входящие сообщения обычно относятся к одной из четырех категорий: спам, «К вашему сведению», «Можно ответить немедленно» и «Обработать позже».

Спам.Решить, как поступать с этими письмами, легче всего: их просто надо удалять. Как только вы определили, что данное электронное послание является спамом, избавляйтесь от него навсегда. А чтобы как можно меньше рекламного мусора приходило на ваш электронный адрес, установите мощный антиспам-фильтр.

«К вашему сведению».В сообщениях такого типа содержится информация, которую вам нужно знать, но от вас при этом не требуется определенных действий. Если сообщение короткое, просто прочтите его, и все. На длинное же, например журнальную статью или циркуляр, распространяемый по всей компании, у вас в момент получения может не быть времени. В таком случае поместите его в категорию «Обработать позже» (см. ниже). «Можно ответить немедленно».На эти письма легко ответить сразу же. «На какую дату запланировано завершение проекта?» — «3 ноября». Чтобы набрать и отправить ответ, потребуется меньше 15 секунд, и можно переходить к следующему сообщению. От таких писем в вашем электронном ящике хлам почти не скапливается. Ах, если бы все письма были такими! «Можно, я куплю тебе новую машину?» «Да, пожалуйста». «Обработать позже».Эти письма в основном и являются причиной большинства проблем управления электронной почтой. Они требуют ответных действий, которые совершить немедленно просто невозможно. Если вы твердо намерены взять под контроль электронную почту, то прежде всего должны решить, как поступать с посланиями данной категории. Просмотрите свои старые электронные письма и проанализируйте, какая ответная реакция от вас обычно ожидается. Вам нужно назначить время встречи или проконсультироваться с кем-то по поводу определенной информации, или выполнить поиск в базе данных? Обнаружив определенную закономерность, вы сможете создать стандартную схему ответных действий.

Рассматривайте каждое электронное письмо категории «Обработать позже» как отдельное рабочее задание, и относитесь к нему так же, как к любым другим делам, требующим времени. Представьте себе, что человек, приславший вам это послание, стоит сейчас перед вами в вашем кабинете и просит о чем-то. Как бы вы отреагировали на его просьбу? Записали бы ее в список дел? Внесли в календарь на определенный день? Создали очередной пункт действий в программе проектного управления? Ведь вы бы не смогли просто проигнорировать ее и не дать никакого ответа. В отношении электронных писем из категории «Обработать позже» поступайте так же. А когда выполните необходимое действие, немедленно перемещайте письмо в какую-нибудь другую папку.

В моей почтовой программе имеются еще три папки в дополнение к «Входящим». Самая крупная — «Архив», куда я перемещаю все сообщения после того, как разберусь с ними. В ней я сохраняю все входящие письма, чтобы в будущем в случае возникновения каких-либо вопросов я могла бы найти оригинал. Вторая папка — «Спросите у борца с хламом». Читатели присылают нам вопросы, и мы отвечаем на них каждую пятницу в колонке с аналогичным названием. В этой папке я храню все электронные письма с вопросами читателей до тех пор, пока не отвечу на них, после чего перемещаю в папку «Архив». Наконец, третья папка называется «Прочти меня». Сюда я складываю длинные письма, которые нужно прочесть, но у меня на них не нашлось времени в момент получения. Но перед тем как поместить письмо в эту папку, я убеждаюсь в том, что оно не предполагает от меня каких-нибудь срочных действий. Одновременно я вношу в список предстоящих дел соответствующий пункт, например «К полудню вторника прочесть записку от Анжелы по делу клиента X. Электронное письмо находится в папке „Прочти меня“». В своем дневном распорядке я выделила 15 минут после послеобеденных телефонных звонков на чтение писем из этой папки. Ознакомившись с содержанием сообщений, я перемещаю их в «Архив».