Структура официального текста

Еще раз вспомните про главную цель написания делового текста! Сейчас я отступил от еще одного правила написания формальных писем. Правило звучит так: текст, желательно, должен излагаться последовательно. В нём не должно быть ссылок на абзацы, которые были намного раньше или, что еще хуже, намного позже. Совсем избегать таких ссылок удается не всегда, но их должно быть минимальное количество. При написании документа всегда обращайте внимание на такие ссылки и старайтесь снизить их количество.

Если текст очень длинный, старайтесь разбить его на логические блоки. Иногда полезно в конце логического блока привести краткое резюме сказанного в нем. Блок может содержать пояснения и обоснования некоторой мысли. Эти объяснения могут отвлечь от самой мысли, так что коротко ее сформулировать в конце будет полезно. Если письмо короткое, относится к одной теме, то резюме можно сделать одно, в конце или самом начале текста. Стиль написания текста, когда вы сначала формулируете мысль, а потом ее обосновываете, применяется в обращениях к очень занятым людям, чтобы они могли из первых же строчек документа понять, о чем речь, вдуматься, согласиться сразу, не читая, или, если у них возникнут вопросы и сомнения, прочитать обоснование.

Сложные предложения

Старайтесь писать простыми предложениями. Такой текст получится, может быть, не очень красивым, но понятным и легко читаемым. Избегайте словесных конструкций, которые путают читателя и затеняют смысл. В художественной литературе допустимо использование витиеватых предложений со множеством запятых. Но в наше время даже художественные произведения пишутся все более простым языком. В общении по делу упражняться в словесности неуместно. Применяя сложные предложения (в нашем языке без них иногда невозможно обойтись), старайтесь сделать их минимальной длины, с минимальным количеством составных частей. Если пунктуация (расстановка знаков препинания) в полученном предложении вызывает у вас затруднение, то это верный признак того, что предложение слишком сложное. Его необходимо переформулировать.

Перечитайте предложение, которое вы написали. Вам самому понятен его смысл?

Пунктуация и разметка

В деловом тексте применяются правила пунктуации русского языка. Но есть и некоторые дополнения. Не следует часто употреблять восклицательные и вопросительные знаки. Не применяются повторяющиеся восклицательные знаки («!!!»), а также «?!».

Обратите внимание на следующие правила написания знаков препинания: перед знаком препинания пробел не ставится, пробел ставится после знака препинания. Текст получается красивым и аккуратным. Такое написание знаков препинания является общепринятым стандартом. Если вы пишете по-другому, это будет вызывать раздражение читателя. Вам нужно раздражать человека, от которого вы что-то хотите получить?

В тексте очень редко могут использоваться подчеркивания и выделение жирным шрифтом. Но не злоупотребляйте этим. Не следует подчеркивать или выделять жирным шрифтом более трех-четырех слов подряд. Достаточно выделить одно слово. Внимание человека будет привлечено не только к нему, но и к соседним словам. Выделять имеет смысл действительно важные и особенные замечания. На одной странице печатного текста может быть не более двух (в очень редких случаях – трех) выделений.

Лексика делового языка

В этой книге мы не ставим перед собой задачу привести лексический словарь делового русского языка. Таких словарей достаточно и в Интернете. Остановимся лишь на основных принципах.

В деловых бумагах нужно употреблять слова в их общепринятых значениях. Старайтесь выбирать слова так, чтобы они не допускали двойное толкование. Приведу пример. Моя супруга как-то раз кричит мне: «Иди, забей котят доской». Имелось в виду, что котята подросли и стали выползать на лестницу, где им не место. Нужно было к ящику прибить доску, чтобы они не вылезали. Но с моей младшей сестрой, которая была совсем не в теме, после этой фразы чуть не случилась истерика. Если все-таки нет возможности сформулировать мысль так, чтобы она воспринималась однозначно, то обязательно дополнительно поясните сказанное в тексте.

Не используйте слов, которые в словарях классифицируются как разговорные и простонародные. Например, «побольше», «говорливый» и т. д.

Дополнительно обратите внимание на следующие особенности делового русского языка: названия некоторых профессий в формальной лексике бывают только в мужском роде. Например, следует писать «врач», «секретарь», «помощник», «учитель», в том числе в отношении женщин, которые работают на таких должностях. Правильно будет звучать так: «Я уважаю своего учителя. Она была строгой, но сделала многое для меня», «Секретарь моего начальника закончила МГУ».

Грамматика

Грамматика в деловых письмах нужна не для того, чтобы показать, какая (какой) вы образованная (образованный), а для того, чтобы текст легко читался. Придлажения, езабилующие грыматическими ошбками, очин тижало чятать. На предыдущем предложении вы в этом, вероятно, убедились. Большинство современных текстовых редакторов имеют функцию проверки правописания, пользуйтесь ею. Она, конечно, выловит не все ошибки, да и бог с ним. Те ошибки, которые она не найдет, вероятно, не будут резать глаза и Вашему контрагенту.