Накануне события следует связаться со всеми участниками, запросить подтверждение присутствия и составить окончательный список. Если сочтете нужным – изготовить бейджи. Это может быть особенно уместно при проведении долгосрочных мероприятий, предполагающих широкое кулуарное общение. В день события участников должны встречать сотрудники компании, которых можно легко было бы найти среди присутствующих (бейджи, фирменная одежда и т. п.).

Следует помнить, что по окончании семинара работа не заканчивается. На следующий день обязательно нужно поблагодарить участников – письменно или устно, а также предоставить СМИ информацию о нем. Примерно через неделю, в спокойной обстановке, стоит обсудить как все успешные находки, так и допущенные недочеты, записать для себя рекомендации, чтобы учесть их при организации следующих мероприятий.

Полезно вести документ в удобной для вас программе – Excel ли, Project ли, неважно, главное, чтобы он отражал все, даже самые мелкие работы, исполнителей, контролирующих, сроки и бюджет по каждой из них. Это позволит ничего не забыть.

Слухи в помощь

Вопрос:

Я руководитель студенческой команды UniPRo. Мы занимаемся организацией встреч известных PR-специалистов России с профильным студенчеством МГУ им. М. В. Ломоносова. Совсем скоро у нас будет первая встреча, хотелось бы посоветоваться, какими бы нестандартными, интересными способами привлечь нашу целевую аудиторию на подобные мероприятия?

Владислав Грядунов

Ответ:

Честно говоря, Ваш вопрос удивляет. Мне кажется, студенты должны практиков на фантики растаскивать в мгновение ока. И самостоятельно эту информацию зубами вырывать из тех, кто может ею обладать. А те, кто сам не ищет возможностей профессионально обогатиться, нужны ли вообще на этой встрече?

Единственное, что сразу приходит в голову: создание искусственного информационного вакуума, дефицита и, как следствие, ажиотажа. Расскажите “по секрету” о встрече самым активным людям – лидерам мнения. Скажите, что их Вы уже зарегистрировали, а остальным нужно поторопиться, поскольку число мест ограничено. Думаю, слух расползется.

Можно оставить на столах открытые тетрадки с перепиской, в которой будет информация о событии. Якобы люди на лекциях переписывались и забыли. Любопытные смогут прочитать.

Вопрос:

Мне необходимо организовать участие в профильной выставке инвестиционной компании. Какие действия – стандартные шаги, дополнительные услуги и мероприятия – следует предпринять в связи с этим? Что может быть наиболее эффективно для продвижения и привлечения клиентов, если это вообще целесообразно посредством такого инструмента, как выставка?

Анна

Ответ:

В первую очередь необходимо собрать максимально возможную информацию об организаторе мероприятия и, что особенно важно, о будущих участниках. Насколько представительное предполагается сборище, интересно ли вам присоединиться к нему? Если ответ положительный – связаться с оргкомитетом и запросить необходимые для участия документы (заявления, проект договора участника, реквизиты для оплаты, планы размещения и типы стендов, программу и др.). Определиться со стоимостью своего участия и заключить договор. Затем подготовить информацию о себе для каталога выставки и отправить контактному лицу в оргкомитете, параллельно и как можно раньше следует заказать в рекламном агентстве экипировку для стенда – баннеры, постеры, полиграфическую рекламную продукцию (листовки, буклеты, презентационные диски). Для этого – подготовить необходимую графику (логотип, картинки) и текстовую информацию, нелишними будут и собственные макеты.

Насколько эффективно участие в выставке, можно судить по другим участникам, анализируя их презентационную деятельность. Без учета конкретного сегмента рынка трудно сказать что-либо определенное, но в любом случае возможности самопрезентации на выставке весьма ограничены самим форматом мероприятия, скажем, в сравнении с рекламой в СМИ или BTL. Максимум, чем вы можете выделиться среди участников, – это проведением каких-то акций или пресс-конференции руководства компании. Если принято решение о необходимости таких действий, следует включить их в договор с оргкомитетом выставки, запланировав заранее.

Обязательно нужно использовать участие в выставке как информационный повод, подготовив и распространив информацию о компании, приуроченную к событию, в соответствующие СМИ, особенно если планируются акция или пресс-конференция. И

Вопрос:

Я являюсь представителем крупнейшей в Испании языковой школы Vaughan Systems в Москве, которая в большей степени специализируется на обучении сотрудников и топ-менеджеров различных компаний. На этот год на Москву мы имеем бюджет $60 ООО на PR в СМИ. Мне хотелось бы получить Вашу консультацию по следующим вопросам:

1. При наличии достаточно скромного бюджета стоит мне сконцентрироваться на поиске небольших PR-агентств или также рассматривать крупные?

2. Стоит ли рассматривать опыт данных агентств в сфере образования?

3. Существуют ли сайты, на которых я мог бы более подробно ознакомиться с интересующими меня агентствами?

4. Имеет ли смысл организовывать тендер?