– Для управления поручениями в ситуациях, когда поручений много и одни связаны с подразделениями, а другие с проектами; когда некоторые поручения объемны и нуждаются в разбиении на несколько подзадач, распределяемых между разными исполнителями.

– Для выработки в компании более жесткой исполнительской дисциплины, чем предполагают классические инструменты Outlook: когда нужно жестко зафиксировать переписку по задаче, запретить исполнителю самостоятельно редактировать задачу или отмечать ее как выполненную без одобрения руководителя, разграничить права доступа сотрудников к разным задачам и т. п.

– Для упрощения согласовательных процедур в компании, когда есть много оперативных вопросов, требующих согласования разных служб или разных сотрудников, и при этом нет формализованной системы электронного документооборота либо эта система слишком тяжеловесна и не охватывает значительную часть повседневных управленческих взаимодействий.

«Организатор задач Outlook» хорошо сочетается с классической линейкой услуг «Организации Времени» – внедрением корпоративных стандартов тайм-менеджмента на Outlook, тренингами по тайм-менеджменту. Но в принципе может применяться и самостоятельно либо с небольшой поддержкой, применением готовых обучающих продуктов (видеокурсов, веб-кастов).

Для индивидуальных пользователей «Организатор задач Outlook» также может быть полезен, позволяя декомпозировать личные цели и проекты на задачи и подзадачи. Но максимальный эффект, конечно, достигается при корпоративном применении этой программы.

Напишите нам на info@improvement.ru и закажите пилотную установку десяти лицензий «Организатора задач Outlook» для вашей организации со специальной скидкой. Укажите ваши контактные данные (Ф.И.О., должность, компания, телефон), в поле «Тема» напишите «Организатор задач Outlook со специальной скидкой: книга Формула времени».

Ключевое направление в современном тайм– менеджменте – использование онлайн-технологий. В «Организации Времени» мы разработали концепцию «Работа 2.0», которая помогает радикально сократить непроизводительные расходы времени, повысить степень вашей свободы и ваших возможностей в работе и жизни. Читайте книгу «Работа 2.0: прорыв к свободному времени» (М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010). Данное приложение основано на материалах из нее.

Нехватка времени – проблема, с которой сталкивается практически любой руководитель. При этом можно быть целеустремленным, организованным, эффективным, разумно планировать свое рабочее время… И тем не менее страдать из-за плохой организации времени коллег и подчиненных.

Ваша личная эффективность напрямую зависит от того, как выстроены процессы управления временем в вашем подразделении и в компании в целом. Зачастую в современных российских компаниях отсутствует единый подход к тайм-менеджменту. Кто-то пользуется ежедневником, кто-то Outlook; некоторые отвечают на электронные письма мгновенно и ждут того же от коллег, а некоторым приходится перезванивать и уточнять, получили ли они ваше письмо; кто-то тщательно готовится к совещаниям, а кто-то пытается вникнуть в суть вопроса прямо по ходу дела, тратя впустую время всех собравшихся…

Никого не удивляет, что в любой компании есть общие правила управления деньгами. Потратив деньги в командировке, нужно сделать авансовый отчет – это понятно, очевидно, и форма отчета едина для всех. Но поскольку время тоже деньги, а часто и дороже денег, то такие же единые, понятные, соблюдаемые всеми правила должны быть в компании относительно времени.

Если вы хотите эффективнее использовать время своих подчиненных и выработать общие правила работы с временем в команде, общую культуру уважения ко времени, полезно начать с формирования корпоративных стандартов, регулирующих основные аспекты тайм-менеджмента. Мы выделяем их пять: стандарт планирования времени, стандарт управления задачами, стандарт управления совещаниями, стандарт управления коммуникациями (в том числе электронной перепиской), стандарт управления секретариатом.

Принципы этого стандарта достаточно просты.

– Все руководители и сотрудники планируют свое время (встречи и крупные «бюджетируемые» задачи) исключительно в календарях Outlook. Приглашение на встречу осуществляется только через Outlook, без телефонных звонков и электронных писем.

– Все записи в календарях, за исключением встреч, помеченных галочкой «частная», доступны коллегам в соответствии с корпоративной политикой, регулирующей, кто и чьи календари может видеть, редактировать, назначать встречи в них напрямую и т. п.

– При ведении календарей используется единый стандарт внесения информации: цветовая разметка встреч, ключевые слова в названиях, использование вложений (повестка совещания, схема проезда на внешнюю встречу).

– Зафиксированы правила и принципы планирования дня (сколько времени остается в качестве резервов, как выделяется время на «важное, но не срочное»…), принципы резервирования чужого времени (критерии приоритетности различных встреч, правила их переноса и т. п.).

Такая система дает существенный прирост управляемости для руководителей и удобства работы для всех. Всегда видно, кто чем планирует заниматься и где находится. Собирая совещание, вы можете легко включить календари необходимых вам людей и выбрать наиболее удобное время (в Outlook даже есть функция автоматического поиска подходящего времени). На рисунке ниже вы можете видеть пример коллективной работы с календарями в «Организации Времени».