5. Доказательства из систем, контролируемых и не контролируемых сторонними организациями (субъектами). Если есть сторонний субъект, заинтересованный в обеспечении достоверности и надежности данных, то такие данные, без сомнения, весьма надежны. Классическим примером являются данные государственных структур, осуществляющих регистрацию, например сделок с недвижимостью или таможенных процедур.

6. Оригинал и копия. Как ни странно, в целом особых различий нет. Просто психологически копия часто воспринимается как менее достоверная по сравнению с оригиналом.

7. Доказательства, имеющие только подпись и имеющие подпись и фразу, написанную рукой подписавшего. Это момент весьма специфичный. Однако если дело дойдет до определения личности составителя или подписанта документа с помощью графологической экспертизы, то второй вариант позволит это сделать. По одной только подписи невозможно установить личность ее автора.

Процесс документирования приводит к созданию рабочей документации. Любое ПВА выигрывает от внедрения оптимальной системы документирования работы в рамках аудиторских проектов. Наличие такой системы имеет ряд следующих существенных плюсов:

– Контроль качества выполнения работы на проекте. Существует две ситуации, когда наличие рабочих документов однозначно позитивно сказывается на повышении качества работы аудиторов. Во-первых, руководителю ПВА, в состав которого входит более шести-семи аудиторов, сложно контролировать ход работы без использования рабочей документации. Во-вторых, руководитель ПВА должен обязательно культивировать документирование, если в проекте участвуют новые сотрудники, возможности которых еще до конца не ясны. Компромиссным вариантом является контроль исполнения работы со стороны более опытных сотрудников. Тем не менее документирование обеспечивает более объективную оценку действий новых сотрудников.

• Тренировка коммуникативных и аналитических навыков. По сути, у многих сотрудников, особенно не участвующих в формировании отчета, нет иной возможности совершенствовать свои коммуникативные (в большей степени) и аналитические навыки, кроме как в процессе составления рабочих документов. Также это позволяет заранее выявлять слабые места в подготовке сотрудников ПВА и своевременно организовывать их обучение.

• Доказательство позиции по результатам аудита. Документирование способствует формированию более целостных и качественных доказательств, так как заставляет аудитора формировать и проверять причинно-следственные связи в ходе работы.

• Соблюдение принципа воспроизведения. Один из фундаментальных принципов методологии внутреннего аудита. Для его соблюдения необходимо обеспечить возможность любому сотруднику ПВА повторить работу другого сотрудника ПВА и прийти к тем же выводам. Без документирования работы сделать это практически невозможно. Объем и прочие характеристики документирования для соблюдения принципа воспроизведения могут определяться индивидуально для каждого объекта аудита и могут быть частью унифицированной методологии. Выбор во многом остается за руководителем ПВА.

• Формирование статистической базы. В данном направлении особых ограничений нет. Однако в первую очередь имеет смысл создавать базу по рискам, выявленным в ходе проектов, особенно тем, разобраться с которыми в ходе проекта не удалось. Это позволяет более осмысленно формировать тематику последующих аудитов как того же объекта, так и сопоставимых объектов аудита. Кроме того, наличие статистической базы определенным образом автоматизирует последующие проекты аудита, в первую очередь за счет устранения необходимости заново устанавливать все причинно-следственные связи. Например, по результатам аудита процесса «Персонал» было установлено, что основная причина текучести на предприятии заключается в низком уровне оплаты труда. При следующем аудите того же или другого процесса на том же предприятии при сохранении того же уровня текучести достаточно убедиться в отсутствии других причин и сохранении того же уровня оплаты труда, чтобы сделать вывод. Кроме того, выявленные причинно-следственные связи можно в первую очередь проверять при аудите сопоставимых объектов. Мощная статистическая база может упростить аудиторский процесс вплоть до аудита, полностью построенного на использовании чек-листа.

• Обеспечение соблюдения принципа преемственности. При отсутствии документирования в случае полного или существенного изменения команды внутреннего аудита большая часть ранее достигнутого утрачивается. Таким образом, с одной стороны, обеспечение принципа преемственности – это задача акционеров (для поддержания тонуса системы внутреннего контроля), с другой стороны – задача менеджмента, для сохранения потенциала института агентов изменений (аудит чаще многих других функций выступает с предложениями об изменениях). Парадокс заключается в том, что те и другие вряд ли представляют себе влияние документирования на обеспечение выполнения данных задач.

Что касается существенных минусов документирования, то по большому счету минус только один – эффективное документирование требует существенных затрат ресурсов. Например, с точки зрения времени документирование работы по аудиту процесса может занять в среднем 60–80 % времени, затраченного на выполнение самой работы. И это не считая времени устранения замечаний в рабочих документах по результатам их просмотра руководителем команды аудиторов.

Также хотелось бы обратить внимание на несколько нюансов, которые могут повысить эффективность и качество документирования.