Шрифт:
Срочные, но менее важные дела (III группа) порой подавляют руководителя именно своей срочностью. Однако надо найти в себе мужество отказать срочным неважным делам, а заняться важными, если они есть. Имей в виду, что срочные, но неважные дела появляются, когда коллегам что-то от тебя нужно, чаще всего – помощь в решении своих личных задач. Они готовы оторвать тебя от дел, создав мнимую срочность.
Несрочные и неважные дела (IV группа) не следует выполнять вообще. Либо заниматься ими во время отдыха.
Важно:
важные и несрочные дела очень быстро становятся срочными и важными!
Отдых – как ни странно, также может быть инструментом тайм-менеджмента. Дело в том, что правильный отдых оптимизирует время. К тому же во время отдыха мозг переключается и тебя могут посетить отличные рабочие идеи.
Есть замечательная притча об отдыхе:
В финал соревнования лесорубов вышли русский и финн.
Дали каждому делянку леса и три дня сроку, кто больше сделает.
Русский начал рубить изо всех сил. Рубит и прислушивается, как работает финн. А тот то и дело останавливается.
«Конечно, я выиграю, – думает русский, – я же работаю больше».
Прошло три дня. Выходит русский из леса, измученный и обессилевший. И узнает, что по итогам выиграл финн. Изумленный русский спрашивает соперника: «Как так вышло, я же работал без остановки?» И слышит в ответ: «Пока ты работал, я правильно отдыхал и точил топор».
Что значит «правильно»? У Маяковского есть замечательный совет: «Товарищ, запомни правило простое: работаешь сидя – отдыхай стоя». А известный физиолог Павлов давным-давно сказал, что лучший отдых – это смена видов деятельности.
Пакет MS Office – отличный помощник в бизнесе и в тайм-менеджменте, если научиться пользоваться им чуть лучше, чем обычный пользователь. По статистике мы используем 10–15 % возможностей Еxcel, Word, Outlook, PowerPoint, а возможности, заложенные в этих программах, очень велики. Владение ими увеличит скорость работы в разы. Не поленись изучить эти инструменты. Процитирую советский мультик: лучше день потерять, потом за пять минут долететь.
Я, конечно, не буду здесь обучать тебя навыкам пользования MS Office, так как для этого потребуется написать несколько книг. Дам лишь несколько полезных советов.
Выучи «горячие клавиши» – сочетание клавиш, нажатие которых сразу реализует какую-то функцию. Все знают про Ctrl + V и Ctrl + С, но сочетаний клавиш намного больше. Отсутствие необходимости каждый раз открывать меню функций существенно ускоряет процесс работы. Тебе не помешает освоить «слепой» метод печати. Выучив его, ты увеличишь общую скорость работы на 5–10 %, а если тебе приходится много писать – то в разы больше.
В Еxcel есть огромное количество формул и макросов, которые могут автоматизировать процесс и сэкономить до 80 % времени. Более подробно автоматизацию процессов я опишу в следующей книге.
Самое сложное – заставить себя изучить MS Office глубже, чем этого требует текущая работа.
Что мешает
Time killers – убийцы времени, которых в нашей современной жизни становится все больше и больше. Если посмотреть на SWAP-анализ по параметрам «интерес» и «важность», то «тайм-киллеры» окажутся в квадранте «не важные, но интересные». Это может быть блуждание в интернете, социальные сети, телефонные звонки, перекуры с коллегами (читай: болтовня), компьютерные игры и многое другое.
У каждого человека свои time killers, их важно знать в лицо и допускать к себе только во время, отведенное на отдых.
Мой главный time killer – интернет, а точнее несколько сайтов, на которых я могу «зависнуть» надолго. Причем отвлекаюсь в секунду. Вроде только что работал, раз – и уже на сайте. Поэтому, если у меня есть важное, а особенно важное и срочное дело, я отключаю Wi-Fi и включаю его только во время запланированного отдыха.
Найди свои time killers, разработай оружие против них, а потом выдели для них время (отдых). Полностью избавляться от них нет необходимости, нужно просто изменить отношение к ним.
Ловушки времени – это неприятные ситуации, в которые мы попадаем из-за личностных особенностей: темперамент, лень, слабость, эгоизм и т. д. Оказавшись в «ловушке времени», мы замедляем процесс работы.
«Ловушек времени» очень много, я опишу некоторые из них:
1. Прокрастинация, или синдром откладывания – часто встречающаяся ошибка. Многим из нас свойственно откладывать дела до последнего. Я сам постоянно борюсь с этой проблемой. Иногда это происходит от излишнего перфекционизма, боязни сделать что-то не идеально. Иногда от страха неудачи. А зачастую – из-за неправильно расставленных приоритетов, а точнее нацеленности на срочность задачи, а не на ее важность. Мы откладываем не срочные, но важные дела, и рано или поздно они становятся очень даже срочными. Как часто бывает, срочными могут одновременно стать сразу несколько дел, и тогда начинается аврал.
Например, всем известно, что к третьему числу каждого месяца необходимо сделать сводку данных. Но многие тем не менее оставляют это на последний день, а там добавляется еще несколько важных дел.
2. Стремление делать несколько дел одновременно чаще всего встречается у холериков и сангвиников. Человек хватается за все и ничего не успевает. Таким людям рекомендуется отключать телефон, интернет и исключать любые коммуникации с людьми, когда они заняты важной работой.