Правило 31. Редко складывается так, что работу может выполнять только один человек. Так складывается в областях техники, для которых роль высокого уровня квалификации и умений относительно велика. Берегите таких специалистов, но старайтесь, чтобы их работа была закончена как можно быстрее. Выполнение работ неподходящими специалистами может потребовать в два-три раза больше времени при вероятном уровне качества ниже требуемых стандартов.

Правило 32. Обычно у людей есть причины выполнять работу так, как они это делают. Большинство людей хотят делать свою работу хорошо, и, если это не получается, скорее всего, они просто не знают, как это нужно сделать или что точно от них ожидается.

Правило 33. Если у вас есть проблема, для решения которой требуется привлечение дополнительных людей, то при наборе людей вы должны действовать подобно повару, который солит пищу понемногу, чтобы не пересолить ее.

Доклады и отчеты

Правило 34. В НАСА определен перечень стандартных докладов и тех должностных лиц, которые обычно их рассматривают. Однажды настроенная, такая система будет бороться за то, чтобы продолжать существовать, так что вам остается максимально использовать ее.

Правило 35. Количество докладов и отчетов увеличивается, но объем содержащихся в них знаний не остается тем же самым; поэтому все ваши диаграммы и презентации должны строиться с учетом этого. Это значит, что вы должны быть способны подготовить такой набор слайдов, который можно будет перетасовывать от одной презентации к другой.

Правило 36. Ничего не скрывайте от тех должностных лиц, которым будут направлены доклады. Их репутация и ваша – на одной линии. Не скрывайте ваши бородавки и прыщи. Никаких оправданий – устанавливайте только факты.

Правило 37. Внешние проверки обычно проводятся в самые жесткие сроки. Поэтому поддерживайте актуальные наборы деловых и технических данных для того, чтобы иметь возможность быстро реагировать на запросы проверяющих.

Правило 38. Никогда не обрывайте ваших подчиненных публично, при посторонних, не отменяйте свои принятые ранее решения о порученной работе. Даже если вы принимаете решение об изменениях, никогда не принимайте на себя ответственность без ваших подчиненных.

Правило 39. Отчеты пишутся не для того, кто их составляет, а для того, кому они предназначены. Если тот, для кого отчет предназначен, не узнает из него ничего нового, то такой отчет неудачен.

Правило 40. Оптимальное количество участников совещания не должно превышать шесть человек. Совещания с большим количеством участников полезны только как информационные (исследования в области научного менеджмента показали, что при количестве участников более 12 человек совещания часто проходят впустую).

Правило 41. Количество отчетов обычно связано со степенью понимания дела руководством (то есть чем меньше руководитель знает и понимает дело, тем больше отчетов он требует). В таких случаях необходимо удостовериться, что данные подготовлены в расчете на среднего человека, немного понимающего рассматриваемые проблемы. Представляйте данные просто и не пытайтесь потрясти ничей интеллект.

Правило 42. Руководители, которые при подготовке отчетов полагаются только на бумаги, часто терпят неудачи.

Правило 43. Документы не оставляют место знаниям. Разница между тем, что отражено в документах, которые составляли на основе определенных представлений о том, что происходит, и действительным состоянием дел может быть велика. Документы обычно статичны и быстро устаревают.

Правило 44. Если вы регулярно представляете месячные отчеты, это еще не дает оснований для того, чтобы опустить что-нибудь в годовом отчете. Если бы руководство исчерпывающе знало и понимало ежемесячные отчеты, оно не нуждалось бы в годовых.

Правило 45. Сокращения (аббревиатуры) – это головная боль. В каждом проекте их могут быть тысячи. Это позволяет рассчитывать на то, что высшие руководители знают сотни таких сокращений. Используйте сокращения в презентациях осторожно, если только вы не ставите своей целью запутать всех.

Правило 46. Помните, что часто проще составить дурацкую бумагу, чем доказать, что она не нужна. Боритесь с необходимостью составления ненужных документов только тогда, когда это действительно может сэкономить значительные силы и время.