Шрифт:
Если это Ваше не первое письмо к корреспонденту, и за время переписки у вас установились отношения более, чем просто формальные, допустимо в конце написать
Тема письма (сообщения)
Subject line
Эта строка информирует получателя письма о содержании последнего.
Re: Your application for the General Manager Position
Subject: Your order of June 2, 2004
Приложение
Encl
Если в письмо вложены любые дополнительные материалы, например, брошюра, рекламный проспект, схема общественного транспорта, Ваше резюме и т.п., то в последней строчке должно быть указано
Encl.
Можно встретить также сообщение о приложении с точкой в конце
Encl. или как Encls. Все три возможности считаются допустимыми.
Если Вы обязательно хотите непременно указать, какие именно дополнительные материалы приложены к письму, то в этом случае строчка приложения выглядит так:
Encl: Resume
Encl: Curriculum Vitae
Encl: Current Price List
Отправить копию
Сс:
Команда Сс: Ms Ann Smith после строчки приложение Encl означает, что копия письма будет послана Ms Ann Smith.
Таким образом, в самом полном виде образцовое письмо должно выглядеть следующим образом:
Cambridge School of Languages
2119 Mill Road *Cambridge *CB1 2AZ *UK
British School Publishing Ltd.
2 Inner Park Road Wimbledon
London 123 45ED UK
Our ref: XY 011 Your ref:
10 July 2004
Dear Ms Higgins
Subject: Your request for New Cambridge English Language Course
Yours sincerely,
Подпись
Ivan Petrov
License Manager
Encl
Cc: Ms Mary Tailor
Безусловно, в Вашем письме могут не понадобиться некоторые частности, как, например, входящий и исходящий номера, копия или приложение. В таком случае вы безболезненно выбрасываете все ненужное из плана оформления письма с сохранением порядка и пунктуации оставшихся частей. Рассмотрите приведенные ниже примеры различных деловых писем. Обратите внимание, что каждое письмо составлено применительно к каждому конкретному случаю.
Пример 1.
Cambridge School of Languages
119 Mill Road
Cambridge CB1 2AZ UK
British School Publishing Ltd.
2 Inner Park Road Wimbledon
London 123 45ED UK
10 July 2004
Dear Ms Higgins
Subject: Your request for New Cambridge English Language Course
Yours sincerely,
Подпись
Ann Smith
License Manager
Пример 2.
Mr A. Abrahamson
Head of the Recruitment Department
The Great Windsor Consulting
175 Abbey Road, London,
SF12 BU 34, UK
Maria Fetisova
10 Fifth Avenue
KL89, New York
09678 USA
August 15, 2004
Dear Mr Abrahams
Re: Chief Technology Officer Position ref. CTO/003
Yours sincerely,
Подпись
Maria Fetisova
Encl: Resume
Пример 3.
Mr W.A. Mozart
Managing Director
Green Brienner Records, Ltd
54 Beetle Brook Road
Fansbury, CN 07896
USA
Maria Fetisova
2 Strawberry Hill
CA 09876, USA
August 19, 2004
Dear Mr Mozart
Agency Agreement
Sincerely yours,
M.Fetisova
Подпись
Encl: Agency Agreement, 2 pages.
Некоторые специальные почтовые отправления
Ниже приведены знаки специальных почтовых отправлений. Это полезно знать, чтобы понять, какой почтой Вам пришло, письмо и какой почтой посылать ответ.
Air mail – отправить авиа почтой.
EXPRESS – срочная доставка... Для таких целей пользуются услугами как государственных экспресс – компаний, так и частных. В этом случае на почтовом отправлении указана компания, осуществляющая доставку... Обычно для доставки срочных материалов существуют гарантированные сроки.