Перед началом инвентаризации бухгалтер должен представить комиссии данные бухгалтерского учета, в которых зафиксированы перечень и стоимость имущества фирмы. Регистры учета должны содержать:

• дату и наименование той или иной хозяйственной операции;

• сумма по той или иной хозяйственной операции;

• остатки по счетам бухгалтерского учета на начало и конец периода.

Руководитель инвентаризационной комиссии обязан завизировать приходные и расходные документы и сделать в них запись «до инвентаризации на (дата)».

На основании этих документов комиссия определяет стоимость имущества и обязательств фирмы к началу инвентаризации. Эти данные заносят в инвентаризационные описи и акты (графа «По данным бухгалтерского учета»).

Инвентаризационная опись (акт) – это документ, в котором отражаются результаты проведенной инвентаризации. Для каждого вида имущества существует определенная форм акта.

Инвентаризацию имущества проводят с участием материально-ответственных лиц (кладовщиков, кассиров). С этих работников берут расписки в том, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные – списаны и все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

Опись должна быть подписана всеми члены комиссии и работниками, ответственными за сохранность имущества. Если в документе не будет хотя бы одной необходимой подписи, результаты инвентаризации могут быть признать недействительными. Опись хранят в архиве фирмы не менее пяти лет.

Фактическое наличие находящегося в организации имущества при инвентаризации проверяют путем подсчета, взвешивания, обмера.

Если инвентаризация проводится в течение нескольких дней, то складские помещения после ухода комиссии каждый раз опечатываются.

До начала инвентаризации основных средств необходимо проверить:

• заполнены ли инвентарные карточки, книги и описи;

• есть ли техпаспорта и другая техническая документация на основные средства;

• есть ли документы на сданные либо взятые в аренду или на хранение основные средства.

В ходе ревизии комиссия должна осмотреть объекты и внести в описи их полное наименование, назначение, инвентарные номера, основные эксплуатационные и технические показатели. При инвентаризации объектов недвижимости необходимо проверить наличие документов, подтверждающие право собственности на них.

Всю информацию по основным средствам инвентаризационная комиссия заносит в опись формы № ИНВ-1. Если основное средство было реконструировано, либо модернизировано или переоборудовано, после чего изменилось его назначение, то вносить объект в опись должны в соответствии с новым назначением.

Однотипных объекты (станки, инструмент, хозяйственный инвентарь и т. д.) вносятся по группам. Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально, указав их заводские номера (по техпаспорту изготовителя), год выпуска, назначение, мощность и т. д.

Инвентаризацию основных средств, которые в период ее проведения находятся вне фирмы (например, транспорт, находящийся в рейсе или на капитальном ремонте), проводят до момента их временного выбытия.

На основные средства, пришедшие в негодность и которые невозможно восстановить, составляется отдельная опись, в которой указывается время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые привели его в негодность (порча, полный износ и т. д.).

Рассмотрим пример заполнения инвентаризационной описи основных средств № ИНВ-1.

Основные средства: Станки по резке металла

находящиеся: в собственности организации

Местонахождение: г. Саратов, ул. 2-ая Садовая д. 132/45 корпус А.

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на основные средства сданы в бухгалтерию, отражены в регистрах учета и все основные средства, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Лицо(а), ответственное(ые) за сохранность основных средств:

Итого по описи: количество порядковых номеров: Один____

(прописью)

общее количество единиц фактически: Один____________

(прописью)

на сумму, руб. фактически: Сорок четыре тысячи рублей 00 копеек

(прописью)

_____________________________________________________________________

Все основные средства, поименованные в настоящей инвентаризационной описи с № 1 по № 1, комиссией проверены в натуре в моем (нашем) присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею (не имеем). Основные средства, перечисленные в описи, находятся на моем (нашем) ответственном хранении.