9. Опоздания

Кажется, некоторые люди готовы опоздать даже на собственные похороны. Они мешают проведению собрания тем, что опаздывают, а потом отвлекают других, пытаясь выяснить, о чем говорилось до их прихода.

Ваши действия: ни в коем случае не прерывайте собрание, когда заходит опаздывающий. Достаточно поприветствовать его кивком головы. Следите за тем, чтобы внимание присутствующих было сосредоточено на выступающем, а не на нем. Хороший способ привить своим служащим пунктуальность — объявить, что последний из вошедших будет вести протокол собрания или делать какую-то другую неприятную всем работу.

10. Плохой председатель

Возможно, какой-то человек настаивает на том, чтобы быть председателем собрания, но плохо справляется со своими обязанностями. Он может навязывать присутствующим свою точку зрения или, наоборот, быть безучастным к ходу дискуссии.

Ваши действия: предложите менять председателя собрания и каждого участника назначать председателем в порядке очереди. «Забудьте» об этом человеке, когда подойдет его очередь председательствовать в собрании.

• Спросите самого себя или своего менеджера, действительно ли необходимо проведение собрания.

• Нельзя ли провести собрание по телефону или в форме телеконференции?

• Убедитесь, что оно будет удобно для каждого из участников.

• Попробуйте отменить несколько собраний и посмотреть, как пойдут дела после этого.

• С какой целью вы собираетесь провести собрание?

• Продумайте темы дискуссий. Вместо «Как остановить уход из нашей фирмы сотрудников?» укажите «Как удержать сотрудников в нашей фирме?».

• Приглашенные на собрание должны иметь возможность участвовать в составлении программы.

• Строго следите за дисциплиной. Не пускайте на собрание опоздавших. Повторение уже сказанного отнимает драгоценные минуты.

• Продумайте, как рассадить участников собрания. Постарайтесь, чтобы любители поболтать сидели подальше друг от друга.

• Убедитесь, что каждому из присутствующих будет удобно видеть и слышать все происходящее.

• Перед началом собрания убедитесь, что все необходимое оборудование на месте.

• Запишите то, что вам необходимо помнить, на обратной стороне вашей папки ведущего. В отличие от всего остального, ее вы наверняка не потеряете и нигде не забудете.

• Планируйте собрания таким образом, чтобы они продолжались не более получаса.

• Пресекайте посторонние разговоры во время собрания.

• Проводите собрания в таком месте и в такое время, которое было бы удобным для всех. Вы находитесь в пути? В таком случае вы можете провести собрание в поезде или на станции. (Ведущие транспортные компании оборудовали на станциях специальные залы заседаний, оснащенные телефонами и факсами.) Вы находитесь в придорожной гостинице? На этот случай в них существуют специальные залы заседаний, в которых есть компьютеры, Интернет, телефон и все прочее, что необходимо для проведения собрания. А может быть, вы летите на самолете?

• Может ли собрание быть проведено посредством видеоконференции?

Чтобы организовать мероприятие, вам потребуется сохранять ясность мысли даже в критических ситуациях. Вот советы, которые помогут вам в этом.

Как подготовить место проведения мероприятия

• Убедитесь, что вы достаточно хорошо понимаете, с какой целью проводится мероприятие, и вкратце объясните эту цель своей команде.

• Когда вы будете осматривать предполагаемое место проведения мероприятия, пообщайтесь с его персоналом. Сотрудники, принимающие заказы, всегда дружелюбны и готовы помочь, однако не стоит думать, что такими же окажутся те, кто будет обслуживать ваше мероприятие.

• Убедитесь, что автостоянка сможет вместить достаточное количество автомобилей.

• Не просто заказывайте оборудование (например, столовые приборы, мебель и так далее), а попросите позволить вам осмотреть его. Гостиницы печально известны тем, что предлагают старое, сломанное оборудование, которое смотрится просто ужасно.

• Убедитесь в том, что в помещении имеется достаточное количество туалетов и они содержатся в чистоте.

• Осмотрите общие помещения, например холл. Можно ли будет их украсить?

• Смогут ли ваши гости найти дорогу из холла к тому помещению, в котором проходит мероприятие, с помощью бросающихся в глаза указателей?

• Хорошо ли работает система отопления/кондиционер? Не просто убедитесь, что работа этих систем вас удовлетворяет в настоящий момент, но и подумайте о том, насколько она будет удовлетворять вас в день проведения мероприятия. Возможно, что сейчас февраль, а вы заказываете помещение для конференции, которая будет проходить в июле.

• Попросите, чтобы в договоре была оговорена возможность отмены заказа.