Бизнес-процесс – это набор взаимосвязанных действий, повторяемый идентичным образом для получения определенного результата. Он постоянно воспроизводится и поэтому максимально предсказуем. В этом его отличие от простого выполнения отдельной задачи. Например, создание слогана для нового товара. Чаще всего это единичное действие, не подлежащее описанию как бизнес-процесс (если только у вас не креативное агентство, которое должно регулярно придумывать слоганы). Проведение регулярных мероприятий для клиентов всегда будет включать следующие задачи: бронь помещения, приглашение докладчиков, сбор делегатов, напоминание зарегистрированным участникам о мероприятии, звонки по итогам и т. д. Такие процессы можно описать в виде блок-схемы: если выполнено А, следует В или С. Если вы находитесь в D с показателями X, сделайте Z. Сделали Z? Поздравляем, вы в Y – конец раунда!

Следование бизнес-процессу снимает необходимость творчества в большинстве рутинных операций. Возможно, читатель спросит, чем мне так не нравится творческое начало. Отвечаю – очень нравится! Но есть работа, которая не должна зависеть от того, что кого-то внезапно осенило. Она просто должна быть качественно сделана, и это действие требует регулярного исполнения. От данной работы ожидается прогнозируемый положительный результат. Творчество же основано на озарении, что подразумевает долю риска. А ведь мы с вами не в казино играем. Компании надо регулярно платить зарплату сотрудникам и нести прочие постоянные расходы. Поэтому необходимо, чтобы в процессах все было максимально прозрачно и в идеале работало как часовой механизм.

Кроме того, бизнес-процесс – это обобщенные знания более опытных коллег. Следование ему – фактически следование их советам и рекомендациям. Это особенно важно для новых сотрудников, так как позволяет им быстрее понять суть дела и начать работать с максимальной эффективностью. Именно этого хочет руководитель, когда ему приходится разбираться с повторяющимися изо дня в день вопросами от сотрудников.

Билл Гейтс как в воду глядел, сказав: «Идея, что время от времени необходимо переосмысливать бизнес-процессы, чтобы делать их более эффективными и исключать нерациональные элементы, сегодня актуальна как никогда» [11] . Эти слова, произнесенные 25 лет назад, актуальны и сейчас. Успешные компании всегда вступают на путь оптимизации своих бизнес-процессов для расширения бизнеса и его масштабирования. Они инвестируют значительные ресурсы в совершенствование производства, логистики, финансов, закупок и продаж. Это помогает сократить затраты на выполнение рутинных процедур, повысить эффективность обмена информацией, уменьшить количество ошибок.

Аналогичные преимущества достигаются и при оптимизации маркетинговой деятельности, прежде всего лидогенерации. Это предполагает описание задач, перечня основных шагов по ним, последовательности действий, вариантов исхода и итоговых результатов. Для этого можно использовать разные методы: словесное описание, отрисовка блок-схемы, настройка процесса в компьютерной системе (например, в CRM), регулярное обучение сотрудников. Для каждой компании подходят свои. Главное, чтобы был порядок, работа являлась прозрачной, действия слаженными, а положительные результаты предсказуемыми.

Да, еще при описании бизнес-процессов важно вовремя остановиться. Если информация будет избыточной, ее подготовка и изучение займут слишком много времени, и тогда практический смысл сведется к нулю. Во-первых, никто из сотрудников ее не осилит. Во-вторых, она быстро устареет. Воспользуюсь этим дельным советом применительно к данному разделу – умолкаю и перехожу к следующей теме.

Существует несколько видов корпоративных мануалов, описывающих, как компании работать, какие требования предъявляются к бизнес-процессам и какие методики наиболее эффективны. У многих компаний есть документы, регламентирующие использование основных элементов корпоративного стиля (Brand book) и описывающие особенности процесса продаж (Sales book). Полезно разработать и руководство, описывающее процесс лидогенерации, в рамках Sales book или как отдельный материал. Ведь поиск клиентов для вашего продукта – уникальный бизнес-процесс, задача, которую вы знаете лучше всех. Важно передать это знание сотрудникам, которые работают вместе с вами для достижения общей цели. Создание такого мануала позволит сэкономить время и нервы от неоднократного изложения главных принципов лидогенерации, а также спасет от многообразия трактовок. Согласовав этот документ со всеми задействованными департаментами – отделами маркетинга, продаж, коммерческим и финансовым плюс с непосредственными исполнителями, – можно избежать недопонимания по основным вопросам и свести к минимуму организационные проблемы.

В руководстве по лидогенерации обычно фиксируют следующие моменты:

• основные продукты и услуги, по которым осуществляется лидогенерация, особенности их позиционирования;

• ключевые преимущества, на которые нужно обратить внимание при первичном контакте с клиентом;

• анализ конкурентов и преимущества относительно них;

• определение целевой аудитории [12] и ее мотивация для совершения покупки;

• основные принципы, которые нужно соблюдать в маркетинговых материалах: письмах, сценариях звонка, веб-страницах для сбора контактов потенциальных клиентов;

• правила технического обеспечения процесса лидогенерации, например работы в CRM, ведения базы данных, использования телефонии;

• желаемые количественные показатели лидогенерации;

• особенности формирования бюджета на лидогенерацию;

• план-минимум и план-максимум по количеству и качеству идентифицированных лидов за период;

• предположительные план-минимум и план-максимум по объему продаж, который должны принести эти лиды за определенный период;

• критерии приемки лидов (квалификации [13] );

• схема отчетности.

Если процесс принятия решения о покупке ваших продуктов включает личное общение (деловые встречи, звонки) с потенциальным клиентом, не пытайтесь запихнуть в мануал по лидогенерации все, что касается активных продаж. Это отдельный пласт знаний. Безусловно, консультанты по лидогенерации должны знать основные аргументы для убеждения клиента. Однако их квалификация должна быть достаточной для одной цели – идентификации как можно большего количества интересов со стороны потенциальных клиентов с хорошим бюджетом. Дальнейшее общение нужно переводить на менеджеров по продажам, полностью владеющих техниками закрытия сделок, преимуществами продукции и особенностями ценообразования.