Чем больше времени мне нужно на сборы, тем чаще я сбиваюсь с курса и принимаюсь за побочные дела. И напротив, если я ограничена во времени, то вряд ли отвлекусь на что-то другое, потому что очевидно, что у меня нет на это ни секунды. Возможно, маниакальное ожидание последней минуты сопряжено с ощущением безотлагательности, которое устраняет внутренний сумбур и заставляет концентрироваться.

Встречи подобны резкому торможению, они делят день на «до» и «после». Так происходит и при одной, и при нескольких встречах, которые заканчиваются только вместе с рабочим днем. Когда мы начинаем готовиться к подобному торможению, то должны осознавать границы того, что сделано и что еще предстоит сделать, возможно, в течение не одного часа. Когда мы куда-то направляемся, то рабочая рутина прерывается, обнажая слабую организованность: только в цейтноте мы вдруг понимаем, что несколько мелких, но важных дел не выполнено. Подобное четко проявляется при сборах в отпуск: внезапно выясняется, что все бытовые дела, которые откладывались на завтра, теперь не могут подождать две недели и уже превратились в неотложные. Вывод? Чем больше навыков самодисциплины вы включите в свой автопилот, тем менее безумными будут ваши сборы и отправления (см. главу 17 «Организованность» ).

Я еще в начале работы над собственной пунктуальностью, но уже достаточно продвинулась, моя «успеваемость» ощутимо повысилась, и опаздываю я теперь совсем чуть-чуть. Как же здорово приходить на встречу без извинений или, еще хуже, объяснений. Моя приятельница взяла за правило никогда не извиняться за опоздания. «Мои оправдания бессмысленны, – объяснила она, – потому что я всегда опаздываю. Когда это случается, все, что встает у меня на пути, кажется веской причиной. Мне было важно прекратить относиться ко всему как к разумному объяснению того, что я кого-то заставляю ждать. Я решила не позволять себе извиняться или оправдываться, и теперь стремлюсь приходить вовремя. И если даже опаздываю, то хотя бы не слышу своих собственных постоянных отговорок про транспорт».

Так же, как моя приятельница, думают многие медлительные люди. Опаздывающий зависит от удачи: успеть на поезд в последнюю секунду, найти место для парковки, банкомат без очереди. Пунктуальные люди прогнозируют неожиданности: задержку поезда или автобуса, изменение маршрута, сложность в поиске адреса, – и чтобы быть вовремя, просчитывают, сколько на это может уйти времени.

Опоздания портят вашу профессиональную и личную репутацию. Однако, как любая область саморазвития, пунктуальность связана с привычками, которые можно исправить путем последовательных тренировок. Сосредоточившись на изменении собственных установок или поведения, вы сократите предпосылки для опозданий. Никогда не поздно научиться быть пунктуальным!

Аккуратность – внешняя сторона упорядоченности, а организованность – внутренняя. Если вы человек организованный, то ясно мыслите и успешно решаете проблемы в личной и профессиональной жизни. Внутренняя дисциплинированность помогает вам получать то, что нужно, и тогда, когда нужно, будь то документ в компьютере, телефонный номер, протокол встречи, свидетельство о рождении или зонтик. Организованность помогает приходить готовым, вовремя и туда, куда надо, эффективно и энергично справляться с постоянно меняющимися обстоятельствами в офисе и дома, чтобы главное всегда получало должное внимание, а мелочи никогда не переходили в разряд неотложных дел. Вы всегда можете вспомнить важные детали проекта, встречи, телефонного разговора или конференции.

Можно создать умнейшую файловую систему, но если вы не поддерживаете ее изо дня в день, она пропадет втуне. Организованность, как и аккуратность, – это систематичность, которая полностью зависит от автопилота. Из-за ежегодных обещаний самому себе дисциплинироваться (это всегда есть в списке новогодних планов) ежедневники и блокноты направляются в мусорное ведро, поскольку на передний план выходит уверенность в спасительной силе многокамерной настольной картотеки. Нет ничего криминального в пирамиде папок и файловых контейнеров, но только при условии, что у вас выработана привычка размещать документы в правильных ячейках.

От природы структурное и дисциплинированное мышление – это дар, как и способность действовать в условиях хаоса. Но даже если вы способны фиксировать, просеивать и классифицировать детали, пока над головой летают пули, все равно более организованный подход сэкономит ваше время, творческую энергию, самоконтроль и избавит от стресса. Лихорадочно разыскивая нужные вещи, готовясь в спешке к совещанию, о котором только что вспомнили, или пятнадцать минут проискав записи с заседания, а может быть, десять минут потратив на поиск в стопке писем отчета, который попадался на глаза две-три недели назад, вы теряете ценный ресурс под названием деятельная инициатива, который относится к тому же источнику, что и самоконтроль и принятие решений. Потратив время на поиск документа на своем столе, потом переключившись на электронный календарь, надеясь найти его во вложении к приглашению на встречу, и наконец обратившись к коллеге за копией, вы лишитесь активной инициативы еще до того, как документ попадет вам в руки. Напротив, выполнив на автопилоте незначительные ожидаемые задачи, вы сохраните мышление в тонусе ради наиболее сложной работы. Зачем растрачивать интеллект и силы на рутинные дела?

Метод микрорешений сам по себе является организующим инструментом, с помощью которого вы меняете свое поведение и достигаете результата. Сосредоточившись на одном-единственном изменении привычного уклада, вы сэкономите время и станете эффективнее. Изменение не должно быть всеохватывающим и сложным, это всего лишь шаг, который превратит требующую психологических усилий деятельность в автоматическую. Определите конкретный элемент, нуждающийся в исправлении, и сделайте его объектом микрорешения. Если каждый раз вы в стрессе ищете записи и документы, подумайте, почему их так трудно найти. Нужно посмотреть кипы бумаги на столе? В компьютере (ноутбуке) множество версий, через которые нужно пробраться к искомой? Сделали заметки к презентации и забыли дома? Ваша файловая система настолько не выстроена, что один документ может оказаться в нескольких категориях? Проанализировав огрехи своей нынешней системы хранения документов (или вообще осознав ее отсутствие), можно решить для себя, что главное – находить протоколы и материалы прошедших встреч. Можно взять за правило сохранять важные записи, сделанные во время заседаний, в электронном календаре, или создать папку с документами, расположенными в хронологическом порядке, – так вы быстро найдете и просмотрите их. И будете уверены, что у вас есть правильно организованная папка с ключевыми документами и записями. Поддерживать эту систему нужно безо всяких оговорок, занося туда все записи либо сразу после встреч, либо в конкретный день. Для начала можно сосредоточиться на новой папке для одного вида переговоров, чтобы на ее примере выработать привычку и ощутить преимущества такого подхода, при этом минимизировав помехи.

Любая система, которую вы создаете для себя, будет надежна, если поддерживать ее регулярно. Начните с самого простого формата, постепенно усовершенствовав его по своим потребностям. Удивительно, но простейшие организационные навыки способны повысить нашу продуктивность.

Зак был привязан к своему смартфону и зависел от него и в личном плане, и в профессиональном. Каждую неделю он получал множество звонков с неизвестных номеров. Он редко добавлял их сразу же в контакт-лист, предпочитая подождать, пока не станет понятно, нужно ли добавлять данные собеседника в телефонную книгу. Когда Заку нужно было найти какой-то номер, который он еще не заносил в список контактов, он просматривал все входящие звонки, зачастую прослушивая несколько голосовых сообщений, прежде чем найти то, что надо. Поскольку он использовал архив голосовой почты как некую разновидность хранилища пока еще не постоянных контактов, его ящик часто был заполнен до предела.