Каждой компании нужны регулярные совещания, посвященные решению исключительно насущных тактических вопросов. Не так уж важно, будут ли они проводиться раз в неделю или раз в две недели. Главное, чтобы на них присутствовало все руководящее звено компании и чтобы они проводились регулярно и последовательно.

Еженедельное тактическое совещание может длиться от сорока пяти минут до полутора часов, в зависимости от того, как часто оно проводится. Оно должно включать в тебя несколько важных элементов, рассмотренных ниже.

Разминка

Во время разминки каждый из участников совещания называет главные, с его точки зрения, вопросы, подлежащие рассмотрению. На это каждому выделяется одна минута (да- да, шестьдесят секунд!). Таким образом, даже если в совещании будет принимать участие больше людей, чем обычно, для разминки потребуется не больше десяти минут.

Разминка задает тон всему совещанию. С первых же минут участники активно включаются в происходящее, и им легче выявить те проблемы, которые требуют немедленного внимания.

Обзор статистики

Следующий ключевой момент тактических совещаний — обзор статистики по продажам, доходам, удовлетворенности покупателей, изобретениям и прочему. Конечно же, содержание обзоров зависит от специфики организации. Но старайтесь рассматривать только ту статистику, которая необходима для принятия решений, а не всю доступную. Я думаю, статистика должна приводиться по четырем-шести пунктам, и тратить на нее нужно не больше пяти минут, даже с учетом уточняющих вопросов по каким-то отдельным цифрам. На этом этапе следует по-прежнему избегать длительных обсуждений.

Повестка дня в режиме реального времени

Сразу же после окончания разминки и обзора статистики (что занимает, как правило, не более чем четверть часа) самое время поговорить о повестке дня. Да-да. Вопреки распространенному убеждению, повестку дня нужно составлять не заранее, а на совещании, после разминки и обзора статистики.

Повестка дня должна отражать текущее положение дел в компании и успешность продвижения к целям, а не предположения и догадки руководителя, запечатленные на бумаге за два дня до совещания. Неразумно пытаться предугадать, какие вопросы нужно будет обсудить, не обладая всей полнотой информации.

Руководители совещаний должны овладеть тем, что я называю дисциплинированной спонтанностью; им нужно преодолеть искушение составить повестку дня загодя и позволить ей самой сформироваться на совещании. Несмотря на то, что в этом случае они несомненно будут меньше влиять на ход событий, эффективность совещания заметно повысится.

Выработать повестку дня в режиме реального времени не так-то сложно. Некоторые темы неизбежно всплывут в виде вопросов: "Нужно ли нам увеличить объемы рекламы в этом месяце, чтобы стимулировать рост продаж?"; "Следует ли отделам маркетинга и коммерческого развития обсудить с аналитиками нашу продукцию?"; "Принимать ли на работу новых сотрудников?"; "Что мы будем делать с перерасходами?" Тактические вопросы должны быть решены для того, чтобы обеспечить успешное выполнение краткосрочных задач.

Во время тактических совещаний главное — это решение проблем и полная ясность. Все препятствия нужно выявлять и устранять, избегая любых недомолвок.

Неизбежные трудности

На пути к успешному проведению еженедельных тактических совещаний может возникнуть ряд препятствий.

Одно из них — искушение составить повестку дня заранее, официально или в черновом варианте. Это неразумно, хотя и объяснимо, если вспомнить о традиционном подходе. Участники должны приходить на совещания с ясной головой и выбирать то, что нужно обсудить, исходя из фактических данных и предоставленной статистики.

Другая распространенная проблема — тяготение к длительным обсуждениям во время разминки. Как правило, участникам при этом становится скучно, а это ведет к снижению способности команды выбрать и грамотно обсудить по-настоящему актуальные вопросы. Чтобы избежать этого, во время разминки следует строго придерживаться правила одной минуты. Этого времени более чем достаточно, чтобы вкратце рассказать о своих планах и даже ответить на пару уточняющих вопросов. Если в это трудно поверить, возьмите часы и смотрите, не отрываясь, на циферблат в течение шестидесяти секунд. Вы поймете, что минута — это не так мало, как кажется на первый взгляд.

Хотя обе названные проблемы важны, самая опасная и распространенная ошибка при проведении еженедельных тактических совещаний — это искушение пуститься в обсуждение долгосрочных стратегических вопросов. Почему этого нельзя делать?

Во-первых, на тактическом совещании у вас не так много времени. Важные и сложные вопросы заслуживают неспешного обдумывания, обсуждения и подготовки. Кроме того, даже опытнейшие руководители не всегда могут быстро переключаться с вопроса на вопрос, тем более разной значимости, (например, между тем, каким классом самолета будут путешествовать сотрудники и нужно ли сливаться с конкурентом). Это все равно, что супруги попытаются одновременно думать, как заставить сына вести себя лучше в школе и что приготовить на ужин.