Структура более мелких проектов BPM может потребовать объединения некоторых должностей, но лидерство чрезвычайно важно для любого проекта, особенно для проекта BPM, поэтому в данной области не должно быть никаких отступлений. Более подробно лидерство и ведущая роль рассмотрены в главе 26.

Комитет выполняет обычную роль подобного комитета в проекте. В него, как правило, входит спонсор проекта, менеджер и бизнес-менеджер проекта, владелец бизнес-процесса, руководитель ИТ или сотрудник ИТ высокого ранга (если в проекте есть значительная ИТ-составляющая), а также один-два человека, представляющие организационные аспекты, чтобы обеспечить достижение синергии по всей организации.

Этот комитет рассматривался на этапе архитектуры процессов.

Группа проекта разбивается на различные проектные подгруппы (часто их называют направлениями работ). Разумеется, количество подгрупп зависит от размера проекта и его сложности. В крупном проекте с автоматизацией можно предположить наличие небольшой подгруппы специалистов по процессам (возможно из Центра совершенствования бизнес-процессов), подгруппы ИТ, занимающейся вопросами интерфейса и другими работами по системной разработке, а также подгруппы, владеющей вопросами управления документами, которая оказывает консультационную помощь всем подгруппам, особенно выполняющим анализ и инновации процессов. В зависимости от размера проекта в каждую подгруппу входят следующие специалисты:

• глава подгруппы;

• глава пользователей;

• представители подгруппы пользователей;

• специалисты по процессам.

Кейс: необходимость в знающем бизнес-менеджере проекта с опытом BPM

Организация настаивала на назначении менеджера проекта, в чьи обязанности входило бы преодоление разрыва между бизнес-подразделением и ИТ. Но этот менеджер был подотчетен подразделению ИТ и мало понимал во внедрении BPM. Когда проект стал отставать от графика реализации, нас попросили провести анализ состояния проекта. Результатом этого стало курирование и обучение менеджера проекта, а один из наших менеджеров высшего звена участвовал в работе комитета, делая постоянные замечания и рекомендации непосредственно бизнес-спонсору проекта.

Если бы организация сразу уделила больше времени подбору подходящего бизнес-менеджера проекта, задержек и превышения бюджета проекта можно было бы избежать.

Вывод. Выбор опытного бизнес-менеджера для проекта BPM – это одно из наиболее важных решений, связанных с проектом. Потратьте необходимое время и деньги, чтобы назначить правильного человека на эту должность, и он отплатит вам сторицей на протяжении всего срока жизни проекта.

Каждая из этих ролей кратко описана в данной главе, а более подробно – в Приложении С.

1. Глава подгруппы. Возглавляет подгруппу и ведет направление работ, обеспечивая организацию практических совещаний, разработку плана проекта (вместе с менеджером проекта), соблюдение плана – графика работ, выполнение бюджета и т. п.

2. Глава пользователей. Это лицо – бизнес-ресурс, назначаемый бизнес-руководством. Оно наделено полномочиями принимать решения от имени бизнес-подразделений.

3. Представители пользователей в подгруппе. Технические специалисты или эксперты в областях знаний из бизнес-подразделений. Их выбирает глава пользователей.

4. Специалисты по процессам. Эта группа формируется в Центре совершенствования бизнес-процессов, обеспечивая квалифицированную помощь и профессионализм:

• при проектировании, разработке и реструктурировании (перестройке) процессов;

• в инструментарии разработки процессов, используемом в проекте;

• в раздельном учете затрат по типам деятельности;

• в имитационном моделировании процессов;

• в планировании ресурсов;

• во взаимодействии процессов.

Если в организации нет Центра совершенствования бизнес-процессов или профессионалов внутри, то опыт и знания в этой области может предоставить специализированная консалтинговая организация BPM.

Члены этой подгруппы в большинстве своем являются специалистами во взаимодействии систем. Они обладают опытом и знаниями и работают с другими подгруппами, чтобы интерфейсы процессов с различными системами работали успешно.

В данную подгруппу входят специалисты по управлению документами и бизнес-персонал, который разбирается в документообороте и использовании документов в своих бизнес-областях. Эта подгруппа вносит вклад в работу других подгрупп, обеспечивая гладкую интеграцию документов и изображений в каждый процесс.

Исходный план проекта подробно охватывает этап понимания с включением шагов этапа инноваций, но на данной фазе без увязки по срокам этого этапа.