Через год судьба свела нас с этой компанией на одном из партнерских мероприятий. Личное общение подтвердило, что мы были правы…

Учет объема заказов

Внимательно проверяйте счета, выставленные вам подрядчиками и обслуживающими организациями. Часто в счет включают ненужные вам позиции: аренду лишних, ненужных вам помещений, лишние кофе-брейки, лишнюю еду, ненужный обслуживающий персонал или оборудование. Все это раздувает расходы мероприятия и не добавляет никакой пользы. Вы просто не воспользуетесь оплаченными услугами. Иногда это делается просто автоматически: компания-подрядчик выставляет счет за пакет услуг, не углубляясь в то, что вам нужно. Часто происходят просто банальные ошибки. Но за чужие ошибки платите вы…

Нередка примерно такая ситуация. Вы договариваетесь (с рестораном, кейтерингом, гостиницей и пр.) об оплате за фуршет по фактическому количеству выпитого алкоголя.

И в конце вечера получаете счет, который превосходит ваши ожидания.

Например, заказано 80 бутылок и есть договоренность, что если будет выпито 50, то счет будет только за 50. Но в конце вечера выясняется, что выпито 75–80.

Правильный ход – попросить представить пустые бутылки с пробками. В противном случае может оказаться, что вскрытые бутылки просто уедут домой к обслуживающему персоналу. Причем лучше заранее предупредить обслуживающую компанию о том, что оплата будет по пустым бутылкам с пробками.

Осознание вашего серьезного подхода и намерения контролировать расходы поможет преодолеть соблазн добавить в счет лишнее.

Если в результате прочтения этой книги вы сможете избежать оплаты хотя бы двух лишних бутылок вина – книга уже окупилась для вас.

К сожалению, на мероприятиях всегда есть масса возможностей для мелких краж и небольших мошенничеств. Заметим, что мелкие кражи не так безобидны, как кажется. Если у вас пропадает что-то на $100 в месяц, то к концу года общий убыток составит $1200, что уже не так мало. Можно было бы купить компьютер или слетать в отпуск.

В первую очередь необходим учет инвентаря.

В вашей команде должен быть человек, персонально ответственный за сохранность инвентаря (или хотя бы за его своевременный учет). У него должен быть список всего оборудования, которое вы везете на мероприятие. Сколько оборудования уехало, столько же должно вернуться. После мероприятия он сравнивает свой список и то, что имеется в наличии. Благодаря этому у вас есть оперативная информация о потерях. Вы сможете либо найти, либо докупить нужные вещи к следующему мероприятию.

Примерно та же схема должна работать и в отношении ценных раздаточных сувениров. Если на мероприятии было приготовлено 100 подарков, а гостей было 98, то 2 подарка должны вернуться в офис компании (если не принято другое решение).

По возможности пронумеруйте оборудование, которое вы берете на мероприятия – от проектора до ножниц, – или нанесите на него надписи. Пусть на проекторе будет наклейка с вашим адресом и телефоном. Если он пропадет случайно (например, его заберут вместе с другим оборудованием подрядчики) и его найдут честные люди – им будет легче вернуть вашу собственность. Во всяком случае, нельзя будет сказать, что они не видели, куда нужно вернуть этот проектор (компьютер, переносную трибуну, коробку с важными документами и пр.). Точно так же, если на степлерах и ножницах заметно написано название компании или имя владельца, их сложно будет признать бесхозными.

Если участники видят, что вы относитесь к этому как к особому ресурсу, то и они не отнесутся к вашему инвентарю как к «негласному подарку».

Если вы раздаете, например, калькуляторы участникам семинара, то у них будет очень большой соблазн «забыть» вернуть организаторам красивый и такой полезный в хозяйстве калькулятор. Кто-то может не справиться с этим соблазном, особенно если ему обеспечена анонимность. Никто же не будет проверять сумочки и пакеты. Как помочь Клиентам поступить честно? Пронумеруйте калькуляторы и при регистрации записывайте эти номера напротив фамилий участников. Понимание, что по записям легко найти того, кто забыл вернуть калькулятор, очень помогает аккуратности. Если же человек не вернул, он действительно ошибся, и можно просто очень вежливо напомнить об этом как о легком недоразумении. Даже если придется напоминать десять раз.

Основная мысль: подумайте, как создать условия, среду, в которой кражи и просто потери будут сокращаться.

Эти меры не спасут от по-настоящему нечестных людей, которые настроены что-то украсть у вас. Но помогут избежать лишних трат в большинстве случаев.

На некоторых мероприятиях вам будет необходимо подготовиться к приходу мошенников или зевак. Например, на многие выставки приходят «охотники за сувенирами», которых еще называют «пылесосами» за то, что они проходят по стенду, собирая ручки, буклеты, пакеты и пр. Обычно этих людей легко идентифицировать: они не очень хорошо одеты, у них бегают глаза, нет внятной «легенды», зачем им ваши буклеты и сувениры. Они их просто просят или пытаются взять без комментариев. Часто, к сожалению, это пенсионеры, которым просто нечего делать и они выбрали себе такое занятие. Подготовьте ваших стендистов, как реагировать на таких людей. Необходима вежливость и твердость.

На различные конференции, банкеты и приемы ходят и мошенники – в противовес «пылесосам» люди с четкой «легендой». Обычно они выдают себя за журналистов, сотрудников крупных организаций и госучреждений – Госдумы, некоторых министерств. Они неплохо одеты и держатся уверенно.

Выяснить, кто перед вами, можно лишь по опыту (на наших мероприятиях некоторые лица уже примелькались, и мы на счет «раз» узнаем этих людей и сразу вызываем охрану) – либо по косвенным и потому ненадежным признакам.