Помня, что

доходы = число участников x цена участия + иной доход [10]

расходы = фиксированные расходы + накладные расходы + переменные расходы,

переменные расходы = число участников x расход на участника,

получаем:

Число участников x цена участия + иной доход = фиксированные

расходы + накладные расходы + число участников x расход

на участника + прибыль. (1)

Эта формула является основной при расчетах. Попробуем применить ее на практике.

Предположим, мы проводим некое мероприятие Х (цифры условны).

Доходы

Пусть стоимость участия в нашем мероприятии будет равна $330 с человека. (Для простоты расчетов допустим, что иных источников доходов у этого мероприятия нет.)

Расходы

Фиксированные:

– аренда конференц-зала – $1000;

– реклама – $1000;

– стоимость проката оборудования – $300.

Итого – $2300.

Накладные:

– оплата труда постоянного персонала – $500 за две недели, требуемые на подготовку мероприятия (при зарплате $1000 в месяц);

– аренда офиса – $100 (10 % от общих расходов на аренду);

– расходы на междугородную связь – $100.

Итого – $700.

Переменные (на участника):

– питание – $20;

– раздаточные материалы – $10.

Итого – $30 на человека.

Попробуем исходя из этого набора данных рассчитать точку самоокупаемости мероприятия; цену участия; прибыль (или убытки) от мероприятия и т. д. Все эти выкладки сводятся к формуле баланса доходов и расходов (1), которая в данном случае ввиду отсутствия иных источников доходов, кроме регистрационных взносов, будет выглядеть так:

Число участников x цена участия = фиксированные расходы + накладные расходы + число участников x расход на участника + прибыль. (2)

1. Расчет минимального числа участников для самоокупаемости мероприятия

Как рассчитать пересечение доходов и расходов, то есть точку окупаемости мероприятия? Другими словами, сколько минимально необходимо участников, чтобы мероприятие окупило расходы?

Отталкиваясь от формулы (2) и помня, что в точке самоокупаемости прибыль нулевая, получим:

Число участников, необходимое для самоокупаемости мероприятия = (фиксированные расходы + накладные расходы): (цена участия – расход на участника). (3)

Подставляя известные нам данные, находим:

Число участников, необходимое для самоокупаемости мероприятия Х = ($2300 + $700): ($330 – $30) = = $3000: $300 = 10.

Вывод: для самоокупаемости этого мероприятия необходимо десять человек.

При наличии иных источников дохода формула баланса доходов и расходов (3) будет выглядеть чуть иначе:

Min число участников = (фиксированные расходы + накладные расходы – иной доход): (цена участия – расход на участника). (4)

Если в результате вычислений у вас получилось отрицательное число участников, значит, ваши финансовые условия таковы, что мероприятие не может быть самоокупаемым: оно либо однозначно убыточно (если минус «исходит» от знаменателя приведенной формулы), либо однозначно прибыльно (если отрицательным оказывается числитель).

Обратите внимание! Если доход с участника равен расходам на участника, то формула теряет математический смысл.

2. Расчет цены участия или расчет числа участников

Перед мероприятием у вас может возникнуть необходимость сделать прогноз числа участников и возможной цены. Применив для нашего случая формулу (2), получим:

Число участников = (фиксированные расходы + накладные расходы + число участников x расход на участника + необходимая прибыль): цена участия. (5)

Цена участия = (фиксированные расходы + накладные расходы + число участников x расход на участника + прибыль): число участников. (6)