Шрифт:
1. Отметьте все нужные задачи, кликая на них левой кнопкой мыши при нажатой кнопке Ctrl.
2. Кликните правой кнопкой мыши на отмеченной группе задач и выберите в контекстном меню пункт «Выбрать категорию», а из выпадающего списка – «Все категории».
3. В появившемся меню снимите галочку с категории «1-Неделя» и поставьте ее напротив категории «1-День».
II. Просмотрите категорию «1-День». Выберите наиболее значимые задачи, не больше 2–3. Присвойте им высокую важность – они выделятся красным и попадут в начало списка.
III. Посмотрите в «Календарь» на сегодняшний день. Есть ли жесткие встречи, выделенные синим? Если да – позвоните другим участникам и подтвердите эти встречи. Либо впишите задачу «Подтвердить встречи на сегодня» в список гибких задач.
IV. Если приоритетные задачи из категории «1-День» достаточно трудоемки – забюджетируйте время на их выполнение. Для этого выделите мышкой некоторое количество времени в разделе «Календарь» и перетащите туда задачу из категории «1-День». На выделенном времени автоматически создастся встреча. Чтобы отличить бюджетируемую задачу от жестко запланированной, присвойте ей зеленую категорию. Встреча автоматически выделится зеленым цветом.
V. В ходе рабочего дня при появлении новых задач вносите их в категорию «1-День», при необходимости присваивая им высокий приоритет и бюджетируя время на них. Следите, чтобы количество запланированного и забюджетированного времени не превышало 60 % рабочего дня. Остальное время является вашим резервом, позволяющим реагировать на непредвиденные обстоятельства.
VI. Выполненные задачи отмечайте как завершенные. Для этого достаточно поставить мышкой галочку в небольшом квадрате, расположенном слева от названия каждой задачи в панели задач.
VII. В подходящие моменты дня заглядывайте в контекстные категории – «Клиенты», «Поставщики», «Шеф» и т. п. Помните, что задача может быть одновременно видна и из категории «1-День», и из любых контекстных категорий.
Анализ выполненного
Задачи важно не только ставить и выполнять. Полезно иметь возможность увидеть список всех выполненных задач. Это мо-жет пригодиться как для самоанализа, так и для отчетности.
По умолчанию в Outlook 2013 завершенные задачи автоматически убираются из панели задач, не перемешиваясь с остающимися, но при этом не стираются. Увидеть их можно в представлении «Завершенные». Если же по каким-то причинам у вас такого не происходит, то действуйте следующим образом.
1. Зайдите в меню настройки пользовательского представления: правой кнопкой мыши щелкните на «Панели задач», в контекстном меню выберите пункт «Настройка представления».
2. Нажмите в появившемся окне кнопку «Фильтр».
3. В появившемся окне «Отбор» выберите вкладку «Дополнительно».
4. Нажмите кнопку «Поле», выберите в выпадающем меню «Все поля задачи», в подменю – «Завершена».
5. Установите в поле «Условие» – «не равно», в поле «Значение» – «да».
6. Нажмите «ОК» во всех меню до их полного закрытия.
Таким образом, мы задали для Outlook правило отбора: показывать на панели задач только незавершенные задачи. Проверьте: после того как вы поставили галочку «завершена» в квадратике слева от названия любой задачи, она пропадет с панели задач.
Чтобы увидеть все завершенные задачи, зайдите в папку «Задачи». Скорее всего, в данный момент там включено представление «Простой список». Представление можно переключать из меню на панели инструментов: в Outlook 2013 это делается на вкладке Вид / Изменить представление. Это список всего выполненного вами за прошедшее время.
Полезно упорядочить этот список по времени – сгруппировать все выполненные задачи по дням, в которые они были завершены. Для этого необходимо следующее.
1. Зайдите в меню настройки пользовательского представления: правой кнопкой мыши щелкните на заголовке любого столбца панели задач, в контекстном меню выберите пункт «Настройка представления».
2. Нажмите в появившемся окне «Дополнительные параметры представления» кнопку «Группировка».
3. Выберите из списка «Группировать по» – «Дата завершения», по убыванию.
4. Нажимайте «ОК» до закрытия всех меню.
Выполненные задачи выстроятся в обратном хронологическом порядке.
Таким образом, мы настроили самую простую форму отчетности по выполненным задачам. Простую, но весьма полезную.
Другой способ проанализировать выполненные задачи – отобрать в папке «Задачи» с помощью кнопки «Найти» все задачи по какому-либо проекту или направлению. Чтобы это было возможно, при создании задач нужно придерживаться тех же правил именования, что и при создании встреч. То есть не «Согласовать с Петровым все условия по проекту Альфа», но «Альфа: Петров: согласовать условия по проекту». Тогда по ключевым словам «Альфа» или «Петров» вы легко найдете все завершенные (или, наоборот, планируемые) задачи.