Распоряжением руководителя организации (приказом) должен быть установлен перечень работников, имеющих право получать в кассе организации наличные деньги под отчет. Целесообразно в качестве приложения к такому распорядительному документу оформить порядок составления авансовых отчетов и их представления в бухгалтерию. В распоряжении должны быть изложены основные условия выдачи денег под отчет, в частности, о том, что деньги выдаются в подотчет только после сдачи авансового отчета за предыдущие суммы. Кроме того, в этом же документе должен быть зафиксирован запрет передачи работниками друг другу полученных в подотчет денежных сумм. В этих же целях очень полезно разработать, размножить и раздать работникам под роспись памятку с изложением в ней порядка получения подотчетных сумм, их расходования, составления авансового отчета с указанием прилагаемых к нему документов применительно к видам хозяйственных операций и обязательных реквизитов этих документов. Целесообразно при этом предусмотреть возможность составление авансовых отчетов на компьютере. Можно также заготовить бланки авансовых отчетов и раздать их работникам под расписку. При прочих равных условиях такими действиями можно добиться того, что работники вынуждены будут серьезно относиться к документам.

В памятке следует указать, что магазины розничной торговли выдают не только товарные чеки, но и обычные накладные и счета-фактуры. Одновременно следует непременно указать, что во избежание потерь для организации на налоговых вычетах по НДС, «подотчетник» должен иметь при себе обычную доверенность по форме № М-2. В этой же памятке должно быть записано, что поскольку применение товарных чеков приводит к излишней уплате организацией налогов, то бухгалтерия организации товарные чеки принимает как оправдательный документ лишь в исключительных случаях, которые должны быть подробно изложены в прилагаемой в авансовому отчету служебной записке. В этой связи в памятке в качестве обязательного должна содержать требование о том, что приобретение товаров подтверждается накладной и счётом-фактурой с выделенным в них НДС. В памятке должно быть конкретно указано, что обобщенные группы приобретенных товарно-материальных ценностей (канцтовары, хозтовары, запчасти и др.) должны быть в обязательном порядке расшифрованы, а если первичный документ (товарный чек или накладная) не содержит исчерпывающего перечня, то он должен быть составлен подотчетным лицом на отдельном листе и приложен к авансовому отчёту.

При отсутствии чека кассового аппарата бухгалтер не должен принимать ни товарных чеков, ни накладных, ни квитанций к приходно-кассовым ордерам. Заменой может служить лишь слип, подтверждающий расчет пластиковой картой. В документе следует указать, что все нарушения бухгалтером установленного порядка – за его счет.

Вместо того, чтобы дискутировать на предмет является или нет кассовый чек оправдательным документам, для организации в данном случае проще и выгоднее придерживаться требований налоговых чиновников, сколь бы абсурдными они ни казались.

Для того, чтобы заранее предварить возможные вопросы со стороны налоговых чиновников не лишним будет разработать на основе показателей прошлых периодов (с учётом динамики, разумеется) и утвердить смету (сметный расчет) расходов по обеспечению хозяйственных нужд – т. е. расходы на канцтовары, хозтовары и т. п. Такой документ в случае необходимости в дальйнейшем может сыграть свою роль и на стадии разногласий с налоговым органом по результатам выездной налоговой проверки, и в суде.

Кстати, в указанной выше памятке обязательно должен быть записан размер лимита расчета наличными денежными средствами и одновременно сказано о том, что в случае его превышения возможно привлечение к административной ответственности в виде штрафа руководителя организации и бухгалтера (ст.15.1 КоАП РФ). Определенные сложности могут возникнуть при работе нескольких подотчетных лиц с одним и тем же продавцом товара. В этом случае бухгалтерия должна быть готова к расшифровке оплаты по отдельным договорам. Можно, правда, применять сокращенные записи по счетам бухгалтерского учёта типа «Дебет счёта «Материалы» – Кредит счёта «Подотчётные лица» – бухгалтерская программа в этом случае не выдаст необходимой аналитики. Такое упрощение не наказуемо поскольку согласно последнему абзацу инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учёта в случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, не предусмотренных в типовой схеме, организация может дополнить её.

На практике нередко бывает целесообразным оставлять у работников в подотчете небольшие суммы денег на случай возникновения необходимости оформления авансового отчета по уже приобретенным за счет "иных" источников товарно-материальных ценностей – в этом случае в любой момент можно указать необходимые стоимостные показатели по строкам «получен аванс из кассы» и «перерасход». Фактически подобные авансовые отчеты, разумеется, оплачены за счет обналиченных денежных средств, суммы которых уже включены в состав себестоимость. Кстати, возможность получения «официальных» наличных и НДС к вычету следует использовать с достаточной осторожностью во избежание чрезмерного завышения себестоимости. Неплохо в этой связи создать видимость остатков материалов на складе.

Налоговые чиновники обязательно попытаются подотчетные денежные средства в крупных суммах истолковать в качестве выданного работнику беспроцентного займа. Причём если срок подотчета не установлен, то объявят его равным 1–3 дням и насчитают материальную выгоду от экономии на процентах, облагаемую налогом на доходы физических лиц (подп.1 п.1 ст.212 НК РФ). В такой ситуации немаловажную роль сыграет приказ о подотчетных лицах (с их перечнем, разумеется).

Следует также иметь в виду, что если работник уволился, не отчитавшись по подотчётным суммам, то налоговые чиновники требуют, чтобы такая сумма была включена в доход работника. Кроме того, организации придется сообщить в налоговый орган о невозможности удержать налог и сумме задолженности (п.5 ст.226 НК РФ), поскольку в противном случае возможно наложение штрафа по статье 123 НК РФ.

Конечно с юридической точки зрения это может быть квалифицировано как хищение, но поскольку вернуть деньги можно через суд в течение трёх лет и все это время долг «подотчётника» должен числиться в бухгалтерском учёте, то налоговые чиновники будут настаивать на своём.

Распространена практика, когда работники сначала тратят деньги, а затем отчитываются за них, и уже после этого им компенсируют расходы. Конечно, законом это не запрещено, но такая компенсация не является авансом, а работник в этом случае не является подотчетным лицом, поскольку ему просто не за что отчитываться перед своей организацией. По существу в таком случае работник кредитует организацию и в зависимости от того, как оформлены первичные документы, налоговые чиновники могут объявить работника либо заимодавцем (если документы оформлены на организацию), либо продавцом (если документы оформлены на работника). В первом случае страдает организация, поскольку налоговые чиновники доначислят ей доход в виде неуплаченных процентов по договору займа и не примут вычеты по НДС до тех пор, пока долг перед работником не будет погашен. Поскольку заем беспроцентный, то у работника проблем не возникнет. Если в первичных документах указан работник, то налоговые чиновники попытаются утверждать, что работник сначала приобрел товарно-материальные ценности для себя, а затем перепродал их организации. Если в зависимости от вида товарно-материальных ценностей не получится с доводом о приобретении их работником для себя, то налоговые чиновники выдвинут тезис о приобретении работником этих товарно-материальных ценностей с целью последующей перепродажи. В любом случае работнику придется начислить налог на доходы физических лиц, а у организации не только возникнут сложности сразу с тремя налогами, но ее еще оштрафуют за то, что она не подала сведения по налогу на доходы работника-продавца, не примут к зачёту налоговый вычет по НДС и собственно расходы, так как они будут оформлены на имя работника. Во избежание такой ситуации необходимо ввести в организации порядок, согласно которому все первичные документы оформляются только на организацию и указать об этом в указанной выше памятке для работников. Можно также проводить покупки через работников, имеющих деньги в подотчете.

Если из-за нулевых остатков по кассе нет возможности выдать деньги в подотчет задним числом, надо составить приказ, в котором расписаны правила наличных расчетов с работниками, свойственные только данной организации и в них указать, что в исключительных случаях допускается использование работником личных денег, которые будут компенсированы после составления авансового отчета и предоставления объяснения. Об этом же не лишним будет упомянуть и в учетной политике организации.

Кроме вышеизложенного в рамках рассматриваемого круга вопросов истины ради отметим, что согласно НК России одним из условий вычета НДС является оплата товаров (работ, услуг), а за счет каких денег она будет произведена – собственных или заемных – при этом значения не имеет. Более того, положительные решения судей имеются и в тех случаях, когда «подотчётник» рассчитывался собственными деньгами – свое решение судьи обосновали тем, что, по сути, между фирмой и работником заключается договор займа, но по нему не соблюдена письменная форма, которая, кстати, в данном случае и не требуется согласно пункту 1 статьи 808 ГК РФ.