Если у вас есть секретарь, который принимает входящие звонки, или этим занимается кто-то из сотрудников отдела, то можно попросить его, чтобы он громко переспрашивал, кто именно вас спрашивает, затем задавал уточняющий вопрос – например: «Петр Ильич насчет погашения долга?» – так, чтобы вы это слышали. Узнав таким образом, кто вам звонит, вы знаком дадите знать, будете разговаривать с этим человеком или нет (в последнем случае человек, принимающий звонок, ответит что-нибудь вроде «он вышел» или «он в отпуске», в зависимости от обстоятельств).

Не менее важным является умение организовать свои исходящие звонки – это позволит существенно сэкономить затрачиваемое на телефонные переговоры время и повысить их эффективность.

Если вы собираетесь кому-то позвонить, лишний раз стоит подумать: так ли обязателен этот звонок, особенно в рабочее время? Может, имеет смысл позвонить этому человеку после работы и пообщаться в более спокойной и свободной обстановке? А может, достаточно просто отправить ему электронное письмо с подробным изложением сути дела и спокойно ждать ответ? Или вообще лучше не звонить – ведь в решении вопроса он заинтересован больше, вот пусть сам и ищет контакта.

Выше мы уже отмечали, что для приема входящих звонков целесообразно выделить два небольших отрезка дня – один в первой половине дня, другой – после обеда. Аналогичным образом рекомендуется выделить время и для исходящих звонков; это время может совпадать со временем приема входящих звонков.

Однако при планировании времени для исходящих телефонных звонков следует учитывать некоторые особенности. В частности, для исходящих звонков необходимо выбрать такое время, когда нужные собеседники будут на рабочем месте либо в пределах досягаемости. Можно совмещать деловые и личные исходящие звонки – в таком случае удобно установить такой распорядок: сорок пять минут до обеда – деловые звонки, и первые пятнадцать минут обеда – личные звонки, после чего можно идти на обед.

Перед тем, как позвонить кому-нибудь, рекомендуется смоделировать предстоящий разговор и внутренне подготовиться к нему (как правило, это займет совсем немного времени). Для этого можно воспользоваться приведенными ниже советами.

Если вы планируете позвонить в организацию, нужно четко знать, с кем именно вам нужно поговорить (ФИО сотрудника, или его должность, или область его полномочий – например, начальник торгового отдела, или главный бухгалтер, и т.д.).

Заранее нужно подготовить текст сообщения, который вы оставите принявшему звонок абоненту в том случае, если нужный вам человек в данный момент отсутствует.

Перед разговором нужно четко сформулировать, что именно вы хотите сказать собеседнику (хотя бы в начале разговора).

Информация, которая может понадобиться в разговоре (документы, выписки, протоколы, и т.п.), должна быть под рукой.

Приготовьте и положите рядом чистый лист бумаги и ручку – возможно, в процессе разговора нужно будет срочно что-то зафиксировать.

Имейте в виду, что момент для звонка должен быть удобен не только вам, но и собеседнику.

Визуально попытайтесь представить собеседника.

Если вам предстоит обсудить с собеседником не один, а несколько вопросов, то перед началом разговора напишите их на бумаге в порядке значимости и держите этот список перед собой, отмечая по ходу разговора обсужденные вопросы.

Завершая тему умения вести телефонные переговоры, важно отметить еще один нюанс. Задумывались ли вы о том, насколько удобно расположен телефонный аппарат, которым вы пользуетесь? Не нужно ли к нему бежать в другой конец кабинета? Или, чтобы дотянуться до него, вам приходится зависать над рабочим столом соседа? А может, вы снимаете трубку правой рукой, но при разговоре прижимаете ее к левому уху (или наоборот)? Не путаетесь ли вы в телефонном шнуре?

Если вы ответили утвердительно хотя бы на один из перечисленных вопросов – значит, вам необходимо переставить телефонный аппарат так, чтобы при разговоре вы не испытывали ни малейшего дискомфорта.

Истории известен лишь один человек, который спокойно относился к постоянному «дерганью» со стороны коллег по работе – это незабвенный Александр Иванович Корейко. Как известно, к нему в любое время рабочего дня мог обратиться любой коллега, с просьбой умножить в уме пару многозначных чисел. Любезный Александр Иванович с легкостью исполнял эту просьбу, нисколько при этом не раздражаясь.

Однако большинству из нас не нравится, когда кто-то из коллег постоянно отвлекает от работы своими «неотложными» вопросами. Во-первых, это отвлекает от решения текущих задач и мешает сосредоточиться. Во-вторых, для того, чтобы отреагировать на заданный вопрос, нужно какое-то время. В-третьих, вопросы, задаваемые коллегами, в большинстве случаев кажутся нам какой-то мелочью по сравнению с собственными актуальными задачами.

Как же бороться с этим проявлением?

Лучшее решение данной проблемы – это выработать свой график работы и жестко поставить себя в коллективе, заставив коллег ориентироваться на этот график. В этом графике обязательно должно быть предусмотрено время для решения рабочих вопросов с коллегами. Продолжительность этого времени зависит от специфики вашей работы: например, бухгалтеру по расчетам или по заработной плате, скорее всего, необходимо каждый день выделять хотя бы по часу для решения вопросов с сотрудниками, а начальнику торгового отдела может быть достаточно для этого двух раз в неделю по полтора часа. В другое время – извините: я занят, у меня текущие дела, и я требую меня не отвлекать.