Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс делопроизводства для отличной работы
В настоящее время профессия секретаря-референта является одной из самых востребованных на рынке труда, как среди соискателей, так и среди работодателей. Секретарь руководителя должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Основная цель книг данной серии – помочь начинающему секретарю избежать ошибок в работе, четко знать свои функции и обязанности, а также правила ведения делопроизводства.
Делопроизводство
Понятие и слово «делопроизводство» возникли в центральных учреждениях Московского государства – приказах – несколько столетий назад (XV–XVI вв.). Тогда под делопроизводством понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопросов («дел») в приказе. Каждое дело начиналось подачей в приказ челобитной (в XVIII–XIX и начале XX в. – прошение). К ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. Все составляли «дело» по данному «производству», иначе – его «делопроизводство».
Совокупность дел также называли делопроизводством.
Сегодня делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.
Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Виды документов
В зависимости от целевого назначения документы могут выполнять различную роль. При этом необходимо учитывать социальную значимость документной информации. Можно выделить следующие функции, которые выполняют документы:
– Коммуникативная функция документов – обеспечивает внешние связи учреждений.
– Информационная функция документов – дает возможность анализировать управленческую деятельность.
– Научно – историческая функция документов – направлена на исследование истории деятельности учреждений; их взаимосвязи, места и значения в общественном развитии.
По отражаемым видам деятельности все документы делятся на две большие группы:
1). Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.
2). Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
В более узком смысле классификацию служебных документов можно представить в следующем виде:
1. Директивные и распорядительные документы: законы, решения, приказы, постановления;
2. Административно – организационные документы: планы, уставы, правила, акты, отчеты, протоколы, служебные письма;
3. Документы по личному составу: заявление, автобиография;
4. Финансовая документация;
5. Отчетная документация.
Существует и другая система классификации документов. Ее можно представить в следующем виде:
А) по наименованиям – оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:
– служебные письма,
– приказы,
– протоколы,
– акты,
– докладные записки,
– договоры и т. д.
Б) по месту составления:
– внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия),
– внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц).
В) по содержанию:
– простые (посвященные одному вопросу),
Г) по форме:
– индивидуальные – содержание каждого документа имеет свои особенности (например, объяснительное письмо),
– трафаретные – часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении,
– типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
Д) по срокам исполнения:
– срочные, требующие исполнения в определенный срок,
– несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
Е) по происхождению:
– служебные, которые касаются интересов предприятия, организации,
– личные, которые затрагивают конкретное лицо и являются именными;
Ж) по виду оформления:
– подлинники,
– копии,
– выписки,
– дубликаты;
З) по средствам фиксации:
– письменные,
– графические,
– фотокинодокументы и т. д.
Подлинник – экземпляр документа, составленный впервые, подписанный и оформленный по всем правилам. При потере или утрате подлинника документа организация имеет право выдавать владельцу документа соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), который имеет такую же юридическую силу, как и подлинник.