Третья контрольная точка: не позднее предыдущего рабочего дня Ромашева должна была разработать и прислать Вам маркетинговый план на 2-й квартал. Если сегодня утром план еще не пришел на Ваш электронный ящик – пора звонить Ромашевой!

Четвертая контрольная точка: Вы запланировали поздравить близкого человека с днем рождения. Хотя это не контрольный вопрос для кого-то, а напоминание для Вас, решается все так же – звонком по указанному номеру. Поэтому для простоты мы пишем напоминания о поздравлениях в тот же раздел ежедневника.

Когда Вы вводите в своем ежедневнике контрольный раздел, необходимо выработать в себе полезную привычку: как только кто-то пообещал Вам что-то значимое (оплату от клиента, решение вопроса, разработку документа), сразу делаете запись об этом в контрольный раздел ежедневника на соответствующий день! Если Ромашева пообещала разработать и прислать Вам маркетинговый план не позднее 13 марта, ставите контрольную точку на 14 марта, и т. д. Постепенно Ваши сотрудники и коллеги привыкнут: обещания, данные Вам, нужно исполнять своевременно, иначе Вы спустите с них шкуру точно в назначенный день.

Если контрольный раздел ежедневника заполняется регулярно, его удобно использовать и для борьбы с собственной ленью. Все мы люди, все мы несовершенны, и всем нам свойственно лениться! Представьте: Вы большой босс. Приходите с утра на работу в офис (или никуда не выезжаете из дома: позавтракали – и пора бы заняться делами). А делать ничего не хочется… просто катастрофически! Но надо! Как же быть? Открываете контрольный раздел ежедневника – а там 5, 8 или 10 контрольных точек на сегодня. Звоните всем «фигурантам» по очереди – и каждому, кто еще не сделал обещанного, «отшибаете башку». Расправа занимает у Вас 10–15 минут. Вы разогнались, энергии прибавилось… теперь Вам значительно легче начать заниматься собственными делами. Опять же, как-то нехорошо самому бездельничать, когда Вы только что «наехали» на нескольких сотрудников и коллег. Поработали – чувствуете, что жажда деятельности сходит на нет… Ничего! Открываете контрольный раздел ежедневника – и еще раз продалбливаете всех, кто еще не отчитался Вам в успешном выполнении поставленной задачи. Заодно у людей вырабатывается полезная привычка: не так важны все остальные обязательства, как обязательства, данные Вам. Их нужно выполнить любой ценой! И точно в срок, пока они не попали под Ваш пресс – а этого им очень не хочется.

Что еще можно сделать для более эффективного использования ежедневника? Имеет смысл делить каждую страницу ежедневника ниже контрольного раздела вертикальной чертой пополам. Слева от разделительной черты Вы выписываете мероприятия, жестко привязанные ко времени (например, совещания, встречи с клиентами, визит к нотариусу). А справа перечисляете плановые вопросы, которые нужно решить, используя свободные интервалы времени. Как только у Вас возникает свободное время, Вы можете (особенно, если это нужно для разогрева) пройтись по контрольному разделу ежедневника. Потом смотрите в правую часть страницы на список плановых задач и выбираете самое важное дело. В крайнем случае, дело, к которому у Вас в данный момент больше лежит душа. Чтобы уделять основное внимание самым важным задачам, полезно каждое утро расставлять приоритеты рядом с задачами, перечисленными в правой части сегодняшней страницы ежедневника. Самая важная задача помечается цифрой I, вторая по важности – цифрой II и т. д. Решенная задача вычеркивается из правой части страницы. Все дела, которые не выполнены к концу рабочего дня, переносятся на следующие дни – в правую часть страниц ежедневника.

Вот как в этом случае может выглядеть страница Вашего ежедневника.

На этой странице ежедневника сверху расположен контрольный раздел. Слева под ним – колонка запланированных по времени мероприятий. Справа – колонка задач, ранжированных по приоритету, которые желательно решить в свободные интервалы времени. Практика показывает, что при таком планировании задач, мероприятий и контрольных точек Вы успеваете выполнить существенно больше дел за единицу времени, чем при традиционном использовании ежедневника или совсем без него. А благодаря контрольному разделу никто не скроется от Вашего контроля!

Конечно, у Вас может возникнуть вопрос: почему я так подробно рассказываю о ежедневнике в век компьютерных технологий? Безусловно, я буду только за, если Вы будете планировать список своих дел в Outlook и использовать в качестве органайзера ноутбук или коммуникатор. Я просто делюсь с Вами своим опытом. У меня есть и ноутбук, и коммуникаторы. Но для планирования времени я пользуюсь ежедневником, и получается неплохо. Не столь важно, как Вы организуете свое время – с помощью компьютера или бумажного ежедневника. Важно, чтобы у Вас это получалось легко, удобно, эффективно и без лишних усилий!

Данный принцип назван по имени генерала Эйзенхауэра, который позднее стал президентом Соединенных Штатов Америки. Говорят, что опытный управленец Эйзенхауэр активно использовал его в работе. Все дела, задачи и вопросы он делил на четыре подвида, руководствуясь следующей матрицей.

Считается, что важные и срочные дела необходимо делать самому, причем немедленно. Но все искусство управления временем направлено как раз на то, чтобы не доводить дела до этой стадии.

Дальше у большинства людей на первый план выходят все остальные срочные дела. Которые при этом не всегда являются важными. Как определить, важное дело или нет? Очень просто. Мы считаем важными все дела, выполнение которых непосредственно необходимо для достижения наших целей «А». Таким образом, если данное дело не является необходимым для достижения одной из трех наших целей «А», к важным оно не относится.

Таким образом, многие люди в первую очередь тратят время на любые срочные дела, но практически все они не имеют к достижению целей «А» никакого отношения. В то же время достижение целей «А» все отодвигается и отодвигается. Ведь важные, но не срочные дела всегда могут подождать!