Практически все данные о начислениях работников организации, не связанных с занимаемыми штатными единицами, вводятся кадровыми документами, в частности:

при приеме на работу вводится информация об основном начислении (в регламентированном варианте основное начисление определяет указанная у работника организации форма оплаты труда) и, если нужно, о персональных надбавках, включая размер и валюту, в которой «номинировано» начисление;

при кадровом перемещении со сменой формы оплаты труда в обязательном порядке описывается новое основное начисление работника.

Если же изменение условий оплаты труда не связано с какими-либо кадровыми перемещениями, такие изменения регистрируются документом «Ввод сведений о плановых начислениях».

Документ «Ввод сведений о плановых начислениях работников организации» позволяет регистрировать необходимость начисления, изменения или прекращения постоянных доплат и надбавок.

В документе указываются:

работник, начисления которого необходимо изменить; если в организации используется внутреннее совместительство, дополнительно уточняется конкретное место работы – указывается приказ о приеме на работу;

действие, которое необходимо произвести: начать, изменить или прекратить;

начисление;

период действия назначаемого начисления;

размер начисления или тарифный разряд, в зависимости от начисления.

Если нужно изменить основное начисление, которым оплачивается отработанное время, например, с оплаты по часовому тарифу на сдельную, тогда необходимо указать начало нового начисления, прекращать предыдущее не нужно.

Для упрощения и ускорения ввода данных о начислениях рекомендуется подобрать нужный список работников в поле «Работники организации» (кнопка «Подбор» или кнопка «Заполнить»). При этом табличные части основных и дополнительных начислений будут автоматически заполнены действующими на дату документа начислениями подобранных работников. Затем нужно будет поменять значение колонки «Действие» для изменяемых (прекращаемых) начислений и ввести новые размеры.

Кнопки «По работнику» позволяют отобрать строки начислений по текущему работнику.

На основании документа «Ввод сведений о плановых начислениях работников организации» можно ввести документ «Ввод сведений о регламентированном учете плановых начислений работников организации»; при этом в табличную часть документов автоматически переносится список работников, их начисления и даты назначения начислений.

Данные о плановых удержаниях вводятся несколькими документами.

Документ «Ввод сведений о плановых удержаниях работников организации» позволяет зарегистрировать необходимость ведения, изменения или прекращения плановых удержаний.

В документе указываются работники и виды удержания, даты ввода или изменения удержаний, размеры удержаний.

Для упрощения и ускорения ввода данных о удержаниях рекомендуется подобрать нужный список работников в поле «Работники организации» (кнопка «Подбор» или кнопка «Заполнить»). При этом табличные часть «Удержания» будет автоматически заполнена действующими на дату документа удержаниями подобранных работников. Затем нужно будет поменять значение колонки «Действие» для изменяемых (прекращаемых) удержаний ввести новые размеры.

Кнопка «По работнику» табличной части «Удержания» позволяет отобрать строки удержаний по текущему работнику.

Необходимость ежемесячно удерживать из заработка работников организации какие-либо суммы, например, по исполнительным листам, регистрируются специализированными документами.

Документ «Исполнительный лист» регистрирует необходимость ежемесячно удерживать у работника организации суммы по поступившим в организацию исполнительным документам. Документ можно вызвать из меню «Расчет зарплаты организации» – «Расчет зарплаты» – «Первичные документы».

В документе указывается:

работник;

период удержания, указанный в исполнительном документе;

размеры удержания и, если требуется, почтового сбора;

реквизиты исполнительного документа.

По решению суда алименты могут взиматься в том числе и с пособий по временной нетрудоспособности – в этом случае необходимо взвести флажок «Учитывать больничные листы». Ежемесячно суммы удержания рассчитываются и регистрируются документом «Начисление зарплаты работникам организаций». Удержание регистрируется в плановых удержаниях работника начиная с даты, указанной как «Дата действия».

Если в документе указана дата окончания удержания, по этой дате регистрируется т.н. «намеченное кадровое событие» – прекращение удержания.

«Договор займа» регистрирует факт предоставления займа. Вызывается документ из меню «Расчет зарплаты организации» – «Расчет зарплаты» – «Займы работникам».

Данным документом регистрируется необходимость удержаний из оплаты труда работника сумм в счет погашения процентов по займу и основной суммы займа, а также необходимость исчисления НДФЛ с материальной выгоды.