Шрифт:
Вышеописанный пример удобен для формирования каких-либо прайс-листов. Вы можете выделить ходовой и популярный товар цветом и при сортировке вывести такой товар в верхнюю часть списка. Если, например, на следующей неделе другой товар будет пользоваться повышенным спросом, то удобно уже его выделить цветом и пересортировать данные в таблице так, как вам нужно. Кроме того, вы можете выделять разным цветом различные группы товаров (комплектующие одним цветом, расходные материалы – другим, аксессуары – третьим и т. д.) и далее, используя сортировку, упорядочить товары в прайс-листе или описи по принадлежности к группе. При этом вы можете вводить в таблицу наименования товаров друг за другом, независимо от принадлежности к той или иной группе, а затем просто выделять соответствующим цветом.
Фильтры и примеры их использования
Фильтры – удобное средство поиска и отображения нужных данных в таблице Excel. Используя фильтры, вы можете отобразить в таблице только те данные, которые вам нужны в данный момент. Например, если вы работаете с определенной группой товаров, вы можете отобразить в таблице только товары, принадлежащие этой группе, остальные товары при этом будут скрыты. Обобщенно говоря, вы можете скрыть или отобразить данные, отвечающие определенному условию. В теории это звучит несколько запутанно, поэтому сразу перейдем к примеру.
Для этого примера будем использовать таблицу товаров и цен из предыдущего раздела.
Нам понадобится пустая строка над таблицей, в которой мы разместим элементы управления фильтрами.
1. Выделите любую ячейку в строке 1 и щелкните правой кнопкой мыши.
2. В появившемся контекстном меню выберите пункт Вставить. Появится диалоговое окно Добавление ячеек (рис. 5.7).
Рис. 5.7. Диалоговое окно Добавление ячеек
ВНИМАНИЕ
В появившемся контекстном меню вы видите две команды Вставить: верхняя предназначена для вставки содержимого буфера обмена. Команда Вставить, расположенная чуть ниже, вам же нужна.
3. В диалоговом окне Добавление ячеек уста новите переключатель в положение Строку и нажмите кнопку ОК. Новая строка будет добавлена вверху таблицы, а имеющиеся строки сдвинутся вниз.
4. Выделите пустую строку 1.
5. Нажмите кнопку Фильтр, расположенную в группе Сортировка и фильтр вкладки Данные. В первой и второй ячейках (в нашем примере – R1C1 и R1C2) строки 1 появятся кнопки фильтров (рис. 5.8).
Рис. 5.8. Кнопки фильтров в строке 1
Теперь рассмотрим несколько простых примеров применения фильтра к данным.
Первый пример
Скроем все данные, не выделенные синим цветом.
1. Нажмите кнопку в ячейке R1C1. На экране появится список команд.
2. В появившемся списке выберите пункт Фильтр по цвету и на открывшейся палитре – синий цвет. В таблице останутся только товары, которые мы ранее выделили синим цветом (рис. 5.9).
Рис. 5.9. Результат применения фильтра по цвету шрифта
Заметьте, что и в столбце 2 остались только ячейки с ценами отображенных в таблице товаров. Кроме того, обратите внимание на нумерацию строк. Нетрудно догадаться, что примененный нами фильтр просто скрыл строки, в которых содержатся данные, не удовлетворяющие условиям фильтра.
3. Нажмите кнопку в ячейке R1C1 и в появившемся списке выполните команду Снять фильтр с (Столбец 1). В таблице вновь отобразятся все ранее введенные нами данные.
Второй пример
Отобразим в таблице только те товары, названия которых начинаются на буквы «К» и «М».
1. Нажмите кнопку в ячейке R1C1 и в появившемся списке выполните команду Текстовые фильтры_Начинается с. Появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр (рис. 5.10).
Рис. 5.10. Диалоговое окно Пользовательский автофильтр
2. Убедитесь, что в левом верхнем раскрывающемся списке выбран пункт начинается с.
3. В поле правого верхнего раскрывающегося списка введите букву К. Таким образом, мы отобразим в таблице только товары, начинающиеся на букву «К».
Кроме того, мы хотим отобразить в таблице еще и товары, начинающиеся на букву «М».
1. Установите переключатель логического оператора в положение ИЛИ.